公司收发快递管理规定

公司收发快递管理规定1.目的为规范公司快递收发管理工作，提高工作效率，保障公司及员工的合法权益，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司各部门及全体员工。3.职责分工行政部门负责制定、修订和完善公司快递收发管理规定。统一管理公司快递收发工作，包括快递的收发、保管、登记等。定期对快递收发情况进行统计和分析，向上级领导汇报。各部门负责本部门快递的收发工作，并指定专人负责。配合行政部门做好快递收发管理工作，及时提供相关信息。员工遵守公司快递收发管理规定，配合公司做好快递收发工作。如有特殊情况需要快递服务，应提前向本部门负责人或行政部门提出申请。二、快递收件管理1.收件信息登记快递到达公司后，行政部门快递管理人员应及时进行签收，并对快递信息进行详细登记。登记内容包括快递单号、寄件人姓名、寄件人地址、收件人姓名、收件人部门、收件人电话、快递内容、包裹数量、签收时间等。对于重要文件或紧急快递，快递管理人员应在签收后立即通知收件人，并提醒收件人及时领取。2.收件保管快递管理人员应将收到的快递妥善保管在公司指定的快递存放区域，确保快递的安全。对于易损、易腐等特殊快递，快递管理人员应采取相应的保护措施，避免快递损坏或变质。3.收件领取收件人应在接到快递管理人员通知后及时领取快递。领取时，收件人应出示有效身份证件，并在快递签收登记表上签字确认。如收件人无法亲自领取快递，可委托他人代领。代领人应出示收件人的授权委托书及有效身份证件，并在快递签收登记表上签字确认。收件人应在收到快递后及时检查快递内容是否完整、有无损坏。如发现快递内容有问题，应及时与寄件人联系，并向快递管理人员说明情况。三、快递发件管理1.发件申请员工因工作需要寄发快递，应提前填写《快递发件申请表》，详细注明寄件人姓名、寄件人部门、寄件人电话、收件人姓名、收件人地址、收件人电话、快递内容、包裹数量等信息。《快递发件申请表》应经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。2.快递包装行政部门快递管理人员应根据快递内容和包裹数量，选择合适的快递包装材料，并对快递进行妥善包装。对于易碎物品，应在包装内填充防震材料，如泡沫、气泡膜等，以防止物品在运输过程中损坏。对于液体、粉末等特殊物品，应按照快递公司的相关规定进行包装，并在包装上注明物品的性质和名称。3.快递费用结算公司快递发件费用由行政部门统一结算。行政部门应每月定期与快递公司核对快递费用，并按照公司财务制度进行报销。员工应在填写《快递发件申请表》时，注明快递费用的支付方式。如由公司支付，应在申请表上加盖公司公章；如由员工个人支付，应在申请表上注明"个人支付"字样。4.快递寄发行政部门快递管理人员应根据《快递发件申请表》上的信息，选择合适的快递公司，并将快递及时寄发。在寄发快递时，快递管理人员应确保快递包装完好、地址准确、收件人信息无误，并按照快递公司的要求填写快递单。快递管理人员应妥善保管快递单号及寄发凭证，并及时将快递单号及寄发凭证反馈给发件人。四、快递费用管理1.费用标准公司快递发件费用根据快递公司的收费标准及实际重量、体积等因素进行计算。行政部门应定期与快递公司沟通，了解快递费用的变化情况，并及时调整公司快递发件费用标准。2.费用报销员工因工作需要寄发快递，如由公司支付快递费用，应按照公司财务制度进行报销。报销时，员工应提供有效的快递发票及快递单号，并填写《费用报销单》。《费用报销单》应经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。行政部门审核无误后，提交至公司财务部门进行报销。3.费用控制行政部门应加强对公司快递费用的管理和控制，定期对快递费用进行统计和分析，找出费用较高的原因，并采取相应的措施进行改进。如发现员工有不合理的快递费用支出，行政部门应及时与员工沟通，并要求员工说明情况。如员工无法提供合理的解释，行政部门有权拒绝报销相关费用。五、快递安全管理1.保密规定公司员工在收发快递过程中，应严格遵守公司保密规定，不得泄露快递内容及相关信息。对于涉及公司机密文件或商业秘密的快递，应采取特殊的保密措施，如加密包装、专人传递等。2.安全防范行政部门应加强对公司快递存放区域的安全防范措施，安装监控设备，确保快递存放区域的安全。快递管理人员应定期对快递存放区域进行检查，发现问题及时报告并处理。3.应急处理如发生快递丢失、损坏等情况，快递管理人员应及时与快递公司联系，了解情况，并按照快递公司的相关规定进行处理。对于因快递丢失、损坏等原因给公司或员工造成损失的，应按照相关法律法规及公司规定进行赔偿。六、监督与考核1.监督检查行政部门应定期对公司快递收发管理工作进行监督检查，确保各项规定的执行情况。监督检查内容包括快递收发信息登记、收件保管、发件申请、快递包装、费用结算、安全管理等方面。2.考核评价行政部门应根据监督检查结果，对各部门及员工的快递收发管理工作进行考核评价。考核评价结果将作为员工绩效评估及部门评优的重要依据。对于违反公司快递收发管理规定的部门及员工，行政部门