前台工作规章制度

前台工作规章制度一、引言前台作为公司的形象窗口，承担着接待来访人员、接听电话、传达信息、处理邮件等重要职责。为了确保前台工作的高效、规范、有序进行，提升公司整体形象和服务质量，特制定本工作规章制度。

二、岗位职责（一）接待工作1.来访人员接待热情、礼貌地迎接每一位来访人员，主动询问来访事由，并及时通知相关人员。引导来访人员到指定接待区域就座，提供茶水或饮料。认真填写《来访人员登记表》，详细记录来访人员姓名、单位、来访时间、来访事由、被访人员等信息。2.电话接待及时接听公司电话，铃响三声内必须接听。使用礼貌用语，如"您好，[公司名称]前台"，清晰、准确地传达信息。对于咨询类电话，耐心解答问题；对于投诉类电话，认真倾听，做好记录，并及时反馈给相关部门处理。转接电话时，确认对方身份和转接部门，准确转接，并告知对方相关信息。3.客户接待对于预约来访的客户，提前做好准备工作，包括整理会议室、准备相关资料等。客户来访时，全程陪同，协助客户与相关人员进行沟通交流，确保客户需求得到及时满足。客户离开时，礼貌送客，并询问客户对服务的满意度，收集客户反馈信息。

（二）信息传达1.文件传递及时接收公司内部文件、信件、包裹等，并进行分类整理。按照文件的紧急程度和重要性，及时将文件传递给相关人员或部门，并做好签收记录。对于重要文件，要确保传递过程的安全和准确，避免文件丢失或延误。2.通知发布根据公司领导或相关部门的要求，及时发布各类通知、公告等信息。通过公司内部通讯工具、公告栏等多种渠道进行通知发布，并确保信息传达的及时性和准确性。对发布的通知进行跟踪确认，确保相关人员及时收到通知并了解通知内容。

（三）邮件处理1.邮件接收每天定时收取公司邮箱的邮件，及时查看邮件内容，并进行分类整理。对于重要邮件，要及时打印出来，并标注重要信息，提交给相关人员处理。对于一般性邮件，可根据邮件内容进行适当处理，如转发、回复等。2.邮件发送根据公司业务需要，及时撰写和发送邮件。在发送邮件前，仔细核对收件人、主题、内容等信息，确保邮件准确无误。重要邮件发送后，要及时与收件人确认是否收到邮件，并了解收件人的反馈意见。

（四）办公用品管理1.办公用品采购根据公司办公用品的使用情况，定期进行盘点，制定办公用品采购计划。选择合适的供应商，进行办公用品的采购，并确保采购的办公用品质量合格、价格合理。对采购的办公用品进行验收，核对数量、规格、型号等信息，确保与采购订单一致。2.办公用品发放建立办公用品领用台账，详细记录办公用品的领用日期、领用人、领用物品名称、数量等信息。根据员工的实际需求，发放办公用品，并要求领用人签字确认。定期对办公用品的领用情况进行统计分析，合理控制办公用品的消耗。3.办公用品保管负责办公用品的保管工作，确保办公用品存放整齐、有序，避免办公用品的损坏和丢失。对库存办公用品进行定期盘点，及时发现并处理办公用品的短缺或积压情况。

（五）会议室管理1.会议室预订制定会议室预订制度，明确会议室预订的流程和规则。接收员工的会议室预订申请，了解预订时间、参会人员、会议主题等信息。根据会议室的使用情况，合理安排会议室，并及时反馈预订结果给申请人。2.会议室准备在会议开始前，根据会议要求，做好会议室的准备工作，包括整理桌椅、调试投影仪、音响设备等。确保会议室的环境卫生良好，提供必要的会议用品，如纸、笔、水杯等。3.会议服务在会议期间，为参会人员提供必要的服务，如茶水、咖啡等。注意观察会议进展情况，及时解决会议中出现的问题，确保会议顺利进行。会议结束后，及时清理会议室，检查设备是否正常关闭，整理会议用品。

（六）其他工作1.公司环境卫生维护负责前台区域的环境卫生清扫工作，保持前台区域整洁、干净。定期对公司公共区域进行巡查，发现卫生问题及时通知保洁人员进行清理。对公司绿植进行养护，确保绿植生长良好，为公司营造舒适的办公环境。2.公司安全保卫工作协助公司保安人员做好安全保卫工作，严格执行公司门禁制度，对来访人员进行登记和核实身份。注意观察前台区域的人员和物品情况，发现异常情况及时报告上级领导。负责公司重要物品的保管工作，确保物品安全。3.完成领导交办的其他临时性工作积极响应公司领导的工作安排，认真完成领导交办的其他临时性工作任务。在工作中遇到问题及时向领导汇报，寻求解决方案，确保工作任务按时、高质量完成。

三、工作流程（一）接待工作流程1.来访人员接待流程迎接来访人员：在公司门口或前台区域热情迎接来访人员，主动询问来访事由。引导就座：引导来访人员到指定接待区域就座，提供茶水或饮料。登记信息：认真填写《来访人员登记表》，记录来访人员相关信息。通知被访人员：及时通知被访人员来访人员已到，并告知来访事由。陪同接待：如需要，全程陪同来访人员与被访人员进行沟通交流。送客：来访人员离开时，礼貌送客，并询问客户对服务的满意度。2.电话接待流程接听电话：铃响三声内接听公司电话，使用礼貌用语。确认身份：确认对方身份，询问来电事由。记录信息：认真记录对方讲话内容，如有必要可重复确认。转接电话：根据对方需求，准确转接电话，并告知对方相关信息。处理投诉：对于投诉类电话，认真倾听，做好记录，并及时反馈给相关部门处理。结束通话：通话结束时，礼貌道别，待对方挂断电话后再挂断。

（二）信息传达流程1.文件传递流程接收文件：及时接收公司内部文件、信件、包裹等，并进行分类整理。登记文件：在《文件传递登记表》上记录文件名称、来源、日期、份数等信息。传递文件：按照文件的紧急程度和重要性，及时将文件传递给相关人员或部门，并要求签收。跟踪反馈：对重要文件的传递情况进行跟踪，确保文件及时送达，并了解收件人的反馈意见。2.通知发布流程起草通知：根据公司领导或相关部门的要求，起草通知内容。审核通知：将起草好的通知提交给相关领导或部门进行审核，确保通知内容准确无误。发布通知：通过公司内部通讯工具、公告栏等多种渠道发布通知，并确保通知传达的及时性和准确性。跟踪确认：对发布的通知进行跟踪确认，确保相关人员及时收到通知并了解通知内容。

（三）邮件处理流程1.邮件接收流程收取邮件：每天定时收取公司邮箱的邮件，及时查看邮件内容。分类整理：根据邮件的性质、主题、重要性等进行分类整理。标注信息：对于重要邮件，标注重要信息，并打印出来提交给相关人员处理。转发回复：对于一般性邮件，可根据邮件内容进行适当处理，如转发、回复等。存档保存：将处理后的邮件进行存档保存，以便日后查阅。2.邮件发送流程撰写邮件：根据公司业务需要，认真撰写邮件内容。核对信息：仔细核对收件人、主题、内容等信息，确保邮件准确无误。发送邮件：点击发送按钮，将邮件发送出去，并确认邮件发送成功。跟踪反馈：重要邮件发送后，及时与收件人确认是否收到邮件，并了解收件人的反馈意见。

（四）办公用品管理流程1.办公用品采购流程制定计划：根据公司办公用品的使用情况，定期进行盘点，制定办公用品采购计划。选择供应商：通过市场调研、询价等方式，选择合适的供应商。签订合同：与选定的供应商签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间等条款。采购执行：按照合同要求，督促供应商按时交货，并对采购的办公用品进行验收。付款结算：根据合同约定，及时支付货款，并进行财务结算。2.办公用品发放流程建立台账：建立办公用品领用台账，详细记录办公用品的领用情况。申请领用：员工填写《办公用品领用申请表》，注明领用物品名称、数量、用途等信息。审批发放：部门负责人对领用申请进行审批，审批通过后，前台根据申请发放办公用品，并要求领用人签字确认。统计分析：定期对办公用品的领用情况进行统计分析，合理控制办公用品的消耗。3.办公用品保管流程存放保管：将办公用品存放在指定的仓库或储物间，确保存放整齐、有序。定期盘点：定期对库存办公用品进行盘点，核对数量、规格、型号等信息，确保账实相符。处理积压：对于积压的办公用品，及时进行清理和处理，避免浪费。安全防范：加强对办公用品仓库的安全防范措施，防止办公用品被盗或损坏。

（五）会议室管理流程1.会议室预订流程制定制度：制定会议室预订制度，明确会议室预订的流程和规则。接收申请：接收员工的会议室预订申请，了解预订时间、参会人员、会议主题等信息。审核安排：根据会议室的使用情况，对预订申请进行审核，并合理安排会议室。反馈结果：及时反馈预订结果给申请人，并告知会议室的使用注意事项。2.会议室准备流程提前通知：在会议开始前，提前通知相关人员做好会议准备工作。整理桌椅：按照会议要求，整理会议室的桌椅，确保摆放整齐。调试设备：调试投影仪、音响设备等，确保设备正常运行。准备用品：提供必要的会议用品，如纸、笔、水杯等。检查卫生：确保会议室的环境卫生良好。3.会议服务流程茶水服务：在会议期间，为参会人员提供茶水、咖啡等饮品服务。设备维护：注意观察会议设备的运行情况，及时解决设备出现的问题。问题处理：及时处理会议中出现的其他问题，确保会议顺利进行。会议记录：如有需要，安排专人进行会议记录。清理会场：会议结束后，及时清理会议室，检查设备是否正常关闭，整理会议用品。

四、工作纪律（一）考勤纪律1.严格遵守公司的考勤制度，按时上下班，不迟到、不早退、不旷工。2.如需请假，应提前按照公司规定的请假流程办理请假手续，经批准后方可离开岗位。3.请假期间应保持手机畅通，以便及时处理工作相关事务。

（二）工作纪律1.坚守工作岗位，不得擅自离岗、串岗。如有特殊情况需要离开前台区域，应向同事说明去向，并确保有人员能够及时接替工作。2.严格遵守公司的保密制度，对公司的机密信息、客户信息等予以保密，不得泄露给任何无关人员。3.工作时间内不得从事与工作无关的事情，如玩游戏、聊天、看视频等。4.对待来访人员、来电客户要热情、礼貌、耐心，不得与客户发生争吵或冲突。5.认真履行岗位职责，按时、高质量地完成各项工作任务，不得敷衍了事、推诿扯皮。

（三）廉洁纪律1.严禁利用职务之便谋取私利，不得接受供应商、客户或其他业务往来单位的贿赂、回扣、礼品等。2.在办公用品采购、会议服务等工作中，要坚持公平、公正、公开的原则，不得为个人或他人谋取不正当利益。3.严格遵守公司的财务制度，不得虚报、冒领费用，不得挪用公款。

五、考核与奖惩（一）考核方式1.建立前台工作绩效考核制度，对前台人员的工作表现进行定期考核。2.考核方式包括自我评估、上级评价、同事评价和客户评价等多种方式。3.考核内容主要包括工作业绩、工作态度、职业素养、沟通能力等方面。

（二）考核周期考核周期为每月一次，每月末进行考核评分，考核结果于次月上旬公布。

（三）奖惩措施1.奖励对于工作表现优秀、业绩突出的前台人员，给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金、晋升等。在接待工作中，受到来访人员或客户表扬，为公司赢得良好声誉的，给予相应的奖励。提出合理化建议并被公司采纳，为公司节省成本或提高工作效率的，给予