安徽建筑工程有限公司的办公室管理制度2024年

安徽建筑工程有限公司的办公室管理制度2024年1.目的为规范安徽建筑工程有限公司办公室工作流程，提高工作效率，确保各项工作有序开展，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于安徽建筑工程有限公司办公室全体工作人员。3.基本原则（1）高效原则：以提高工作效率为核心，优化工作流程，减少不必要的环节和延误。（2）规范原则：明确各项工作标准和操作流程，确保工作的规范化、标准化。（3）服务原则：树立服务意识，为公司各部门及全体员工提供优质、高效的服务。二、组织架构与职责1.办公室组织架构办公室设主任1名，副主任[X]名，下设行政组、文秘组、后勤组等若干小组，各小组设组长1名，成员若干。2.职责分工（1）办公室主任全面负责办公室工作，制定办公室工作计划和目标，并组织实施。协调办公室与公司其他部门之间的工作关系，确保各项工作顺利进行。负责办公室人员的管理和考核，提出人员调配、奖惩建议。参与公司重要会议和活动的组织安排，协助公司领导处理日常事务。（2）办公室副主任协助主任开展工作，负责分管工作的组织实施和协调。负责办公室文件、资料的审核和把关，确保文件质量。组织办公室人员的业务培训，提高人员素质和业务能力。完成主任交办的其他工作任务。（3）行政组负责公司行政事务的管理，包括办公用品采购、固定资产管理、车辆调度等。制定和完善行政管理制度，规范行政工作流程。负责公司办公区域的环境卫生管理，营造良好的办公环境。接待来访客人，安排会议和活动场地，做好后勤保障工作。（4）文秘组负责公司文件的起草、审核、印发和归档管理。处理公司内外公文，确保文件传递及时、准确。组织公司会议，做好会议记录和纪要整理工作。负责公司信息的收集、整理和发布，编辑公司内部刊物。管理公司印章，严格按照规定使用印章。（5）后勤组负责公司员工的餐饮、住宿等后勤保障工作。管理公司食堂，确保饮食安全和质量。维护公司办公设施设备，及时处理设施设备故障。负责公司安全保卫工作，制定安全管理制度，加强安全防范措施。三、办公环境管理1.办公区域布置（1）办公室应保持整洁、有序，物品摆放整齐。办公桌椅、文件柜等应摆放规范，不得随意挪动。（2）办公区域应划分不同功能区域，如办公区、会议室、接待区等，并设置明显的标识。（3）办公室应配备必要的办公设备和用品，如电脑、打印机、复印机、桌椅、文件柜、纸笔等，并确保设备正常运行，用品充足。2.环境卫生管理（1）全体员工应保持办公区域的环境卫生，不得随地吐痰、乱扔垃圾。（2）每天上班前和下班后，员工应清理自己办公区域的卫生，包括桌面、地面、电脑等。（3）每周定期组织一次办公室环境卫生大扫除，对办公区域的各个角落进行全面清理。（4）后勤组负责办公区域公共区域的环境卫生管理，包括走廊、楼梯、卫生间等，定期进行清扫和消毒。3.噪音与秩序管理（1）员工在办公区域应保持安静，不得大声喧哗、打闹。使用电脑、打印机等设备时，应避免产生过大噪音。（2）不得在办公区域内进行与工作无关的娱乐活动，如打牌、下棋等。（3）维护办公区域的秩序，不得随意串岗、闲聊，影响他人工作。四、办公用品管理1.采购管理（1）行政组负责办公用品的采购工作。根据公司实际需求，制定办公用品采购计划，经办公室主任审核后实施。（2）采购办公用品时，应选择质量可靠、价格合理的供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和考核。（3）采购办公用品应严格按照审批流程进行，填写采购申请表，经相关领导审批后进行采购。2.库存管理（1）设立办公用品仓库，对采购回来的办公用品进行分类存放，并建立库存台账，记录办公用品的出入库情况。（2）定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。如发现库存短缺或损坏，应及时查明原因，并进行处理。（3）办公用品仓库应保持干燥、通风，防止办公用品受潮、变质。3.领用管理（1）员工因工作需要领用办公用品时，应填写办公用品领用申请表，经所在部门负责人审批后到仓库领取。（2）仓库管理人员应按照审批后的申请表发放办公用品，并在库存台账上进行记录。（3）严格控制办公用品的领用数量，避免浪费。对于贵重办公用品，如电脑、打印机等，应实行领用登记制度，定期进行检查和维护。五、固定资产管理1.固定资产购置（1）各部门根据工作需要提出固定资产购置申请，填写固定资产购置申请表，详细说明购置理由、规格型号、数量等信息。（2）申请表经部门负责人审核后，报办公室主任审批。办公室主任根据公司实际情况和预算安排进行审批。（3）审批通过后，由行政组负责按照规定的采购流程进行固定资产购置。购置过程中应严格遵循相关法律法规和公司采购制度。2.固定资产登记（1）固定资产购置后，行政组应及时进行验收，并填写固定资产验收单。验收合格的固定资产应进行详细登记，建立固定资产台账。（2）固定资产台账应记录固定资产的名称、规格型号、购置日期、购置金额、使用部门、使用人等信息。（3）对固定资产进行编号，以便于管理和查询。编号应具有唯一性，且应在固定资产上进行标识。3.固定资产使用与维护（1）各部门负责本部门固定资产的日常使用和维护管理，确保固定资产的正常运行。（2）使用人应严格按照固定资产的操作规程进行操作，不得擅自拆卸、改装固定资产。如发现固定资产出现故障或损坏，应及时报告行政组。（3）行政组定期组织对固定资产进行检查和维护，制定固定资产维护计划，确保固定资产的使用寿命和性能。4.固定资产清查与盘点（1）每年定期对固定资产进行清查和盘点，确保账实相符。清查盘点工作由行政组组织实施，各部门配合。（2）清查盘点过程中，应详细记录固定资产的实际状况，包括数量、使用情况、完好程度等。（3）如发现固定资产盘盈、盘亏或损坏等情况，应及时查明原因，并填写固定资产清查盘点报告，报办公室主任审批后进行处理。六、车辆管理1.车辆调度（1）行政组负责公司车辆的调度管理工作，根据公司工作需要合理安排车辆使用。（2）各部门因工作需要使用车辆时，应提前填写车辆使用申请表，注明用车时间、地点、事由等信息，经部门负责人审批后报行政组。（3）行政组根据车辆使用情况和驾驶员安排，进行车辆调度，并及时通知驾驶员。驾驶员应按照调度安排准时出车。2.车辆使用登记（1）驾驶员每次出车前应填写车辆使用登记表，记录出车时间、地点、里程数、用车人等信息。（2）车辆返回后，驾驶员应及时将车辆使用登记表交行政组存档。行政组定期对车辆使用情况进行统计和分析。3.车辆维护与保养（1）驾驶员负责车辆的日常维护和保养，每天出车前应对车辆进行检查，确保车辆性能良好，安全设施齐全。（2）按照车辆保养手册的要求，定期对车辆进行保养，包括更换机油、机滤、空气滤清器等。（3）车辆出现故障或损坏时，驾驶员应及时报告行政组，并将车辆送到指定的维修厂进行维修。维修费用经行政组审核后报办公室主任审批。4.车辆安全管理（1）驾驶员应严格遵守交通规则，确保行车安全。不得酒后驾车、疲劳驾车、超速行驶等。（2）定期对驾驶员进行交通安全教育和培训，提高驾驶员的安全意识和驾驶技能。（3）车辆应配备必要的安全设施，如灭火器、急救箱等，并确保其性能良好。七、文件与档案管理1.文件管理（1）文秘组负责公司文件的起草、审核、印发和归档管理。文件起草应符合公司公文格式和内容要求，语言规范、逻辑清晰。（2）文件审核应严格把关，确保文件内容准确、合法、合规。审核通过的文件由办公室主任签发。（3）文件印发应按照规定的程序进行，登记文号、份数、印发范围等信息。文件应及时、准确地送达相关部门和人员。（4）建立文件传阅制度，文件传阅应严格按照规定的顺序进行，不得擅自扩大传阅范围。传阅文件应及时收回，确保文件安全。2.档案管理（1）文秘组负责公司档案的收集、整理、归档和保管工作。档案应包括公司文件、合同协议、会议记录、人事档案、财务档案等各类资料。（2）档案收集应及时、完整，确保档案资料的真实性和准确性。对收集到的档案资料应进行分类整理，建立档案目录。（3）档案归档应按照档案管理的相关规定进行，确保档案存放有序，便于查询和利用。（4）定期对档案进行清理和鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。八、会议管理1.会议组织（1）文秘组负责公司会议的组织工作，根据公司工作需要和领导安排，制定会议计划。（2）会议计划应包括会议名称、时间、地点、参会人员、会议议程、会议准备工作等内容。（3）会议组织过程中，应提前做好会议通知、场地布置、资料准备等工作。会议通知应明确会议的各项信息，确保参会人员按时参加会议。2.会议记录与纪要（1）会议过程中，文秘组应安排专人负责会议记录。会议记录应详细记录会议的时间、地点、参会人员、会议内容、讨论情况、决议事项等。（2）会议结束后，文秘组应及时整理会议纪要，经办公室主任审核后印发给参会人员和相关部门。会议纪要应准确反映会议的主要内容和决议事项，具有指导性和可操作性。3.会议执行与跟踪（1）各部门应按照会议决议事项认真组织实施，并及时将执行情况反馈给文秘组。（2）文秘组负责对会议决议事项的执行情况进行跟踪检查，定期向办公室主任汇报。对执行不力的部门，应及时督促整改。九、印章管理1.印章种类与保管（1）公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章等。公章由办公室主任指定专人保管，合同专用章由法务部门指定专人保管，财务专用章由财务部门指定专人保管。（2）印章保管人员应妥善保管印章，确保印章安全。印章应存放在保险柜或其他安全的地方，不得随意放置。2.印章使用审批（1）使用公司印章时，应填写印章使用申请表，注明使用事由、使用部门、使用人等信息。（2）申请表经相关领导审批后，印章保管人员方可按照审批意见使用印章。审批流程应严格按照公司规定执行。3.印章使用登记（1）印章保管人员应建立印章使用登记台账，详细记录印章的使用时间、事由、使用部门、使用人、批准人等信息。（2）印章使用登记台账应妥善保管，以备查阅。十、保密管理1.保密制度（1）制定公司保密制度，明确保密工作的范围、措施和责任。保密制度应涵盖公司文件、商业秘密、技术秘密等方面的内容。（2）全体员工应严格遵守保密制度，不得泄露公司机密信息。对涉及公司机密的文件、资料等应妥善保管，不得随意丢弃或传播。2.保密教育（1）定期组织员工进行保密教育，提高员工的保密意识和保密技能。保密教育内容包括保密法律法规、公司保密制度、保密案例分析等。（2）新员工入职时，应进行保密培训，使其了解公司保密制度和要求。3.保密措施（1）对涉及公司机密的文件、资料等应进行加密存储，并设置访问权限。（2）在办公区域内，不得随意谈论公司机密信息。如需讨论，应选择在保密的场所进行。（3）对外交流过程中，应严格遵守保密规定，不得泄露公司机密信息。如因工作需要必须提供相关信息，应经过公司领导批准。十一、人员考勤与请假制度1.考勤管理（1）全体员工应严格遵守公司的考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。（2）行政组负责公司员工的考勤管理工作，制定考勤记录表格，记录员工的出勤情况。（3）员工应每天在规定的时间内打卡考勤，如有特殊情况无法打卡，应提前向行政组说明原因。2.请假制度（1）员工因事、因病需要请假时，应填写请假申请表，注明请假事由、请假时间等信息。（2）请假申请表经所在部门负责人审批后，报办公室备案。请假一天以内（含一天）由部门负责人审批，请假一天以上由办公室主任审批。（3）员工请假期间应安排好工作交接，确保工作不受影响。如因请假影响工作，应承担相应的责任。3.考勤统计与奖惩（1）行政组每月对员工的考勤情况进行统计和汇总，计算员工的出勤天数、迟到早退次数、旷工天数等。（2）根据考勤统