印章及用印管理制度

印章及用印管理制度1.目的为加强公司印章管理，规范用印行为，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的各类印章（包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等）的管理和使用。3.基本原则印章管理遵循"分级负责、规范使用、严格审批、确保安全"的原则。二、印章的刻制、启用与废止1.印章的刻制公司因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人、分管领导审批后，报行政管理部门。行政管理部门审核申请信息后，统一到公安机关指定的刻章单位办理刻制手续。印章刻制完成后，行政管理部门应及时进行登记备案，并留存印章印模。2.印章的启用新刻印章启用前，行政管理部门应将印章印模、启用时间、使用范围等信息以书面形式通知相关部门，并在公司内部发布公告。各部门在收到印章启用通知后，应及时更新本部门的印章使用管理规定，并严格按照规定使用印章。3.印章的废止因机构撤销、名称变更、印章损坏等原因需要废止印章时，由原印章使用部门填写《印章废止申请表》，经部门负责人、分管领导审批后，报行政管理部门。行政管理部门审核申请后，对废止的印章进行收缴，并在公司印章管理台账中注明废止日期和原因。废止的印章应及时销毁，销毁过程需有两人以上在场监督，并做好销毁记录。三、印章的保管1.保管职责公司公章、合同专用章由行政管理部门指定专人保管；财务专用章由财务部门指定专人保管；法定代表人章由法定代表人或其授权人保管。其他印章由使用部门指定专人保管。印章保管人员应妥善保管印章，确保印章安全，不得擅自将印章交他人保管或带出办公区域。2.保管要求印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。印章保管人员应定期检查印章的使用情况和保管状态，发现问题及时报告并处理。印章保管人员临时离岗时，应将印章妥善保管，如交他人代管，需办理交接手续。四、用印审批流程1.一般用印审批用印申请人填写《用印审批单》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并加盖申请人所在部门公章。将《用印审批单》依次提交部门负责人、分管领导审批。审批通过后，连同用印文件一并交印章保管人员用印。2.重要文件用印审批对于涉及公司重大决策、合同协议、担保、融资等重要文件的用印，除按照一般用印审批流程进行审批外，还需经法定代表人或其授权人批准。3.紧急用印审批遇有紧急情况需要用印时，用印申请人可先电话向相关领导请示，经同意后在用印文件上注明"紧急用印，已电话请示[领导姓名]"，并尽快补办审批手续。五、用印规范1.用印文件审核印章保管人员在用印前，应认真审核用印文件的内容和格式，确保文件内容合法合规、格式规范完整。对于不符合要求的文件，应拒绝用印，并告知申请人修改完善。2.用印位置与方式用印应在文件规定的用印位置加盖印章，确保印章清晰、端正、完整。印章应使用红色印泥或印油，不得使用其他颜色或材料代替。用印时应将印章均匀用力压在文件上，不得出现模糊、重影、漏盖等情况。3.用印登记印章保管人员在用印后，应及时在《印章使用登记簿》上进行登记，详细记录用印日期、用印文件名称、用印申请人、用印份数、审批人等信息。六、印章的借用1.借用申请因工作需要借用印章时，借用人应填写《印章借用申请表》，注明借用印章名称、借用原因、借用时间、归还时间等信息，并经部门负责人、分管领导审批。2.借用审批借用印章的申请经审批通过后，借用人应到印章保管人员处办理借用手续，领取印章。印章保管人员应在《印章借用登记簿》上进行登记，并要求借用人签字确认。3.印章归还借用人应在规定的归还时间内将印章归还印章保管人员。印章保管人员在收回印章时，应仔细检查印章是否完好无损，如有损坏或遗失，应及时报告并追究借用人的责任。4.借用期间的保管责任借用人在借用印章期间，应妥善保管印章，不得将印章转借他人或用于与借用目的无关的事项。如因保管不善导致印章丢失、被盗或损坏，借用人应承担相应的法律责任。七、印章的监督检查1.定期检查行政管理部门应定期对公司印章的保管和使用情况进行检查，检查内容包括印章保管是否安全、用印审批流程是否规范、用印登记是否完整等。2.不定期抽查公司领导或行政管理部门可根据工作需要，对印章的保管和使用情况进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。3.违规处理对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、责令改正、经济赔偿、解除劳动合同等。构成