公司办公室管理制度范本

公司办公室管理制度范本1.目的：为加强公司办公室管理，规范办公秩序，提高工作效率，树立公司良好形象，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于公司全体员工。3.管理原则：办公室管理遵循高效、规范、有序、文明的原则。二、办公环境管理1.办公室布局公司根据部门职能和工作需要合理划分办公区域，各部门应按规定安排员工座位，不得擅自更换或占用他人办公位置。办公区域内设置必要的办公设备、文件柜、绿植等，保持整洁、有序。2.环境卫生每位员工应保持自己办公区域的整洁，每日下班前清理桌面，将文件资料整理归档，摆放整齐。公共区域（如会议室、茶水间、走廊等）由行政部门安排专人定期清洁，确保无杂物、无污渍。禁止在办公区域内随地吐痰、乱扔垃圾，严禁吸烟。3.物品摆放办公桌上的办公用品、文件资料应摆放整齐，常用物品放在易于取用的位置。文件柜内文件应分类存放，标识清晰，便于查找。机密文件应妥善保管，严格按照保密规定处理。电脑、打印机、传真机等办公设备应摆放整齐，保持干净，周围不得堆放杂物。三、办公设备与用品管理1.办公设备采购各部门因工作需要购置办公设备，应提前填写《办公设备采购申请表》，注明设备名称、规格、数量、用途等，经部门负责人审核后报行政部门。行政部门根据公司实际情况进行汇总审核，报总经理审批后统一采购。2.办公设备使用与维护员工应正确使用办公设备，严格按照操作规程进行操作。如发现设备故障，应及时向行政部门报修，并填写《办公设备维修申请表》。行政部门负责办公设备的日常维护和保养工作，定期对设备进行检查、维修和保养，确保设备正常运行。对于因使用不当或人为损坏的办公设备，由责任人照价赔偿。3.办公用品领用公司统一采购的办公用品（如文具、纸张、墨盒等）由行政部门负责保管和发放。员工如需领用办公用品，应到行政部门填写《办公用品领用登记表》，经批准后领取。行政部门应定期统计办公用品的领用情况，根据实际需求合理采购，避免浪费。四、文件与档案管理1.文件收发公司收到的文件、信件、包裹等由行政部门统一签收、登记。行政部门根据文件内容和性质，及时分发给相关部门或人员，并做好文件传阅记录。各部门收到文件后应及时处理，不得积压。如需留存，应按照档案管理规定进行归档。2.文件起草与审批以公司名义起草的文件，由相关部门负责起草，经部门负责人审核后报总经理审批。文件起草应内容准确、格式规范、语言简洁。涉及重要事项或多个部门的文件，应征求相关部门意见后再行起草。3.文件归档各部门应定期将办理完毕的文件整理归档，按照档案管理的分类标准进行分类、编号、装订。归档文件应齐全、完整、真实，能够准确反映公司各项工作的开展情况。档案管理人员应妥善保管档案，建立档案查阅、借阅登记制度，严格控制档案的查阅和借阅范围。五、会议管理1.会议分类公司会议分为总经理办公会、部门例会、专题会议、临时会议等。总经理办公会由总经理主持，各部门负责人参加，主要研究公司重大决策、重要工作安排等事项。部门例会由各部门自行组织，部门全体员工参加，总结上周工作，安排本周工作任务。专题会议根据工作需要召开，针对特定问题或事项进行讨论和决策。临时会议根据实际情况随时召开，处理突发或紧急事务。2.会议组织会议组织者应提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等，并将会议通知提前发送给参会人员。会议组织者负责准备会议资料、布置会议场地，确保会议顺利进行。如需使用会议室，应提前向行政部门申请，填写《会议室使用申请表》，经批准后使用。3.会议纪律参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退、缺席。如有特殊情况不能参加，应提前向会议组织者请假。会议期间，参会人员应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或中途离场。参会人员应认真听取会议内容，积极发言，不得交头接耳、做与会议无关的事情。4.会议记录重要会议应安排专人负责记录，会议记录应准确、完整地记录会议内容、讨论情况、决议事项等。会议记录应在会议结束后及时整理，经会议主持人审核后存档。六、考勤管理1.工作时间公司实行[具体工作时间]工作制，员工应按时上下班，不得迟到、早退。因工作需要加班的，应提前填写《加班申请表》，经部门负责人审核、总经理审批后执行。加班结束后，员工应填写《加班情况登记表》。2.考勤方式公司采用[考勤方式，如打卡、指纹识别等]进行考勤管理。员工应按照规定的考勤方式按时打卡，不得代打卡或委托他人打卡。行政部门负责每月统计员工考勤情况，制作《考勤报表》，报部门负责人审核后交财务部门核算工资。3.请假制度员工请假应提前填写《请假申请表》，按照审批权限进行审批。请假[具体天数]以内的，由部门负责人审批；请假[具体天数]以上的，经部门负责人审核后报总经理审批。员工请假期间应安排好工作交接，确保工作不受影响。如因特殊情况无法提前请假，应在请假当天及时向部门负责人电话请假，并在事后补办请假手续。七、保密管理1.保密范围公司秘密包括商业秘密、技术秘密、财务秘密、人事秘密等涉及公司利益和安全的信息。商业秘密指不为公众所知悉、能为公司带来经济利益、具有实用性并经公司采取保密措施的技术信息和经营信息。技术秘密指公司拥有的技术诀窍、专利技术、专有技术等。财务秘密指公司的财务状况、财务报表、资金运作等信息。人事秘密指公司员工的个人信息、薪酬待遇、绩效考核等信息。2.保密措施公司与员工签订保密协议，明确双方的权利和义务，要求员工保守公司秘密。对涉及公司秘密的文件、资料、数据等应进行加密存储或专人保管，严格限制查阅和借阅范围。在办公区域内，不得随意谈论公司秘密事项。如因工作需要必须谈论，应选择合适的场所，并注意保密。员工离职时，应将涉及公司秘密的文件、资料、存储设备等全部归还公司，并办理保密交接手续。3.保密监督与检查公司设立保密管理部门或指定专人负责保密监督与检查工作，定期对公司保密制度的执行情况进行检查。对违反保密制度的行为，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等处理，并依法追究相关人员的法律责任。八、行为规范1.着装仪表员工应保持良好的着装仪表，穿着整洁、得体的工作服或职业装。男士不得穿拖鞋、短裤、背心上班；女士不得穿着过于暴露、奇装异服上班。员工应保持头发整洁，面容干净，不得留怪异发型、化浓妆。2.言行举止员工应遵守社会公德，文明礼貌，言行得体。在办公区域内不得大声喧哗、争吵打闹。与同事、客户交流时应使用礼貌用语，尊重他人意见和感受。接听电话应及时、礼貌，自报家门并准确记录相关信息。接待来访客户应热情、周到，主动引导客户就座，及时为客户提供服务。3.工作态度员工应具备积极主动的工作态度，认真履行工作职责，按时、高质量地完成工作任务。对待工作要严谨细致，注重细节，避免因粗心大意导致工作失误。遇到问题应及时沟通、协调解决，不得推诿扯皮。具有团队合作精神，积极配合其他部门开展工作。九、