项目部印章使用管理制度

项目部印章使用管理制度1.目的为加强项目部印章的管理，规范印章使用行为，维护公司及项目部的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各项目部印章的使用管理。3.印章种类项目部印章包括但不限于项目公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。二、印章的刻制与启用1.印章刻制项目部印章由公司指定专人统一办理刻制，严禁私自刻制项目部印章。刻制印章前，需填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途等信息，并经项目部负责人、公司分管领导审批后，方可进行刻制。2.印章启用印章刻制完成后，由公司行政部门负责领取，并填写《印章启用登记表》，注明印章名称、启用日期、发放部门、保管人等信息。印章启用前，需在公司内部进行公示，确保相关人员知晓印章启用事宜。三、印章的保管1.保管原则项目部印章实行专人保管制度，确保印章安全、妥善存放。保管人应具备高度的责任心，严格遵守印章保管规定，不得擅自将印章交予他人保管或带出办公场所。2.保管职责保管人负责印章的日常保管工作，确保印章存放安全，防止印章丢失、被盗用或损坏。保管人应建立印章使用登记台账，详细记录印章使用日期、使用部门、使用事由、批准人等信息，以备查询。保管人在印章使用完毕后，应及时将印章放回原处，并对印章存放环境进行检查，确保印章存放安全。3.保管环境印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、专用印章盒等，并设置必要的防盗、防火、防潮措施。同时，保管人应定期对印章存放环境进行检查，确保印章存放安全。四、印章的使用1.使用原则项目部印章必须严格按照规定的用途和程序使用，严禁超范围、超权限使用印章。印章使用必须经过严格的审批流程，确保印章使用的合法性、真实性和必要性。2.使用流程申请：使用项目部印章时，需填写《印章使用申请表》，详细说明印章使用事由、使用部门、使用时间、使用份数等信息，并经项目部负责人、公司分管领导审批后，方可使用印章。审核：印章保管人应对《印章使用申请表》进行审核，检查申请事项是否符合规定、审批手续是否齐全等。审核无误后，方可进行印章使用操作。盖章：印章保管人应按照《印章使用申请表》上的审批意见，在规定的位置加盖印章，并确保印章加盖清晰、端正。登记：印章使用完毕后，印章保管人应及时在印章使用登记台账上进行登记，详细记录印章使用日期、使用部门、使用事由、批准人等信息。3.使用范围项目公章：用于项目部对外签订的合同、协议、文件、信函等，以及项目部内部的通知、报告、报表等文件的盖章。合同专用章：用于项目部对外签订的各类合同、协议等法律文件的盖章。财务专用章：用于项目部财务收支、资金结算、票据开具等财务业务的盖章。法人章：用于项目部对外签订的重要合同、协议等法律文件的盖章，以及法人授权委托书中的盖章。4.特殊情况处理如遇紧急情况或特殊原因，无法按照正常审批流程使用印章时，印章使用人应电话请示项目部负责人和公司分管领导，并在事后及时补办审批手续。补办审批手续时，需提交《印章使用申请表》及相关证明材料，说明紧急情况或特殊原因。五、印章的停用与销毁1.停用条件项目部印章如有下列情形之一的，应及时办理停用手续：项目部撤销、解散或变更名称的；印章使用范围调整或不再使用的；印章损坏或遗失的；其他需要停用印章的情形。2.停用手续印章停用前，保管人应填写《印章停用申请表》，详细说明印章停用原因、停用日期等信息，并经项目部负责人、公司分管领导审批后，方可办理停用手续。印章停用后，保管人应及时将印章交回公司行政部门，并在印章使用登记台账上注明印章停用日期。3.销毁程序对于停用的项目部印章，公司行政部门应按照规定的程序进行销毁。销毁印章前，需填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、规格、停用日期、销毁原因等信息，并经项目部负责人、公司分管领导审批后，方可进行销毁。印章销毁时，应由公司行政部门、项目部相关人员共同监督，并在《印章销毁登记表》上签字确认。六、监督与检查1.监督部门公司行政部门负责对项目部印章使用管理情况进行监督检查，确保印章使用管理符合本制度规定。2.检查内容印章保管情况，包括印章存放是否安全、保管人是否履行保管职责等；印章使用情况，包括印章使用是否按照规定的用途和程序进行、审批手续是否齐全等；印章使用登记台账记录情况，包括印章使用日期、使用部门、使用事由、批准人等信息是否完整、准确等。3.检查频率公司行政部门应定期对项目部印章使用管理情况进行检查，检查频率不少于每季度一次。同时，根据实际情况，可随时进行不定期检查。4.问题处理对于检查中发现的问题，公司行政部门应及时下达整改通知书，要求项目部限期整改。整改完成后，项目部应将整改情况书面报告公司行政部门。对于违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重，