2025年合同管理人员申办、变更、补办合同证（IC卡）及中止合同有关事项说明

2025年合同管理人员申办、变更、补办合同证（IC卡）及中止合同有关事项说明第一条总则为规范合同管理人员的申办、变更、补办合同证（IC卡）及中止合同的管理流程，明确各方权利义务，保障合同管理工作的合法性、规范性和有效性，根据相关法律法规及本单位实际情况，制定本说明。本说明适用于本单位及下属机构的合同管理人员在履行职责时涉及的合同证管理及相关事项。第二条合同管理人员职责2.1合同管理人员是指负责本单位或下属机构合同签订、履行、变更、中止、解除及档案管理等工作的专职或兼职人员。合同管理人员应当具备相应的法律知识和业务能力，熟悉合同管理相关法律法规。2.2合同管理人员的主要职责包括：负责合同的起草、审核、签订、履行、变更、中止及解除工作；保管合同相关资料及档案；配合相关部门进行合同纠纷的处理；定期向本单位合同管理部门提交合同管理工作报告。第三条合同证申办3.1合同证是指合同管理人员在履行职责时使用的身份证明文件，包括纸质合同证和电子IC卡两种形式。合同证是合同管理人员身份确认及职责履行的重要凭证，应当妥善保管。3.2合同证申办条件：申办人应当为本单位正式员工；申办人应当具备法律、管理等相关专业知识；申办人应当经过合同管理相关培训并考核合格。3.3合同证申办流程：申办人填写《合同证申办申请表》（附表一），并提交以下材料：本人身份证复印件；最高学历证书复印件；培训合格证明；所在部门负责人签署的推荐意见。申办材料提交至本单位合同管理部门进行初审；初审通过后，由合同管理部门报请本单位法定代表人或授权负责人审批；审批通过后，由合同管理部门制发合同证，并向申办人发放。3.4合同证的有效期为三年，到期需重新申请换发。换发流程与初次申办相同。第四条合同证变更4.1合同证变更是指因合同管理人员岗位调整、个人信息变更等原因，需要对合同证进行相应修改的情形。4.2合同证变更申请条件：合同管理人员的姓名、身份证号码等基本信息发生变更；合同管理人员的工作部门或岗位发生调整；其他需要变更合同证的情形。4.3合同证变更流程：变更申请人填写《合同证变更申请表》（附表二），并提交以下材料：变更前的合同证原件；变更相关证明文件（如身份证变更证明、人事调动文件等）；所在部门负责人签署的同意变更意见。变更申请材料提交至本单位合同管理部门进行审核；审核通过后，由合同管理部门报请本单位法定代表人或授权负责人审批；审批通过后，由合同管理部门制发新的合同证，并收回原合同证。第五条合同证补办5.1合同证补办是指因合同证遗失、损坏等原因，需要重新制发合同证的情形。5.2合同证补办申请条件：合同证因遗失、被盗、毁损等原因无法继续使用；补办申请人已通过适当途径声明原合同证作废。5.3合同证补办流程：补办申请人填写《合同证补办申请表》（附表三），并提交以下材料：本人身份证复印件；所在部门负责人签署的补办意见；原合同证遗失或毁损的书面说明。补办申请材料提交至本单位合同管理部门进行审核；审核通过后，由合同管理部门报请本单位法定代表人或授权负责人审批；审批通过后，由合同管理部门制发新的合同证，并收取补办工本费。第六条合同中止6.1合同中止是指在合同履行过程中，因特殊原因导致合同暂时停止履行的情形。合同中止不意味着合同关系的解除，各方仍需履行相应的义务。6.2合同中止的情形：因不可抗力因素导致合同无法继续履行；合同双方协商一致同意中止合同；一方违约导致合同无法继续履行，但未达到解除合同条件；其他法律法规规定的情形。6.3合同中止流程：合同管理人员应当及时向本单位合同管理部门报告合同中止的情形；合同管理人员填写《合同中止申请表》（附表四），并提交以下材料：中止合同的相关证明文件；合同中止的书面说明；合同相对方同意中止的书面意见（如适用）。合同中止申请材料提交至本单位合同管理部门进行审核；审核通过后，由合同管理部门报请本单位法定代表人或授权负责人审批；审批通过后，由合同管理部门向合同相对方发出《合同中止通知书》（附表五），并做好合同中止的记录工作。6.4合同中止期间，各方应当妥善保管合同标的物及相关资料，避免造成损失。6.5合同中止后，如具备继续履行的条件，合同双方可以协商恢复履行；如无法恢复履行，应当依法解除合同。第七条监督与责任7.1本单位合同管理部门应当定期对合同管理人员的合同证使用及合同管理工作进行监督检查，确保合同管理工作的规范性和合法性。7.2合同管理人员在履行职责过程中，因玩忽职守、徇私舞弊、滥用职权等原因造成合同管理混乱或经济损失的，应当依法依规追究其责任。7.3合同证不得转借他人使用，不得用于非合同管理相关的工作。违反规定使用合同证的，本单位有权收回合同证，并对相关责任人进行处理。第八条附则8.1本说明由本单位合同管理部门负责解释。8.2本说明自发布之日起施行，此前与本说明不一致的规定以本说明为准。8.3各部门应当根据本说明制定相应的实施细则，并报本单位合同管理部