公文处理中的若干规范公文(发文)办法

韦思德先生

西门子（中国）有限公司执行副总裁

信息通讯集团总裁

2007年9月12日张强忠

学校办公室

公文处理中的若干规范一、机关公文种类二、我校公文文号类型三、几种公文的格式四、公文办理程序五、校内公文报送的规范六、需要注意的几个问题七、精简文件主要内容一、机关公文种类行政机关公文种类（共13种）：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要二、我校公文文号类型（四）大工校字：用于印制向教育部、省、市人民政府报告或请示工作及向其他非主管部门报告或请示重要事项的公文。（五）大工办发：用于校内印发经主管校领导同意的公文，如成立或撤销一般机构、工作通知等。（六）大工办字：用于印发经主管校领导同意、以学校办公室名义向有关机构请示、报告工作的公文。

二、我校公文文号类型

校内各单位以学校名义就某一专门工作向上级主管部门或无隶属关系的业务主管部门请示汇报工作以及在校内印发的公文，可以印制公文，以“大工×[××××]×号”为发文字号，如“大工教[2000]1号”。

二、我校公文文号类型三、公文格式公文一般由公文版头、发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名(印章)、成文时间、主题词、抄送机关、印制机关、印制时间、印制数量等部分组成。2.发文字号：包括机关代字、年份、序号三部分，多个部门联合行文，只标明主办单位发文字号。

4.紧急程度：急办公文根据需要标注紧急程度，包括特急、加急、急件。

5.签发人：上报的公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，签发人后面标注签发人姓名。

三、公文格式

6.标题：应准确简要概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章名称可用书名号外，一般不用标点符号。7.主送机关：应当使用全称或者规范化简称，位于正文上方，顶格排印。

8.正文：是公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。

9.附件：如有附件，应在文件正文之后发文机关署名之前注明附件顺序和名称。

三、公文格式

10.发文机关署名：应使用全称或规范化简称，位于正文右下方。

11.成文时间：应为领导签发的时间，如多人联合签发，则为最后一人签发时间。

12.印章：除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应加盖发文机关印章。

13.主题词：文件应标注主题词。上报教育部文件，原则上应按教育部公文主题词表标引。

三、公文格式仿宋三号正文文字仿宋三号行距28-31可调整华文中宋三号华文中宋二号12磅楷体三号黑体三号无特殊说明的，字体为一律为仿宋三号，数字为TimesNewRoman阿拉伯数字行政类公文样式行政公文版头仿宋三号正文文字仿宋三号行距28-31可调整主题词华文中宋三号华文中宋二号12磅楷体三号黑体三号无特殊说明的，字体为一律为仿宋三号，数字为TimesNewRoman大写汉字数字

14.印制机关：大工委发、大工委字、大工校发、大工校字、大工函一般由大连理工大学学校办公室印制，大工办发、大工办字一般由学校办公室秘书科、行政科或信息科印制。

15.印制时间：应为签发时间的当日或次日。

16.公文用纸：一般为A4。2页以上打印页码，左侧装订。张贴公文根据需要选用纸型。

三、公文格式四、公文制发程序

学校办公室秘书科送呈校领导审批学校办公室秘书科审核、修改文稿校领导签发（会签）学校办公室核对用印核对用印拟稿单位（学校各职能部门）有关部门会签学校办公室主任审核、拟办文件报送文件归档上网发布（主任审定）六、需要注意的几个问题（三）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。

（四）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。

（一）公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一些列衔接有序的工作。

六、需要注意的几个问题（五）在文件标题中除《》””标点符号以外，不能使用其它标点符号。最好在文件标题中使用发文单位的名称。（六）对于上级机关的来文不可横传，应当交还机要秘书之后，尤其送给相关单位及领导。（七）公文附件应当至于主件之后，与主件装钉在一起，并在正文之后，发文机关署名之前注明附件的名称（八）公文办理分为收文办理和发文办理，收文办理包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办、催办等程序。发文办理包括公文的核发、登记、印制和分类等程序。（九）秘密公文应当通过机要交通（或机要通信）传递，密电传输或者计算机网络加密传输，不得密电明传，明电密电混用。（十）销毁秘密公文履行登记手续，经主管领导人批准，有两人监销，保证不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁公文。七、力求精简文件一、切实精简文件数量2、控制文件规格。由学校各部门行文能够解决问题的，不以学校或学校办公室名义行文；由学校办公室行文能够解决问题的，不以学校名义行文；学校各部门向上级对口部门请示、报告工作或转发上级对口部门文件，由各部门直接上报或转发，确有必要的可以学校办公室或学校名义上报、转发。

4、实行计划行文。拟以学校或学校办公室名义印发文件，起草部门要提前10天填写《行文审批表》，报学校办公室秘书科，学校办公室秘书科提出制发意见和行文计划，报学校办公室主