内部控制,合同管理流程图2018.3

内部控制,合同管理流程图2018.3一、引言合同管理是企业运营中的重要环节，有效的合同管理对于保障企业权益、防范风险、促进业务顺利开展具有关键作用。本内部控制文档旨在详细阐述合同管理流程（2018.3版），明确各环节的关键控制点、职责分工以及相应的操作规范，确保合同管理活动的规范化、标准化和风险可控。

二、合同管理流程概述合同管理流程涵盖合同的起草、审批、签订、履行、变更、终止以及归档等一系列环节，形成一个完整的闭环管理体系。各环节紧密相连，相互制约，共同保障合同的顺利执行和企业利益的最大化。

三、合同管理流程图（一）合同起草阶段1.需求识别与发起职责：业务部门负责识别业务需求，确定是否需要签订合同。根据业务需要填写《合同发起申请表》，详细说明合同的基本信息、业务背景、对方当事人情况、合同主要条款等内容，并提交给部门负责人。关键控制点：确保业务需求清晰明确，合同必要性充分论证，相关信息准确完整。2.初步审核职责：部门负责人对《合同发起申请表》进行初步审核，重点审查业务的合规性、合同条款的合理性以及与企业利益的契合度。如发现问题，及时与业务部门沟通并要求补充或修改相关信息。审核通过后，在申请表上签字确认，并将其提交给法务部门。关键控制点：严格把关业务的合理性和合规性，确保合同条款符合企业利益和法律法规要求。3.法务审核职责：法务部门收到申请表后，对合同条款进行法律风险评估。重点审查合同主体资格、合同内容的合法性、权利义务的明确性、违约责任的合理性以及争议解决方式的有效性等。根据审核情况出具法律意见，如有需要，提出修改建议。关键控制点：准确识别法律风险，确保合同条款合法有效，避免潜在的法律纠纷。4.合同起草职责：业务部门根据需求识别、初步审核和法务审核的结果，负责起草合同文本。合同文本应明确双方当事人的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。起草过程中应遵循公平、公正、合理的原则，确保合同条款清晰、准确、完整。关键控制点：合同条款准确反映业务需求，避免模糊不清或歧义条款，保障双方权利义务对等。

（二）合同审批阶段1.部门会签职责：合同起草完成后，业务部门将合同文本提交给相关部门进行会签。会签部门包括但不限于财务部门、技术部门、质量部门等，各部门根据自身职责对合同条款进行审核。财务部门重点审核合同的价款支付方式、结算周期、税务条款等；技术部门审核合同涉及的技术条款、技术标准等；质量部门审核合同涉及的质量要求、验收标准等。各部门在规定时间内完成会签，并在合同审批表上签署意见。关键控制点：各部门充分发挥专业优势，对合同条款进行全面审核，确保合同在业务、财务、技术、质量等方面的可行性和合理性。2.法务复审职责：法务部门在收到各部门会签意见后，对合同文本进行复审。重点审查各部门会签意见的落实情况以及合同整体的法律风险状况。如发现问题，再次与业务部门沟通并要求修改合同文本，直至合同符合法律要求。复审通过后，在合同审批表上签字确认。关键控制点：确保合同最终文本不存在法律瑕疵，法律风险可控。3.管理层审批职责：合同经法务复审通过后，提交给管理层进行审批。管理层根据企业战略、业务目标以及合同的重要性等因素，对合同进行全面审查和决策。对于重大合同，可能需要组织专题会议进行讨论和决策。审批通过后，在合同审批表上签字确认。关键控制点：从企业整体层面把控合同风险，确保合同符合企业战略和利益。

（三）合同签订阶段1.签订准备职责：业务部门负责通知合同对方当事人准备签订合同所需的文件和资料，并确保双方当事人的身份信息准确无误。同时，准备好合同一式多份，每份合同应加盖骑缝章，确保合同的完整性和有效性。关键控制点：核实双方当事人身份，确保签订合同的准备工作充分、无误。2.合同签订职责：业务部门与合同对方当事人在约定的时间和地点进行合同签订。签订过程中，双方应仔细核对合同条款，确保合同内容与审批通过的文本一致。双方当事人在合同上签字或盖章后，合同即生效。业务部门应及时将签订后的合同副本分发给相关部门存档，并做好合同签订记录。关键控制点：确保合同签订过程规范、严谨，合同内容与审批结果一致，签字盖章真实有效。

（四）合同履行阶段1.履行计划制定职责：业务部门根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确合同履行的各个环节、时间节点、责任人等内容。履行计划应具有可操作性和可监控性，并提交给部门负责人审核。关键控制点：确保履行计划合理、可行，为合同顺利履行提供明确的指导。2.合同执行与监控职责：合同履行过程中，各责任人按照履行计划认真执行合同义务。业务部门应定期对合同履行情况进行监控，及时掌握合同履行进度、质量、成本等方面的信息。如发现问题或偏差，应及时分析原因，并采取相应的措施进行调整和纠正。同时，定期向部门负责人汇报合同履行情况。关键控制点：实时监控合同履行情况，及时发现并解决问题，确保合同按约履行。3.沟通与协调职责：在合同履行过程中，如涉及与合同对方当事人的沟通与协调事项，业务部门应及时与对方进行沟通，确保双方信息畅通，问题得到妥善解决。对于重大问题或争议，应及时向部门负责人和法务部门汇报，共同研究解决方案。关键控制点：保持良好的沟通与协调机制，避免因沟通不畅导致合同履行受阻或产生纠纷。

（五）合同变更阶段1.变更申请职责：在合同履行过程中，如因各种原因需要变更合同条款，业务部门应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等情况，并提交给部门负责人。关键控制点：确保变更申请理由充分，变更内容明确，对合同履行的影响评估准确。2.审核与审批职责：部门负责人对《合同变更申请表》进行审核，重点审查变更的必要性和合理性。审核通过后，提交给法务部门进行法律风险评估。法务部门审核后出具法律意见，如有需要，提出修改建议。合同变更涉及金额较大或对企业利益有重大影响的，还需提交管理层审批。审批通过后，在申请表上签字确认。关键控制点：严格控制合同变更，确保变更符合企业利益和法律法规要求，避免随意变更合同。3.变更执行职责：业务部门根据审核和审批结果，与合同对方当事人协商一致后，签订合同变更协议。变更协议应明确变更的内容、生效时间、双方的权利义务等条款。签订后的变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。业务部门应及时将变更协议副本分发给相关部门存档，并做好合同变更记录。关键控制点：确保变更协议签订规范、有效，相关信息及时准确传递和存档。

（六）合同终止阶段1.终止申请职责：合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，业务部门应填写《合同终止申请表》，详细说明合同终止的原因、终止时间、剩余未履行的义务等情况，并提交给部门负责人。关键控制点：明确合同终止原因，确保终止申请信息准确完整。2.审核与确认职责：部门负责人对《合同终止申请表》进行审核，重点审查合同是否确实已履行完毕或具备终止条件。审核通过后，提交给法务部门进行法律审查。法务部门审核后确认合同终止不存在法律纠纷或潜在风险。对于重大合同的终止，还需提交管理层审批。审批通过后，在申请表上签字确认。关键控制点：从法律和业务角度确保合同终止合规、无风险。3.终止执行职责：业务部门根据审核和审批结果，与合同对方当事人办理合同终止手续。如涉及合同款项的结算、资产的返还、文件资料的交接等事项，应按照合同约定和相关法律法规的要求进行处理。处理完毕后，做好合同终止记录，并将相关资料存档。关键控制点：确保合同终止手续办理规范、完整，相关事项处理妥善。

（七）合同归档阶段1.资料收集整理职责：合同履行完毕或终止后，业务部门负责收集整理合同相关的文件和资料，包括合同文本、合同审批表、合同变更协议、合同终止申请表、履行过程中的往来函件、验收报告、结算凭证等。对收集到的资料进行分类、编号、装订，确保资料的完整性和规范性。关键控制点：全面收集合同相关资料，保证资料的准确性和完整性。2.归档保存职责：业务部门将整理好的合同档案提交给企业档案管理部门进行归档保存。档案管理部门按照企业档案管理制度的要求，对合同档案进行妥善保管，确保档案的安全和可查阅性。同时，建立合同档案索引，便于快速查找和利用合同档案。关键控制点：规范档案归档流程，确保合同档案保存安全、有序，便于日后查阅和参考。

四、合同管理风险评估与应对（一）风险识别1.合同签订前风险合同主体资格审查不严，可能导致合同无效或存在履行风险。合同条款不明确、不合理，可能引发合同纠纷，损害企业利益。合同审批流程不规范，可能导致未经充分审查的合同签订，增加风险隐患。2.合同履行过程风险合同执行不力，可能导致合同无法按时履行，影响企业信誉和业务开展。沟通协调不畅，可能导致双方对合同条款理解不一致，产生争议。缺乏有效的监控机制，可能无法及时发现合同履行中的问题，延误处理时机。3.合同变更与终止风险随意变更合同条款，可能导致合同关系混乱，增加法律风险。合同终止手续办理不规范，可能引发后续纠纷或遗留问题。4.合同档案管理风险合同资料收集不完整，可能影响合同的后续查询和使用。档案保管不善，可能导致合同档案丢失、损坏，造成信息泄露。

（二）风险评估根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的合同管理风险进行评估。评估结果分为高、中、低三个等级，以便采取针对性的应对措施。

（三）风险应对1.风险规避：对于高风险事项，如合同主体资格存在重大疑问或合同条款严重违法等，应避免签订该合同，从源头上规避风险。2.风险降低：对于中风险事项，如合同条款不够完善或履行过程中可能出现的沟通问题等，通过加强审核、完善流程、建立沟通机制等措施，降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移：对于部分风险，如购买保险等方式，将风险转移给第三方。4.风险接受：对于低风险事项，在企业能够承受风险后果的情况下，可选择接受风险，但仍需密切关注风险状况，适时采取措施进行控制。

五、合同管理的监督与评价（一）监督机制1.内部审计部门定期对合同管理流程进行审计，检查合同管理各环节的执行情况、风险控制措施的有效性等，发现问题及时提出整改建议。2.法务部门在日常工作中对合同管理进行法律监督，确保合同签订、履行、变更、终止等活动符合法律法规要求。

（二）评价指标1.合同签订的合规率，反映合同签订过程是否符合法律法规和企业内部规定。2.合同履行的按时率和质量合格率，衡量合同履行情况是否达到预期目标。3.合同纠纷发生率，体现合同管理过程中风险控制的效果。4.合同档案的完整性和准确性，评估合同档案管理工作的质量。

（三）持续改进根据监督与