物资管理制度及流程

物资管理制度及流程1.目的为了加强物资管理，规范物资采购、验收、存储、发放、使用、盘点及报废等流程，确保物资的合理配置与有效利用，保障公司生产经营活动的顺利进行，降低成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有物资的管理，包括但不限于原材料、辅助材料、设备备件、办公用品、劳保用品等。3.职责分工采购部门：负责物资的采购工作，包括供应商选择、采购合同签订、采购订单下达等，确保所采购物资的质量、价格和交货期符合公司要求。仓库管理部门：负责物资的验收、存储、发放和盘点等工作，保证物资的安全存储，准确记录物资的出入库情况。使用部门：负责提出物资需求计划，合理使用物资，对物资的使用情况进行反馈和监督。财务部门：负责物资采购资金的审核与支付，参与物资采购合同的评审，对物资成本进行核算与分析。二、物资采购管理1.采购计划制定需求预测：各使用部门应根据生产经营计划、设备运行状况、库存水平等因素，定期对物资需求进行预测，并填写《物资需求预测表》，提交给采购部门。采购计划编制：采购部门根据各使用部门提交的《物资需求预测表》，结合库存情况，编制月度、季度和年度采购计划，并报相关领导审批。采购计划应明确物资的名称、规格型号、数量、预计采购时间等信息。2.供应商选择与管理供应商筛选：采购部门应建立供应商档案，对潜在供应商进行调查和评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。根据评估结果，筛选出合格的供应商，并纳入供应商名录。供应商评价与考核：采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格执行情况、售后服务等进行评价和考核。根据评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行警告、限期整改或淘汰处理。3.采购合同签订合同起草：采购部门根据采购计划和选定的供应商，起草采购合同。采购合同应明确物资的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同评审：采购合同初稿完成后，应提交给财务部门、法务部门等相关部门进行评审。评审内容包括合同条款的合法性、合理性、完整性，以及对公司利益的保护等方面。经评审通过后，采购部门方可与供应商签订采购合同。合同执行与变更：采购部门应严格按照采购合同的约定执行，跟踪合同的履行情况。如因特殊原因需要变更合同条款，应及时与供应商协商，并签订补充协议。补充协议应报相关部门备案。4.采购订单下达订单生成：采购部门根据采购合同，生成采购订单，并发送给供应商。采购订单应明确物资的名称、规格型号、数量、交货期、交货地点等信息。订单跟踪：采购部门应定期跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，确保物资按时、按质、按量供应。如发现问题，应及时采取措施解决，并向相关领导汇报。三、物资验收管理1.验收准备制定验收计划：仓库管理部门根据采购合同和采购订单，制定物资验收计划。验收计划应明确验收时间、验收人员、验收标准、验收方法等内容。准备验收工具和场地：仓库管理部门应准备好验收所需的工具和场地，如量具、检测设备、验收区域等，确保验收工作的顺利进行。2.到货通知供应商通知：采购部门在物资到货前，应及时通知仓库管理部门做好验收准备工作。仓库接收：仓库管理部门接到到货通知后，应安排专人负责物资的接收工作。在物资到货时，应核对物资的名称、规格型号、数量、包装等信息，确保与采购订单一致。3.验收实施数量验收：验收人员按照采购订单和相关标准，对物资的数量进行清点。如发现数量不符，应及时与供应商沟通，查明原因并处理。质量验收：验收人员根据质量标准，对物资的质量进行检验。检验内容包括物资的外观、尺寸、性能、质量证明文件等方面。如发现质量问题，应及时通知采购部门和供应商，协商处理办法。验收记录：验收人员应如实填写《物资验收单》，记录物资的验收情况，包括验收时间、验收人员、物资名称、规格型号、数量、质量情况、验收结论等信息。《物资验收单》应经相关人员签字确认后存档。4.验收结果处理合格物资：经验收合格的物资，仓库管理部门应及时办理入库手续，并按照规定进行存储。不合格物资：经验收不合格的物资，仓库管理部门应及时通知采购部门和供应商，协商处理办法。如供应商同意退换货，采购部门应及时安排办理退换货手续；如供应商不同意退换货，采购部门应根据实际情况，与供应商协商赔偿事宜。四、物资存储管理1.仓库规划与布局仓库选址：根据公司生产经营需要，合理选择仓库的位置，确保仓库交通便利、通风良好、安全可靠。仓库分区：仓库应根据物资的类别、特性、用途等进行分区，如原材料区、半成品区、成品区、备品备件区、办公用品区、劳保用品区等。不同区域应设置明显的标识牌，便于物资的存放和管理。货架设置：根据物资的特点和存储要求，合理设置货架。货架应排列整齐、稳固可靠，便于物资的存放和取用。2.物资入库入库手续办理：仓库管理部门在物资验收合格后，应及时办理入库手续。入库人员应根据《物资验收单》，核对物资的名称、规格型号、数量、质量等信息，无误后将物资存入相应的仓库区域，并填写《物资入库单》。《物资入库单》应经相关人员签字确认后存档。物资标识：入库物资应在显著位置标明物资的名称、规格型号、批次、入库日期等信息，便于识别和管理。3.物资存储分类存放：仓库管理部门应按照物资的类别、特性、用途等进行分类存放，确保物资存放有序、便于查找。存储条件要求：对于有特殊存储条件要求的物资，如易燃易爆物资、易腐蚀物资、贵重物资等，仓库管理部门应按照相关规定，提供相应的存储环境和防护措施，确保物资的安全存储。库存盘点：仓库管理部门应定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次。盘点结束后，应编制《库存盘点表》，对盘点结果进行分析和总结，如发现账实不符，应及时查明原因并处理。4.物资保管与养护日常巡查：仓库管理人员应定期对仓库进行巡查，检查物资的存储状况、货架的稳固情况、消防设施的完好情况等，发现问题及时处理。物资养护：对于易受潮、易生锈、易变质的物资，仓库管理部门应采取相应的养护措施，如防潮、防锈、防虫、防霉等，确保物资的质量不受影响。安全管理：仓库管理部门应加强安全管理，制定安全管理制度和操作规程，配备必要的消防器材和安全设施，确保仓库的安全。严禁在仓库内吸烟、明火作业等，防止发生火灾、爆炸等事故。五、物资发放管理1.发放原则按需发放：物资发放应根据使用部门的实际需求进行，严格控制发放数量，避免浪费。先进先出：物资发放应遵循先进先出的原则，确保库存物资的质量。手续齐全：物资发放必须凭有效的领料凭证办理，领料凭证应填写完整、准确，经相关人员签字确认后生效。2.领料凭证领料单：使用部门需要领用物资时，应填写《领料单》，注明物资的名称、规格型号、数量、用途等信息。《领料单》应由使用部门负责人签字批准后，提交给仓库管理部门。限额领料单：对于有定额消耗的物资，使用部门应填写《限额领料单》，注明物资的名称、规格型号、数量、定额消耗标准等信息。《限额领料单》经相关部门审核批准后，仓库管理部门按照限额发放物资。3.物资发放审核领料凭证：仓库管理部门收到领料凭证后，应认真审核领料凭证的真实性、完整性和有效性。如发现领料凭证存在问题，应及时与使用部门沟通，查明原因并处理。发放物资：审核无误后，仓库管理人员根据领料凭证，按照规定的数量发放物资。发放物资时，应认真核对物资的名称、规格型号、数量等信息，确保发放的物资与领料凭证一致。发放完毕后，应在领料凭证上签字确认，并填写《物资发放记录》。特殊情况处理：如因生产急需等特殊情况，使用部门需要超限额领用物资时，应填写《超限额领料申请单》，说明原因，并经相关领导批准后，仓库管理部门方可发放物资。六、物资使用管理1.使用部门职责合理使用物资：使用部门应按照物资的性能、用途和操作规程，合理使用物资，确保物资的正常运行和使用寿命。节约使用物资：使用部门应加强物资管理，教育员工树立节约意识，杜绝浪费现象，降低物资消耗成本。反馈物资使用情况：使用部门应定期向仓库管理部门反馈物资的使用情况，如发现物资存在质量问题或使用效果不佳等情况，应及时通知采购部门和仓库管理部门。2.物资使用监督定期检查：仓库管理部门应定期对使用部门的物资使用情况进行检查，了解物资的使用效果和消耗情况，发现问题及时督促使用部门整改。数据分析：财务部门应定期对物资消耗数据进行分析，掌握物资消耗的规律和趋势，为物资管理决策提供依据。如发现物资消耗异常，应及时查明原因并采取措施。七、物资盘点管理1.盘点计划制定盘点周期确定：仓库管理部门应根据公司实际情况，确定物资盘点的周期。一般情况下，每月或每季度进行一次全面盘点，每年进行一次年终盘点。盘点人员安排：仓库管理部门应成立盘点小组，明确盘点人员的职责分工。盘点小组应由仓库管理人员、财务人员、使用部门代表等组成。盘点范围确定：盘点范围应包括公司内所有仓库存储的物资，以及各使用部门在用的物资。2.盘点实施准备工作：盘点前，盘点小组应做好各项准备工作，如制定盘点计划、准备盘点工具、清理仓库物资等。实地盘点：盘点人员按照盘点计划，对物资进行实地盘点。盘点过程中，应认真核对物资的名称、规格型号、数量、质量等信息，确保账实相符。如发现账实不符，应及时记录差异情况，并查明原因。盘点记录：盘点人员应如实填写《库存盘点表》，记录物资的盘点情况，包括物资名称、规格型号、数量、账面数量、实际数量、差异数量、差异原因等信息。《库存盘点表》应经相关人员签字确认后存档。3.盘点结果处理差异分析：盘点结束后，财务部门应根据《库存盘点表》，对盘点结果进行差异分析，查明账实不符的原因。差异原因主要包括物资收发错误、物资损耗、物资丢失、记账错误等方面。处理措施：根据差异分析结果，采取相应的处理措施。如属于物资收发错误，应及时调整账目；如属于物资损耗，应按照规定进行核销；如属于物资丢失，应查明责任，追究相关人员的责任；如属于记账错误，应及时更正账目。总结报告：仓库管理部门应根据盘点结果，编制盘点总结报告，对盘点工作进行总结和评价，提出改进措施和建议。盘点总结报告应提交给公司领导和相关部门。八、物资报废管理1.报废申请报废原因：物资因损坏、老化、过期、淘汰等原因无法继续使用时，使用部门应填写《物资报废申请单》，注明物资的名称、规格型号、数量、购置时间、报废原因等信息。审批流程：《物资报废申请单》经使用部门负责人签字后，提交给仓库管理部门审核。仓库管理部门审核通过后，报财务部门审批。财务部门审批通过后，报公司领导批准。2.报废鉴定技术鉴定：对于价值较高或技术复杂的物资，公司应组织相关技术人员进行报废鉴定。技术鉴定人员应根据物资的实际情况，出具鉴定报告，明确物资是否符合报废条件。报废鉴定记录：报废鉴定过程中，应做好记录工作，包括鉴定时间、鉴定人员、鉴定依据、鉴定结论等信息。鉴定记录应作为物资报废处理的依据之一。3.报废处理报废物资回收：经批准报废的物资，仓库管理部门应及时组织回收，并妥善保管。回收的报废物资应按照规定进行分类存放，便于后续处理。报废物资处置：对于可回收利用的报废物资，公司应按照相关规定进行回收利用，如出售给废品收购站等。对于不可回收利用的报废物资，公司应按照环保要求进行妥善处理，如委托有资质的单位