某分公司办公用品管理制度

某分公司办公用品管理制度一、总则1.目的为加强公司办公用品管理，规范办公用品的采购、使用、保管及费用控制等行为，提高办公用品使用效率，降低办公成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于某分公司全体员工。3.职责分工行政部门负责办公用品的统一采购、验收、保管、发放及库存管理。定期盘点办公用品库存，编制库存报表，根据库存情况及时提出采购计划。制定办公用品管理制度并监督执行，对违规使用办公用品的行为进行纠正和处理。各部门负责本部门办公用品需求的统计和申报，指定专人负责与行政部门对接办公用品的领用事宜。教育本部门员工爱护办公用品，合理使用，杜绝浪费。

二、办公用品的分类及标准1.办公文具类书写工具：包括中性笔、圆珠笔、钢笔、铅笔、记号笔等。纸张类：如打印纸、复印纸、便签纸、笔记本、文件夹等。桌面用品：订书机、订书钉、回形针、胶水、胶棒、计算器等。文件管理用品：档案盒、文件袋、标签纸等。2.办公设备类电脑及周边设备：台式电脑、笔记本电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪、移动硬盘等。办公家具：办公桌、办公椅、文件柜、沙发、茶几等。3.办公耗材类墨盒、硒鼓：用于打印机、复印机的墨盒和硒鼓。打印纸：不同规格的A4、A3等打印纸。色带：针式打印机使用的色带。4.其他办公用品类清洁用品：扫帚、拖把、抹布、清洁剂等。劳保用品：手套、口罩等。饮用水：桶装水、瓶装水等。

三、办公用品的采购1.采购计划的制定各部门应在每月[具体日期]前，将本部门下月办公用品需求清单提交至行政部门。需求清单应详细列出办公用品的名称、规格、型号、数量等信息。行政部门根据各部门提交的需求清单，结合办公用品库存情况，编制月度办公用品采购计划。采购计划应包括采购物品的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。对于临时性、紧急性的办公用品需求，各部门应及时填写《办公用品紧急采购申请表》，经部门负责人签字后提交至行政部门。行政部门审核后及时采购。2.供应商的选择与管理行政部门应通过市场调研、供应商推荐、网络搜索等方式，建立办公用品供应商名录。供应商应具备良好的信誉、稳定的产品质量和合理的价格。对供应商进行定期评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。根据评估结果，淘汰不合格供应商，及时补充新的优质供应商。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款。3.采购流程行政部门采购人员根据批准的采购计划或紧急采购申请表，向供应商发送采购订单。采购订单应明确采购物品的名称、规格、数量、交货时间、交货地点等信息。供应商收到采购订单后，应按照订单要求及时组织生产和发货。行政部门采购人员负责跟踪订单执行情况，确保按时到货。办公用品到货后，采购人员应会同仓库管理人员进行验收。验收内容包括产品的规格、数量、质量、外观等方面。如发现产品质量问题或数量不符，应及时与供应商联系，办理退换货手续。验收合格的办公用品，仓库管理人员应及时办理入库手续，并更新库存台账。采购人员将发票等相关凭证提交至财务部门进行报销。

四、办公用品的保管1.仓库管理行政部门应设立专门的办公用品仓库，用于存放办公用品。仓库应保持整洁、干燥、通风良好，确保办公用品的质量不受影响。办公用品应分类存放，按照类别、规格、型号等进行标识，便于查找和管理。库存物品应摆放整齐，做到先进先出。仓库管理人员应定期对办公用品进行盘点，确保账实相符。盘点结果应记录在《办公用品盘点表》中，如发现盘盈或盘亏情况，应及时查明原因，并进行相应的处理。2.库存安全管理仓库应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗设备等，确保库存办公用品的安全。仓库管理人员应严格遵守仓库管理制度，严禁无关人员进入仓库。离开仓库时，应关好门窗，切断电源。对易燃易爆、有毒有害等特殊办公用品，应按照相关规定进行单独存放和管理，确保安全。

五、办公用品的发放1.发放原则办公用品发放应遵循按需领用、节约使用的原则。各部门应根据实际工作需要，合理申报办公用品需求，避免浪费。办公用品发放应严格按照审批流程进行，未经批准不得擅自发放。2.发放流程各部门指定的办公用品领用人员应填写《办公用品领用申请表》，注明领用办公用品的名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人签字批准。将《办公用品领用申请表》提交至行政部门仓库管理人员。仓库管理人员根据申请表进行审核，确认库存有足够数量的办公用品后，按照申请表上的内容发放办公用品，并在申请表上签字确认。领用人员领取办公用品后，应在《办公用品领用登记表》上签字，注明领用时间、物品名称、规格、数量等信息。3.特殊办公用品的发放对于价值较高、使用频率较低的特殊办公用品，如电脑、打印机、复印机等，各部门应填写《固定资产申请表》，经公司领导审批后，由行政部门统一采购和发放。使用部门应指定专人负责管理，定期进行维护和保养。

六、办公用品的使用与节约1.使用规范员工应爱护办公用品，按照正确的方法使用，不得随意损坏或丢弃。对于办公文具类用品，如书写工具、纸张等，应节约使用，能用铅笔书写的尽量不用中性笔，能双面打印或复印的尽量双面使用。办公设备应定期进行维护和保养，确保正常运行。使用人员应严格按照操作规程操作，避免因操作不当造成设备损坏。对于办公用品的使用过程中出现的问题或故障，员工应及时向行政部门报告，由行政部门安排维修或处理。2.节约措施加强员工节约意识教育，通过内部培训、宣传海报等形式，引导员工养成节约办公用品的良好习惯。行政部门定期对各部门办公用品使用情况进行统计和分析，对节约使用办公用品表现突出的部门和个人进行表彰和奖励，对浪费现象严重的部门和个人进行批评和处罚。推行无纸化办公，尽量减少纸张的使用。通过电子邮件、内部办公系统等方式传递文件和信息，提高工作效率，降低办公成本。

七、办公用品费用的控制与核算1.费用预算行政部门应根据公司年度经营计划和办公用品使用情况，编制年度办公用品费用预算。预算内容应包括办公用品采购费用、维修费用、库存管理费用等方面。年度办公用品费用预算经公司领导审批后，作为全年办公用品费用控制的依据。行政部门应严格按照预算控制办公用品费用支出，不得超预算采购和使用办公用品。2.费用核算财务部门应建立办公用品费用核算台账，对办公用品的采购、领用、库存等情况进行详细记录。每月末，行政部门应将本月办公用品采购发票及相关凭证提交至财务部门，财务部门根据发票金额和核算台账进行费用核算，并编制办公用品费用报表。办公用品费用报表应包括本月采购金额、领用金额、库存金额、费用分析等内容，为公司领导决策提供参考依据。3.费用分析与控制行政部门和财务部门应定期对办公用品费用进行分析，找出费用变动的原因，如采购价格波动、使用量变化、浪费现象等。根据费用分析结果，采取相应的控制措施，如优化采购渠道、加强库存管理、控制领用数量等，确保办公用品费用控制在预算范围内。

八、监督与检查1.行政部门定期检查行政部门应定期对办公用品的采购、保管、发放、使用等情况进行检查。检查内容包括办公用品库存数量、质量、领用记录、使用情况等方面。对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门和人员限期整改。整改完成后，行政部门应进行复查，确保问题得到彻底解决。2.内部审计监督公司内部审计部门应定期对办公用品管理制度的执行情况进行审计监督。审计内容包括办公用品采购流程的合规性、费用支出的合理性、库存管理的准确性等方面。对审计中发现的违规行为和问题，应及