样品样板管理制度

样品样板管理制度1.目的为加强公司样品样板的管理，规范样品样板的制作、使用、保存、处置等流程，确保样品样板的完整性、准确性和可追溯性，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有与样品样板相关的活动，包括但不限于产品研发、生产、销售、质量控制等环节涉及的样品样板管理。3.职责分工研发部门负责新产品样品的设计、制作及技术文件的编制。对样品的技术性能负责，确保样品符合研发要求。生产部门根据研发部门提供的样品要求和技术文件进行批量生产，并制作生产过程中的工艺样板。负责样品和样板在生产过程中的流转、使用和保管。质量部门制定样品和样板的检验标准及检验计划。对样品和样板进行检验和测试，确保其质量符合规定要求。销售部门根据客户需求提供样品，协助客户确认产品。负责客户退回样品的接收和反馈。仓库管理部门负责样品和样板的出入库管理，确保库存数量准确、标识清晰。按照规定的储存条件保管样品和样板，防止损坏、变质。二、样品样板的分类与编号1.分类新产品样品：用于新产品研发阶段的性能测试、功能验证、外观评估等，是产品研发过程中的重要实物依据。生产工艺样板：包括裁剪样板、缝制样板、装配样板等，用于指导批量生产过程中的裁剪、缝制、装配等工艺操作，确保产品质量的一致性。客户确认样板：根据客户需求制作的，用于客户确认产品款式、颜色、尺寸、材质等的样板，是订单生产的重要依据。标准样品：代表公司产品标准的样品，用于质量控制、检验检测、产品比对等，确保批量生产的产品符合标准要求。2.编号规则样品编号：采用"产品类别代码+年份+流水号"的形式。例如，电子产品样品编号为"DZ2023001"，其中"DZ"为电子产品类别代码，"2023"为年份，"001"为流水号。样板编号：在样品编号的基础上，增加"Y"（工艺样板）或"K"（客户确认样板）或"B"（标准样品）后缀。例如，电子产品工艺样板编号为"DZ2023001Y"，客户确认样板编号为"DZ2023001K"，标准样品编号为"DZ2023001B"。三、样品样板的制作1.制作依据新产品样品根据研发项目任务书、设计图纸、技术要求等进行制作。生产工艺样板依据产品设计图纸、工艺文件、操作规程等进行制作。客户确认样板按照客户提供的样品需求、订单要求、邮件或传真等相关资料进行制作。标准样品根据产品标准、检验规范、行业标准等进行选取或制作。2.制作流程提出制作申请研发部门需要制作新产品样品时，由项目负责人填写《样品制作申请表》，详细说明样品名称、型号、规格、数量、制作目的、技术要求、完成时间等信息，并提交给部门主管审核。生产部门需要制作生产工艺样板时，由车间主管填写《样板制作申请表》，注明样板名称、产品型号、规格、制作工艺、数量、用途、完成时间等内容，经部门主管审批后提交。销售部门需要制作客户确认样板时，由销售人员填写《客户确认样板制作申请表》，写明客户名称、订单编号、样品需求、制作要求、交付时间等，报部门经理批准后执行。质量部门需要制作标准样品时，由质量主管填写《标准样品制作申请表》，说明标准样品名称、产品型号、规格、选取依据、制作方法、数量、用途等，经部门负责人审核后安排制作。审核与批准《样品制作申请表》或《样板制作申请表》或《客户确认样板制作申请表》或《标准样品制作申请表》提交后，相关部门主管进行审核，重点审核制作依据是否充分、制作要求是否明确、完成时间是否合理等。对于涉及重大项目或特殊要求的样品样板制作申请，需经公司分管领导或总经理批准。制作准备研发部门根据批准的申请，组织设计人员、技术人员等进行样品设计图纸的会审和技术交底，确保制作人员理解制作要求。生产部门根据样板制作要求，准备相应的原材料、辅料、工具、设备等，对制作人员进行工艺培训，明确制作工艺和质量标准。质量部门确定样品和样板的检验项目、检验方法、检验标准等，并准备好检验所需的量具、仪器等。样品样板制作制作人员按照设计图纸、工艺文件、客户要求等进行样品样板的制作，确保制作过程符合相关标准和规范。在制作过程中，如发现问题或与要求不符，应及时反馈给相关部门，进行调整和改进。检验与测试样品和样板制作完成后，质量部门按照检验标准和检验计划进行检验和测试。检验内容包括外观、尺寸、性能、功能、材质等方面，确保样品和样板质量符合要求。对于检验不合格的样品和样板，应返回制作部门进行返工或重新制作。标识与记录检验合格的样品和样板，由质量部门在其显著位置粘贴标识牌，注明样品名称、型号、规格、编号、制作日期、检验状态等信息。同时，制作部门应填写《样品样板制作记录》，详细记录样品样板的制作过程、检验情况、使用情况等信息，作为追溯的依据。四、样品样板的使用1.使用范围新产品样品主要用于研发阶段的内部测试、评估、改进，以及向客户展示产品功能和特性。生产工艺样板用于指导生产车间的裁剪、缝制、装配等工艺操作，确保产品质量的一致性。客户确认样板用于与客户沟通产品细节，获取客户对产品款式、颜色、尺寸、材质等方面的确认，作为订单生产的依据。标准样品用于质量控制部门的日常检验检测、产品比对、标准制定等工作。2.使用流程领用申请各部门需要使用样品样板时，由使用人填写《样品样板领用申请表》，注明样品样板名称、型号、规格、编号、领用数量、使用目的、预计归还时间等信息，并提交给部门主管审批。审批与发放部门主管对《样品样板领用申请表》进行审核，根据实际工作需要批准领用申请。仓库管理部门根据批准的申请，发放相应的样品样板，并在《样品样板领用登记表》上记录领用日期、领用人、样品样板编号、名称、规格、数量等信息。使用与归还使用人在使用样品样板过程中，应妥善保管，不得损坏、丢失、擅自更改或转借他人。使用完毕后，使用人应及时将样品样板归还仓库管理部门，并在《样品样板领用登记表》上注明归还日期。仓库管理部门对归还的样品样板进行检查，如发现有损坏、丢失等情况，应及时通知使用人并按照相关规定进行处理。五、样品样板的保存1.保存环境根据样品样板的特性和要求，选择合适的保存环境，确保其质量不受影响。一般情况下，样品样板应保存在干燥、通风、温度和湿度适宜的仓库中，避免阳光直射、潮湿、高温、低温等环境因素的影响。对于一些对环境要求较高的样品样板，如电子产品样品、精密仪器样品等，应保存在专门的恒温恒湿仓库或防静电仓库中。2.保存期限新产品样品在研发阶段保存至产品正式投产或项目结束后[X]年，以满足产品追溯和技术支持的需要。生产工艺样板在该产品生产结束后保存至产品停产或工艺变更后[X]年，以便后续生产参考和质量追溯。客户确认样板在订单执行完毕后保存至该订单产品质保期结束后[X]年，作为与客户沟通和质量追溯的依据。标准样品保存期限根据公司规定和行业要求确定，一般为[X]年，以确保其有效性和可追溯性。3.标识与防护仓库管理部门应对保存的样品样板进行标识，标明样品样板名称、型号、规格、编号、制作日期、保存期限等信息，便于识别和查找。对不同类型、不同规格、不同保存要求的样品样板应进行分类存放，并采取相应的防护措施，如包装、覆盖、隔离等，防止样品样板受到损坏、污染、变质等。4.定期检查仓库管理部门应定期对保存的样品样板进行检查，检查内容包括外观、标识、包装、保存环境等方面。对于发现的问题，如标识模糊、包装破损、样品样板损坏等，应及时进行处理，并记录检查情况。定期检查周期为[X]月/季/年，具体周期根据样品样板的重要性和保存期限确定。六、样品样板的处置1.处置方式报废：对于损坏严重、无法修复、已过保存期限且无保留价值的样品样板，由使用部门填写《样品样板报废申请表》，说明报废原因、样品样板名称、型号、规格、编号等信息，经部门主管审核后报质量部门确认，再由公司分管领导或总经理批准后进行报废处理。销毁：报废的样品样板经批准后，由仓库管理部门负责组织销毁，并填写《样品样板销毁记录》，记录销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，确保样品样板彻底销毁，防止信息泄露。转移：因工作需要，样品样板在公司内部不同部门之间转移时，由转出部门填写《样品样板转移申请表》，注明转移原因、样品样板名称、型号、规格、编号、接收部门等信息，经转出部门和接收部门主管审批后，由仓库管理部门办理转移手续，并在《样品样板转移登记表》上记录转移日期、转出部门、接收部门、样品样板编号、名称、规格、数量等信息。捐赠：对于一些尚有使用价值但公司不再需要的样品样板，经公司分管领导或总经理批准后，可以进行捐赠。捐赠时，由相关部门填写《样品样板捐赠申请表》，说明捐赠原因、样品样板名称、型号、规格、编号、接收单位等信息，并办理相关手续。2.处置流程提出申请：使用部门或相关人员根据样品样板的实际情况，提出报废、销毁、转移、捐赠等处置申请，并填写相应的申请表。审核与批准：申请表提交后，按照规定的审批流程进行审核和批准。一般情况下，部门主管负责初步审核，质量部门进行技术确认，公司分管领导或总经理进行最终批准。实施处置：经批准后，相关部门按照处置方式进行具体的处置操作。报废和销毁由仓库管理部门负责实施，转移由仓库管理部门办理手续，捐赠由相关部门与接收单位联系并办理交接手续。记录与归档：处置完成后，相关部门应填写相应的记录表格，如《样品样板报废记录》、《样品样板销毁记录》、《样品样板转移登记表》等，并将相关资料归档保存，以便日后查询和追溯。七、监督与考核1.监督检查公司设立样品样板管理监督小组，由质量部门、仓库管理部门等相关人员组成，负责对样品样板的制作、使用、保存、处置等环节进行定期或不定期的监督检查。监督检查内容包括样品样板管理制度的执行情况、样品样板的质量状况、标识与记录的完整性、保存环境的适宜性等方面。对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。2.考核评价公司将样品样板管理工作纳入部门和个人绩效考核体系，对在样品样板管理工作中表现优秀的部门和个人给予奖励，对违反样品样板管理制度的部门和个人进行处罚。考核评价指标包括样品样板制作的及时性、准