行政物资管理制度

行政物资管理制度1.目的为加强公司行政物资的管理，规范行政物资的采购、使用、保管及报废等行为，合理控制行政物资成本，提高行政物资使用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的行政物资管理。行政物资是指公司为满足日常办公、运营及管理需要而购置的各类物资，包括但不限于办公用品、办公设备、家具、通讯设备、劳保用品等。3.管理原则统一管理：行政物资实行统一采购、统一调配、统一核算，由公司行政部门负责归口管理。合理配置：根据公司实际需求，合理配置行政物资，避免浪费和闲置。节约使用：倡导节约意识，鼓励员工节约使用行政物资，降低行政成本。规范流程：明确行政物资管理各环节的流程和要求，确保管理工作规范、有序进行。二、职责分工1.行政部门负责制定和完善行政物资管理制度，并组织实施。负责行政物资的采购计划编制、采购实施、验收、入库、保管、发放、调配及报废处理等工作。定期对行政物资进行盘点清查，确保账实相符。负责行政物资使用情况的监督检查，对违规行为进行纠正和处理。2.使用部门负责提出本部门行政物资的需求计划，并配合行政部门做好采购、验收、领用等工作。负责本部门行政物资的日常使用和保管，合理使用行政物资，避免浪费和损坏。协助行政部门做好行政物资的盘点清查工作，及时反馈行政物资使用过程中存在的问题。3.财务部门负责行政物资采购资金的审核和支付。负责行政物资的账务核算，定期与行政部门核对账目，确保账账相符。参与行政物资的采购招标、验收及报废处理等工作，提供财务方面的支持和监督。三、采购管理1.采购计划各使用部门应于每月末根据本部门下月度工作任务和实际需求，填写《行政物资需求计划表》，详细列出所需行政物资的名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息，并提交至行政部门。行政部门对各使用部门提交的需求计划进行汇总、审核和分析，结合库存情况，编制下月度《行政物资采购计划表》，报公司领导审批。对于临时性、紧急性的行政物资需求，使用部门应填写《行政物资紧急采购申请表》，经部门负责人签字确认后，报行政部门审核，公司领导批准后，由行政部门及时采购。2.采购方式集中采购：对于通用性强、使用量大、采购频率高的行政物资，如办公用品、办公设备耗材等，实行集中采购。行政部门通过招标、询价、谈判等方式，选择合格的供应商，签订集中采购框架协议，定期进行采购。分散采购：对于专业性较强、个性化需求较高、采购金额较小的行政物资，由行政部门根据实际情况，选择合适的采购方式，如直接采购、网上采购等。3.供应商管理行政部门应建立供应商档案，对供应商的基本信息、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等进行记录和评估。定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商名单，淘汰不合格供应商，引入优质供应商。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。4.采购实施行政部门根据批准的采购计划和采购方式，组织实施采购工作。采购人员应按照采购合同的要求，与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。采购过程中，如遇物资价格波动、交货延迟、质量问题等情况，采购人员应及时与供应商协商解决，并向行政部门负责人汇报。对于重要物资的采购，行政部门应组织相关人员进行验收，确保物资符合采购要求。验收合格的物资，办理入库手续；验收不合格的物资，及时与供应商联系退换货事宜。四、验收与入库1.验收标准行政物资到货后，采购人员应及时通知行政部门验收人员进行验收。验收人员应根据采购合同、产品说明书等要求，对物资的规格、型号、数量、质量、外观等进行逐一核对。对于办公设备、家具等物资，验收人员应进行试用或试运行，确保其性能符合要求。对于有质量保质期要求的物资，应检查其生产日期和保质期。2.验收程序验收人员收到物资后，首先核对物资的送货单与采购合同是否一致，包括物资名称、规格、型号、数量等信息。按照验收标准对物资进行实物验收，检查物资的质量、外观等是否符合要求。对于验收过程中发现的问题，如物资数量短缺、质量不合格、规格不符等，验收人员应及时记录，并要求供应商当场确认。验收合格的物资，验收人员在送货单上签字确认，并填写《行政物资验收单》，办理入库手续。验收不合格的物资，验收人员应出具《行政物资拒收单》，注明拒收原因，由采购人员与供应商协商处理。3.入库管理行政部门仓库管理人员根据《行政物资验收单》办理物资入库手续，将物资按照类别、规格、型号等进行分类存放，并建立物资台账，记录物资的入库日期、名称、规格、型号、数量、供应商等信息。对于贵重物品、易燃易爆物品等特殊物资，应设置专门的存放区域，采取相应的安全保管措施，并严格执行出入库登记制度。仓库管理人员应定期对库存物资进行盘点清查，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应的调整。五、保管与发放1.保管要求仓库管理人员应妥善保管行政物资，确保物资不受损坏、丢失、变质等。对于易受潮、易变质、易损坏的物资，应采取相应的防护措施，如防潮、防虫、防火、防盗等。仓库应保持整洁、通风良好，物资摆放整齐有序，便于查找和发放。仓库管理人员应定期对仓库进行清理，清除过期、废旧物资。建立物资保管账，详细记录物资的出入库情况，包括日期、名称、规格、型号、数量、领用部门、领用人等信息。保管账应定期与财务部门核对，确保账账相符。2.发放原则行政物资的发放应遵循"按需发放、节约使用"的原则，根据使用部门的实际需求进行发放，不得超量发放或无故拖延发放。对于办公用品等通用性物资，应按照公司制定的标准定额进行发放；对于办公设备、家具等固定资产，应按照规定的审批流程进行领用。3.发放程序使用部门需要领取行政物资时，应填写《行政物资领用申请表》，注明物资名称、规格、型号、数量、用途等信息，经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。行政部门仓库管理人员根据《行政物资领用申请表》进行审核，核对库存情况，如库存充足，予以发放；如库存不足，应及时通知采购人员补货。仓库管理人员按照审核后的《行政物资领用申请表》发放物资，并在物资台账上记录发放情况，同时要求领用人在《行政物资领用登记表》上签字确认。4.库存盘点行政部门应定期对行政物资进行盘点清查，确保账实相符。盘点分为月度盘点、季度盘点和年度盘点，月度盘点由仓库管理人员自行组织，季度盘点和年度盘点由行政部门组织相关人员进行。盘点结束后，仓库管理人员应填写《行政物资盘点表》，详细记录盘点结果，包括物资名称、规格、型号、数量、实际库存、账存数量、盘盈盘亏数量及原因等信息。对于盘盈盘亏的物资，应查明原因，及时进行处理。属于正常损耗的，经行政部门负责人批准后，调整物资台账；属于人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任。六、使用与维护1.使用要求各使用部门应教育员工正确使用行政物资，爱护公共财物，避免浪费和损坏。员工在使用行政物资过程中，如发现物资存在质量问题或损坏情况，应及时向部门负责人报告，并通知行政部门进行处理。对于办公设备、通讯设备等物资，应按照操作规程进行使用，不得擅自拆卸、改装或超负荷运行。如需维修或保养，应填写《行政物资维修申请表》，经部门负责人签字确认后，提交至行政部门安排维修。2.维护管理行政部门应建立行政物资维护管理制度，定期对办公设备、家具等物资进行检查、维护和保养，确保其正常运行。对于大型设备或专业性较强的设备，应联系专业维修人员进行维护。行政部门应根据物资的使用情况和维护需求，制定合理的维护计划，并记录维护情况。维护计划应包括维护内容、维护时间、维护人员等信息。对于已损坏无法修复或已达到报废年限的行政物资，应及时办理报废手续，不得继续使用。七、报废管理1.报废条件行政物资符合下列条件之一的，可申请报废：已超过规定使用年限，且无法正常使用的；因技术进步、产品更新换代等原因，已被淘汰或不再适用的；因自然灾害、意外事故等原因，导致物资损坏无法修复的；其他确已丧失使用价值或维修成本过高的。2.报废申请使用部门发现行政物资符合报废条件时，应填写《行政物资报废申请表》，详细说明物资名称、规格、型号、购置日期、报废原因等信息，并提交至行政部门。行政部门对使用部门提交的报废申请进行审核，核实物资的实际情况，如确需报废，报公司领导审批。3.报废处理经公司领导批准后的报废物资，由行政部门负责组织处理。对于有残值的报废物资，可通过变卖、捐赠等方式进行处理，处理收入应及时上缴公司财务部门。对于无残值的报废物资，如废旧纸张、塑料瓶等，应按照环保要求进行分类处理，避免对环境造成污染。行政部门应在报废物资处理完毕后，及时更新物资台账，确保账实相符。八、监督与检查1.公司行政部门负责对行政物资管理工作进行定期监督检查，确保各项管理制度的执行到位。监督检查内容包括采购计划执行情况、物资验收情况、入库保管情况、发放使用情况、报废处理情况等。2.对于监督检查中发现的问题，行政部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。责任部门应认真分析问题