文件档案管理制度

文件档案管理制度1.目的为加强公司文件档案管理，确保文件档案的完整性、准确性和安全性，提高文件档案的利用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的各类文件档案的管理。3.职责分工行政部：作为公司文件档案管理的归口部门，负责制定和完善文件档案管理制度，指导和监督各部门的文件档案管理工作，集中保管公司重要文件档案，并提供文件档案的查阅、借阅等服务。各部门：负责本部门文件档案的收集、整理、立卷、归档及保管工作，指定专人负责文件档案管理，并接受行政部的指导和监督。二、文件管理1.文件分类行政文件：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、会议纪要等。业务文件：与公司业务活动相关的文件，如合同协议、项目文档、业务报表等。技术文件：涉及公司技术研发、生产工艺、质量标准等方面的文件，如技术方案、图纸、操作规程等。外来文件：从外部接收的与公司相关的文件，如政府部门文件、行业标准、合作伙伴来函等。2.文件编号为便于文件的识别和管理，对各类文件进行统一编号。编号规则如下：行政文件：AD年份序号，如AD2023001，表示2023年第1号行政文件。业务文件：YW年份部门代码序号，部门代码根据公司组织架构设定，如YW202301001，表示2023年销售部第1号业务文件。技术文件：JS年份专业代码序号，专业代码根据公司技术领域设定，如JS202302001，表示2023年研发部电子专业第1号技术文件。外来文件：WL年份序号，如WL2023001，表示2023年第1号外来文件。3.文件起草与审核文件起草部门应根据工作需要，按照公司格式要求起草文件。文件内容应准确、清晰、规范，确保符合法律法规和公司实际情况。重要文件需经相关部门负责人审核，涉及多个部门的文件，应组织相关部门进行会审，确保文件的合理性和可行性。审核通过后的文件，由起草部门负责人签字确认后提交行政部编号登记。4.文件发布行政部根据文件编号登记情况，对审核通过的文件进行排版、印刷或电子发布。对于需要发放至各部门的纸质文件，行政部应按照发放范围进行分发，并做好发放记录，记录内容包括文件名称、发放部门、发放日期、签收人等。对于电子文件，行政部应将其上传至公司内部文件共享平台，并设置相应的访问权限，确保文件的安全共享。5.文件修订当文件内容需要修改或补充时，由原起草部门提出修订申请，填写《文件修订申请表》，说明修订原因、修订内容等。修订申请经相关部门负责人审核同意后，由原起草部门进行修订。修订后的文件按照文件起草与审核流程进行审核和发布。行政部负责对文件修订情况进行记录，更新文件版本号，并及时通知相关部门查阅最新文件。6.文件废止因政策调整、业务变更等原因，导致文件不再适用时，由原起草部门提出废止申请，填写《文件废止申请表》，说明废止原因。废止申请经相关部门负责人审核同意后，行政部对废止文件进行标识，并从文件共享平台及各部门收回，统一进行销毁处理。三、档案管理1.档案收集各部门应定期将本部门在工作过程中形成的具有保存价值的文件材料收集齐全，包括纸质文件、电子文件、图表、数据等。收集的文件材料应保持完整、真实，不得擅自涂改、伪造或销毁。对于重要文件材料，应确保原件的完整性，如有复印件，需注明原件保存地点及出处。各部门在文件材料收集过程中，应按照档案分类标准进行初步整理，确保材料分类准确、条理清晰。2.档案整理行政部负责组织各部门档案管理人员对收集到的文件材料进行集中整理。整理工作包括分类、编号、编目、装订等。按照档案分类标准，将文件材料分为行政管理档案、业务管理档案、财务管理档案、人力资源管理档案、技术管理档案等类别。每个类别下再根据具体内容进行细分，如行政管理档案可分为规章制度、会议纪要、工作计划等子类。为每份档案编制唯一的档案编号，编号应与文件编号相对应或具有关联性，便于查询和管理。同时，为档案编制详细的目录，目录内容包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。对于纸质档案，应进行整齐装订，去除金属物，确保档案的牢固和整齐。对于电子档案，应按照规范的命名规则进行命名，并存储在安全的存储介质上。3.档案立卷根据档案的形成规律和特点，将整理好的文件材料进行立卷。立卷应遵循保持文件之间的历史联系、便于保管和利用的原则。按照年度类别保管期限的顺序进行立卷，将同一年度、同一类别的文件材料组成一卷或多卷，并在卷内文件首页编制卷内目录，注明文件序号、题名、日期、页号等信息。卷内文件应按照重要程度、时间顺序等进行排列，确保排列有序、便于查阅。对于有密级要求的文件，应按照密级分别立卷保管。4.档案归档立卷完成后，各部门应及时将档案移交至行政部进行归档。归档时，需填写《档案移交清单》，详细记录档案名称、数量、档案编号等信息，并由移交部门和接收部门双方签字确认。行政部对接收的档案进行核对和验收，确保档案的完整性和准确性。验收合格后，将档案存入专门的档案库房，并按照档案保管期限进行分类存放。5.档案保管期限根据国家有关规定和公司实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为永久、定期（30年、10年）。永久保管的档案主要包括公司设立、变更、终止等重要文件，公司章程、股东协议等基础性文件，重大合同协议、重要会议纪要等具有长远历史价值和法律依据的文件。定期保管30年的档案主要包括公司中期发展规划、重要业务项目文档、重要财务报表等对公司经营管理有一定历史参考价值的文件。定期保管10年的档案主要包括一般性业务文件、部门工作计划与总结等时效性较强但仍需保存一定期限以备查阅的文件。6.档案密级划分根据文件内容涉及的机密程度，将档案划分为绝密、机密、秘密三个密级。绝密级档案是指公司最重要的机密信息，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失，如公司核心技术资料、重大商业机密等。机密级档案是指重要的机密信息，泄露后会对公司的利益产生较大影响，如公司关键业务数据、重要客户信息等。秘密级档案是指一般的机密信息，泄露后可能对公司造成一定的不利影响，如一般性业务文件、内部管理规定等。档案密级应在档案封面、目录及卷内文件首页显著位置标注，并严格按照保密规定进行管理。7.档案查阅与借阅查阅公司内部人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案名称、查阅原因、查阅范围等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交行政部审批。行政部根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员遵守查阅规定，不得擅自涂改、复印、拍照或带出档案。查阅完毕后，查阅人员应在《档案查阅登记表》上签字确认。借阅因特殊情况需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人、行政部负责人及公司分管领导签字批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记或损坏。借阅到期后，借阅人员应及时归还档案，行政部对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。8.档案销毁对于超过保管期限且无继续保存价值的档案，由行政部定期进行清理，编制《档案销毁清单》，注明档案名称、数量、档案编号、保管期限等信息。《档案销毁清单》经行政部负责人审核、公司分管领导批准后，由行政部组织实施档案销毁工作。销毁过程中，应指定专人负责监督，确保档案被彻底销毁，防止信息泄露。档案销毁完成后，监督人员和销毁人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档备查。四、信息化管理1.建立文件档案管理系统利用信息化技术，建立公司文件档案管理系统，实现文件档案的电子化管理。系统应具备文件上传、存储、检索、借阅审批、权限管理等功能，提高文件档案管理的效率和便捷性。2.数据备份与安全定期对文件档案管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放在不同的地点，以防止数据丢失。加强系统安全防护，设置用户权限，对敏感数据进行加密处理，防止数据泄露和非法访问。定期对系统进行维护和更新，确保系统的稳定性和安全性。3.电子文件管理电子文件应按照规范的格式和命名规则进行存储，确保文件的可读性和可识别性。同时，对电子文件的元数据进行详细记录，包括文件的创建时间、修改时间、作者、来源等信息，以便于文件的管理和追溯。在电子文件的流转过程中，应通过管理系统进行审批和签收，确保文件的传递准确无误。对于重要电子文件，应进行数字签名或加密处理，保证文件的真实性和完整性。五、监督与考核1.行政部定期对各部门的文件档案管理工作进行检查和指导，发现问题及时提出整改