行政办公室管理制度

行政办公室管理制度1.目的为规范行政办公室的各项工作流程，提高工作效率，确保行政工作的规范化、制度化、科学化，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于行政办公室全体工作人员以及与行政办公室工作相关的各类事务和人员。3.职责分工行政办公室主任负责全面管理行政办公室工作，制定工作计划、组织实施并监督检查；各岗位工作人员按照职责分工，负责具体工作的执行和落实。二、日常办公管理1.办公时间正常办公时间为周一至周五上午[具体时间]下午[具体时间]。如有特殊情况需调整办公时间，由行政办公室另行通知。2.考勤制度工作人员应严格遵守考勤时间，不得迟到、早退、旷工。实行打卡制度，每天上午、下午上班和下班均需打卡。如因特殊原因无法打卡，需提前向行政办公室主任说明情况并填写请假单。迟到或早退10分钟以内，每月累计不超过3次，予以口头警告；迟到或早退1030分钟，每次扣除当月绩效奖金[X]元；迟到或早退30分钟以上，按旷工半天处理。旷工半天，扣除当天工资及当月绩效奖金[X]元；旷工一天，扣除当天工资及当月绩效奖金[X]元，并给予警告处分；连续旷工超过三天或累计旷工超过五天，予以辞退。3.请假制度工作人员请假需提前填写请假单，按审批权限批准后交行政办公室备案。请假一天以内（含一天），由行政办公室主任批准；请假两天至三天，由分管领导批准；请假三天以上，由单位主要领导批准。请假期间应安排好工作交接，确保工作不受影响。如需续假，应提前办理续假手续。病假需提供医院证明，事假原则上应提前申请，紧急情况可先电话请假，事后及时补办手续。4.办公用品管理办公用品由行政办公室统一采购、保管和发放。各部门根据实际需求填写办公用品申领单，经部门负责人签字后交行政办公室。行政办公室定期对办公用品进行盘点，确保账物相符。工作人员应爱护办公用品，节约使用，如有浪费或损坏，照价赔偿。5.文件资料管理文件资料由行政办公室负责收发、登记、传阅、归档和保管。收到文件资料后，应及时进行登记，并根据内容和性质送相关领导和部门传阅。传阅文件应在规定时间内归还，不得积压。需要归档的文件资料，应按照档案管理规定进行整理、装订和归档，确保档案的完整性和规范性。严格遵守文件资料的保密制度，未经批准，不得擅自复印、外传文件资料。三、会议管理1.会议种类单位例会：每周[具体时间]召开，由单位主要领导主持，各部门负责人参加，总结上周工作，安排本周工作。专题会议：根据工作需要不定期召开，由相关领导主持，研究解决专项工作问题。部门会议：由各部门自行组织召开，传达单位工作要求，安排本部门工作。2.会议组织行政办公室负责会议的组织工作，包括会议通知、场地布置、会议记录等。会议通知应提前[X]天发送给参会人员，明确会议时间、地点、主题和参会要求。会议场地应提前进行布置，确保音响、投影仪等设备正常运行，桌椅摆放整齐，资料准备齐全。会议记录人员应认真记录会议内容，包括会议时间、地点、主持人、参会人员、会议议程、发言要点、决议事项等，会后及时整理会议纪要，经主持人审核后发送给参会人员。3.会议纪律参会人员应提前[X]分钟到达会议地点，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参会，需提前向主持人请假。会议期间应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。如有紧急情况需处理，应向主持人说明情况后离开。参会人员应认真听取会议内容，积极发言，不得交头接耳、打瞌睡或做与会议无关的事情。四、接待管理1.接待原则热情周到、礼貌得体、注重实效、勤俭节约。2.接待范围上级领导检查指导工作；兄弟单位来访交流；业务合作伙伴洽谈合作等。3.接待流程接待申请：由相关部门填写接待申请表，说明接待对象、人数、时间、目的等，经部门负责人签字后交行政办公室。接待安排：行政办公室根据接待申请表，制定接待方案，明确接待规格、陪同人员、接待费用等，报分管领导批准后组织实施。接待实施：按照接待方案安排车辆接送、住宿、餐饮、参观考察等活动，确保接待工作顺利进行。接待总结：接待任务完成后，行政办公室应及时对接待工作进行总结，整理接待资料，分析接待工作中存在的问题，提出改进措施。4.接待费用管理接待费用应严格按照预算执行，不得超支。接待费用报销需提供接待申请表、发票、菜单等相关凭证，经行政办公室主任审核、分管领导批准后报销。五、印章管理1.印章种类单位公章：用于单位对外行文、签订合同等重要事项。部门印章：用于部门内部工作联系、业务往来等。专用印章：根据工作需要刻制的具有特定用途的印章，如财务专用章、合同专用章等。2.印章保管单位公章由行政办公室主任指定专人保管，部门印章由部门负责人指定专人保管，专用印章由相关业务部门指定专人保管。印章保管人员应妥善保管印章，不得随意转借他人或带出办公室。如因工作需要携带印章外出，需经行政办公室主任批准，并办理借用手续。印章保管人员应建立印章使用登记台账，详细记录印章使用时间、事由、批准人、使用人等信息。3.印章使用使用印章需填写印章使用申请表，注明使用事由、文件名称、文号等，经相关领导批准后，方可使用印章。印章使用应在印章保管人员的监督下进行，确保印章使用的真实性和合法性。严禁在空白纸张、空白合同上加盖印章。六、车辆管理1.车辆调度行政办公室负责单位车辆的统一调度和管理。各部门因工作需要用车，应提前填写用车申请表，注明用车时间、地点、事由等，经部门负责人签字后交行政办公室。行政办公室根据车辆使用情况和工作紧急程度，合理安排车辆，并及时通知驾驶员。2.车辆使用驾驶员应严格遵守交通规则，安全驾驶，文明行车。车辆使用前，驾驶员应对车辆进行检查，确保车辆性能良好、安全设施齐全。驾驶员应按照用车申请表上的时间、地点和事由出车，不得擅自改变行车路线或延长用车时间。如有特殊情况需要变更，应及时向行政办公室报告。车辆使用完毕后，驾驶员应将车辆停放在指定地点，并做好车辆清洁和保养工作。3.车辆维修与保养车辆维修和保养由行政办公室统一安排，驾驶员发现车辆故障或需要保养时，应及时向行政办公室报告。行政办公室根据车辆实际情况，选择正规的维修厂进行维修和保养，并对维修费用进行审核。车辆维修和保养后，驾驶员应认真检查车辆性能，确认无误后签字验收。七、安全保卫管理1.安全保卫制度建立健全安全保卫制度，加强单位内部安全防范工作，确保单位人员和财产安全。行政办公室负责安全保卫工作的组织和协调，定期开展安全检查，及时消除安全隐患。2.人员出入管理单位实行门禁制度，工作人员应佩戴工作牌出入单位。外来人员进入单位，应在门卫处登记，经被访人同意后，方可进入。门卫应严格履行职责，认真检查出入人员和车辆，严禁携带易燃易爆、危险物品进入单位。3.安全检查定期对单位办公区域、会议室、机房、仓库等重点部位进行安全检查，检查内容包括消防设施、电器设备、门窗门锁等。对检查中发现的安全隐患，应及时下达整改通知书，责令相关部门或人员限期整改。整改完成后，进行复查，确保安全隐患得到彻底消除。4.消防安全管理加强消防安全宣传教育，提高单位人员的消防安全意识。配备必要的消防器材和设施，并定期进行检查和维护，确保消防器材和设施完好有效。严禁在单位内吸烟和使用明火，确因工作需要动火的，应办理动火审批手续，并采取相应的防火措施。八、环境卫生管理1.环境卫生责任区划分将单位办公区域划分为若干个环境卫生责任区，明确各部门的环境卫生责任。行政办公室负责公共区域的环境卫生管理，各部门负责本部门责任区内的环境卫生管理。2.环境卫生标准办公区域应保持整洁、干净，地面无杂物、无污渍，桌面、文件柜等摆放整齐。会议室、接待室等场所应在每次使用后及时清理，保持整洁卫生。卫生间应定期打扫，无异味，设施完好。3.环境卫生检查行政办公室定期对各部门的环境卫生责任区进行检查，检查结果纳入部门绩效考核。对环境卫生不达标的部门，下达整改通知书，责令限期整改。整改不力的，给予相应的处罚。九、保密管理1.保密制度建立健全保密制度，加强单位保密工作，确保国家秘密、商业秘密和工作秘密的安全。行政办公室负责保密工作的组织和协调，定期开展保密教育和培训，提高单位人员的保密意识。2.保密范围涉及国家政治、经济、军事、外交等方面的机密信息；单位的商业秘密，如产品研发、市场策略、客户信息等；单位内部的工作秘密，如未公开的文件、会议纪要、人事信息等。3.保密措施对涉及保密内容的文件、资料、计算机存储设备等，应严格按照保密规定进行管理，采取加密、上锁、专人保管等措施。严禁在非保密场所谈论、传播保密信息。因工作需要