招标代理机构内部管理制度

招标代理机构内部管理制度一、总则1.目的为加强本招标代理机构的规范化管理，提高工作效率和服务质量，确保招标代理业务的依法、公正、有序进行，特制定本内部管理制度。2.适用范围本制度适用于本招标代理机构全体员工。3.基本原则遵循合法、公正、公平、公开、科学、择优的原则开展招标代理业务，维护招标人和投标人的合法权益，保证项目招标活动的顺利进行。

二、组织架构与人员职责1.组织架构本招标代理机构设立总经理室、业务部、技术部、财务部、综合部等部门，各部门分工协作，共同完成招标代理业务。2.人员职责总经理全面负责公司的运营管理，制定公司发展战略和经营计划。组织领导招标代理业务的开展，协调各部门工作。负责公司的财务管理、人事管理等重要事项决策。业务部负责市场开拓，与招标人沟通联系，获取招标代理业务。组织项目团队，编制招标文件，组织开标、评标等活动。负责与招标人、投标人及相关部门的沟通协调，处理业务过程中的问题。技术部为招标代理业务提供技术支持，审核招标文件中的技术条款。协助业务部组织开标、评标活动，提供专业的技术咨询服务。对项目的技术方案进行评估和分析，确保招标项目的技术要求合理可行。财务部负责公司的财务管理工作，制定财务制度和预算计划。对招标代理项目进行成本核算，确保项目收费合理合规。负责财务报表编制、税务申报等工作，保障公司财务健康运行。综合部负责人事管理、行政管理、档案管理等工作。制定公司内部管理制度，监督制度执行情况。负责公司办公用品采购、办公设施维护等后勤保障工作。

三、业务承接与前期准备1.业务承接流程市场部人员通过各种渠道收集招标信息，与招标人初步沟通，了解项目基本情况和招标需求。对获取的招标信息进行分析评估，判断项目的可行性和潜在风险。向总经理汇报项目情况，经总经理同意后，安排业务团队与招标人进一步洽谈，争取承接招标代理业务。如成功承接项目，签订招标代理委托合同，明确双方权利义务。2.前期准备工作成立项目组，明确项目负责人和团队成员职责分工。项目负责人组织团队成员熟悉项目情况，收集相关资料，包括项目背景、技术要求、预算等。根据项目特点和招标人要求，制定项目工作计划和时间进度安排。技术部协助业务部编制招标文件大纲，明确招标范围、技术规格、评标标准等关键内容。

四、招标文件编制1.编制要求招标文件应符合国家法律法规和相关政策要求，体现公正、公平、公开原则。明确招标项目的技术规格、质量标准、服务要求等实质性内容，确保投标人能够准确理解招标需求。合理设置评标标准和方法，确保评标过程客观、公正、科学。招标文件内容应完整、清晰、准确，避免出现歧义或模糊表述。2.编制流程业务部项目负责人组织团队成员按照招标文件大纲进行具体内容编写。技术部对招标文件中的技术条款进行审核，确保技术要求合理可行。财务部审核招标文件中的收费条款和支付方式，确保收费合规。综合部对招标文件的格式、排版等进行审核，确保文件规范统一。项目负责人将编制好的招标文件初稿提交招标人审核，根据招标人意见进行修改完善，形成最终招标文件。

五、发布招标公告与资格预审1.招标公告发布根据项目特点和招标要求，选择合适的媒体发布招标公告。招标公告应包括项目基本情况、招标范围、投标人资格要求、获取招标文件的时间和方式、投标截止时间和开标时间等重要信息。确保招标公告内容准确无误，及时发布，并留存发布记录。2.资格预审对于需要进行资格预审的项目，制定资格预审文件。明确资格预审的条件、标准和方法，对潜在投标人进行资格审查。组织资格预审评审，确定合格投标人名单，并向其发出资格预审合格通知书。

六、投标文件接收与开标1.投标文件接收在规定时间和地点接收投标人的投标文件，安排专人负责登记和签收。对投标文件进行初步检查，确保投标文件密封完好、签字盖章齐全等。将接收的投标文件妥善保管，不得泄露投标文件内容。2.开标按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。开标会议由招标人或其委托的招标代理机构主持，邀请所有投标人代表参加。当众开启投标文件，宣读投标人名称、投标报价、投标保证金等主要内容，并记录在案。开标过程应进行全程记录，并存档备查。

七、评标1.评标委员会组建根据项目特点和招标要求，依法组建评标委员会。评标委员会成员应具备相应的专业知识和经验，且与投标人无利害关系。向评标委员会成员介绍项目情况和评标要求，组织评标委员会成员熟悉招标文件和评标办法。2.评标过程评标委员会成员按照评标办法对投标文件进行评审，对投标文件的商务条款、技术条款、价格条款等进行综合评价。评标过程中，评标委员会成员可要求投标人对投标文件进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。评标委员会成员应独立评审，不得相互串通或施加不正当影响。对评标过程中的评审意见和结果进行详细记录，评标委员会成员应签字确认。3.评标报告评标结束后，评标委员会应编写评标报告。评标报告应包括评标基本情况和数据表、评标委员会成员名单、开标记录、符合要求的投标一览表、否决投标情况说明、评标标准、评标方法或者评标因素一览表、经评审的价格或者评分比较一览表、经评审的投标人排序、推荐的中标候选人名单与签订合同前要处理的事宜、澄清、说明、补正事项纪要等内容。评标报告经评标委员会全体成员签字后生效。

八、定标与中标通知1.定标招标人根据评标委员会推荐的中标候选人名单，结合项目实际情况，确定中标人。如招标人对评标结果有疑问或异议，招标代理机构应协助招标人进行调查核实，并提供相关解释和说明。2.中标通知招标人确定中标人后，招标代理机构应在规定时间内向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。中标通知书应明确中标人名称、中标金额、中标工期等主要内容，是合同的组成部分。

九、合同签订与履行1.合同签订中标通知书发出后，招标人和中标人应按照招标文件和投标文件的约定，在规定时间内签订合同。招标代理机构协助招标人审核合同条款，确保合同内容符合法律法规和招标文件要求，明确双方权利义务。合同签订后，及时将合同副本存档，作为项目后续管理的依据。2.合同履行跟踪合同履行情况，定期与招标人、中标人沟通协调，及时了解项目进展和存在的问题。协助招标人处理合同履行过程中的变更、索赔等事项，按照合同约定进行相应的管理和监督。对合同履行情况进行总结评估，为后续项目提供经验参考。

十、档案管理1.档案范围招标代理项目档案包括项目前期资料、招标文件、投标文件、开标记录、评标报告、中标通知书、合同等与项目相关的各类文件资料。2.档案整理项目结束后，项目负责人应及时组织整理项目档案，按照档案管理要求进行分类、编号、装订。确保档案资料齐全、完整、准确，字迹清晰，图表整洁。3.档案保管设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设施，确保档案安全。建立档案借阅制度，严格控制档案借阅范围和程序，借阅档案应进行登记，并按时归还。定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失等情况发生。4.档案销毁根据档案保管期限规定，对已过保管期限且无保存价值的档案进行销毁。档案销毁应制定详细的销毁清单，经审批后进行，并留存销毁记录。

十一、财务管理1.收费管理严格按照国家法律法规和招标代理委托合同约定收取代理费用，确保收费合理合规。制定收费标准和收费流程，明确收费方式、收费时间等要求。对收费情况进行统计和分析，及时发现和解决收费过程中存在的问题。2.成本控制加强项目成本核算，合理控制各项费用支出，确保项目盈利。对项目的人工成本、办公费用、差旅费等进行严格管理，制定相应的费用报销制度。定期对公司成本进行分析评估，采取有效措施降低成本。3.财务核算按照国家财务会计准则和相关制度进行财务核算，确保财务数据准确、完整。及时编制财务报表，向公司管理层和相关部门提供财务信息。加强财务审计和监督，防范财务风险。

十二、保密制度1.保密范围涉及招标人、投标人的商业秘密、技术秘密、项目信息等。在招标代理业务过程中知悉的其他不宜公开的信息。2.保密措施与员工签订保密协议，明确员工的保密义务和责任。对涉及保密信息的文件、资料等进行严格管理，设置专门的存放场所，限制查阅人员范围。在办公场所和信息系统中采取必要的安全防护措施，防止保密信息泄露。加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识。3.违规处理对违反保密制度的员工，视情节轻重给予警告、罚款、解除劳动合同等处理。如因员工违规导致保密信息泄露，给招标人、投标人或公司造成损失的，依法追究其法律责任。

十三、内部监督与考核1.内部监督综合部定期对公司内部管理制度执行情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。设立举报信箱和举报电话，接受员工和社会公众对公司违规行为的举报。对招标代理项目进