公司办公室管理制度

公司办公室管理制度1.目的为加强公司办公室管理，维护公司正常办公秩序，提高工作效率，树立良好形象，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.管理原则遵循规范、高效、协作、创新的原则，确保办公室各项工作有序开展。二、办公环境管理1.办公区域卫生每位员工负责各自办公区域的日常清洁，保持桌面、地面、电脑等整洁干净。每周安排一次集中卫生大扫除，由行政部门组织，全体员工共同参与，对公共区域进行全面清洁。禁止在办公区域内随意丢弃垃圾，垃圾应及时分类放入指定垃圾桶，由专人定期清理。2.物品摆放办公桌椅、文件柜等摆放应整齐有序，不得随意挪动。个人办公物品应摆放整齐，文件、资料等应分类存放，并贴上清晰的标签。公共区域的绿植应定期浇水、修剪，保持美观。3.噪音控制员工在办公时应尽量减少不必要的交谈和喧哗，保持安静的办公环境。使用办公设备时应避免产生过大噪音，如发现设备异常应及时报修。禁止在办公区域内大声播放音乐、视频等。三、办公用品管理1.办公用品采购行政部门负责定期统计办公用品库存，根据需求制定采购计划。采购办公用品时应选择正规供应商，确保产品质量和售后服务。采购申请需经部门负责人审核，报公司领导批准后实施。2.办公用品发放行政部门设立办公用品发放台账，对办公用品的领取情况进行详细记录。员工根据工作需要填写办公用品领用申请表，经部门负责人签字后到行政部门领取。行政部门应按照规定的标准发放办公用品，不得超发或滥发。3.办公用品使用员工应爱护办公用品，节约使用，杜绝浪费。对于贵重办公用品，如电脑、打印机等，应严格按照操作规程使用，如有损坏应及时报修并说明原因。办公用品不得私自转借他人或挪作他用。四、文件资料管理1.文件收发公司文件由行政部门统一收发、登记和传递。收到文件后，行政部门应及时进行编号、登记，并根据文件内容和性质分发给相关部门或人员。员工收到文件后应及时签收，并在规定时间内处理完毕。2.文件归档各部门应指定专人负责文件资料的整理和归档工作。文件资料应按照类别、时间等进行分类整理，建立清晰的档案目录。归档文件应确保齐全、完整、准确，便于查阅和保管。3.文件借阅因工作需要借阅文件资料的，应填写文件借阅申请表，经部门负责人批准后到行政部门办理借阅手续。借阅人应妥善保管文件资料，不得擅自复印、转借或遗失。借阅期限届满后，借阅人应及时归还文件资料，如需延期应办理续借手续。4.文件保密公司文件资料涉及公司商业秘密和敏感信息，员工应严格遵守保密规定，不得泄露。对于机密文件，应采取加密存储、专人保管等措施，防止信息泄露。员工离职时，应将所借阅和保管的文件资料全部归还公司。五、会议管理1.会议组织公司会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括周会、月会、季度会等，由行政部门负责组织安排；临时会议根据工作需要由相关部门或人员发起，行政部门协助组织。会议组织者应提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等，并提前通知参会人员。会议组织者应准备好会议所需的资料、设备等，确保会议顺利进行。2.会议纪律参会人员应提前到达会议地点，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议组织者请假。参会人员应遵守会议秩序，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间交头接耳、随意走动或做与会议无关的事情。参会人员应积极参与会议讨论，认真听取他人发言，发表自己的意见和建议，不得无故打断他人发言。3.会议记录重要会议应安排专人进行会议记录，会议记录应准确、完整地记录会议内容、讨论情况、决议事项等。会议记录应在会议结束后及时整理，形成会议纪要，经会议主持人审核后分发给参会人员和相关部门。会议纪要应妥善保管，作为公司重要文件资料存档。六、考勤管理1.考勤制度公司实行每周[X]天工作制，正常工作时间为[具体时间段]。员工应严格遵守公司考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。员工请假应提前填写请假申请表，按照规定的审批流程办理请假手续。未经批准擅自离岗的，按旷工处理。2.考勤记录行政部门负责公司员工的考勤记录工作，采用打卡或签到等方式进行考勤。员工应在规定的时间内打卡或签到，不得代打卡或签到。如有违反，按旷工处理。行政部门应定期对考勤记录进行统计和分析，及时发现和处理考勤异常情况。3.迟到、早退、旷工处理迟到或早退每次扣发[X]元工资，月累计迟到或早退[X]次以上的，按旷工半天处理。旷工半天扣发当日工资的[X]倍，旷工一天扣发当日工资的[X]倍，并视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处理。连续旷工超过[X]天或累计旷工超过[X]天的，公司将予以辞退。七、电脑及网络管理1.电脑使用员工应妥善保管个人使用的电脑，保持电脑清洁、正常运行。电脑设置的登录密码应妥善保管，不得告知他人。员工离职时，应将个人使用的电脑及相关设备交接给公司指定人员，并确保数据已备份或删除。2.网络使用公司网络仅供员工工作使用，禁止利用公司网络从事与工作无关的活动，如浏览不良网站、玩游戏、下载非工作软件等。员工应遵守网络安全规定，不得擅自更改网络设置，不得在公司网络上传播病毒、恶意软件等。因工作需要使用外部网络设备（如U盘、移动硬盘等）时，应先进行病毒查杀，确保安全后再接入公司网络。八、安全管理1.消防安全公司应配备必要的消防器材和设施，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。员工应熟悉消防器材的使用方法，掌握基本的消防安全知识。严禁在办公区域内吸烟、使用明火，禁止私拉乱接电线、违规使用电器设备。如发现火灾隐患或发生火灾事故，应立即报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。2.财产安全员工应妥善保管个人财物，不得在办公区域内存放贵重物品。如有丢失，公司不承担赔偿责任。公司应加强对办公区域的安全防范，安装必要的监控设备，确保公司财产安全。员工离职时，应将个人使用的公司财物全部归还公司，如有损坏或丢失，应照价赔偿。九、附则1.制度修订本制度