供应商管理制度及流程

供应商管理制度及流程本制度旨在规范公司供应商的选择、评估、管理及合作流程，确保所采购的物资和服务符合公司要求，保障公司生产运营的顺利进行，同时维护良好的供应商合作关系，实现互利共赢。二、适用范围本制度适用于公司所有物资采购及服务外包项目中涉及的供应商管理。三、职责分工1.采购部门负责供应商的开发、筛选、询价、议价、采购合同签订及执行等工作。收集供应商信息，建立和维护供应商档案。定期对供应商进行评估和考核。2.质量部门参与供应商的评估工作，负责对采购物资和服务进行质量检验和验收。反馈供应商所供物资和服务的质量问题，并跟踪整改情况。3.技术部门在采购过程中提供技术支持，协助确定物资和服务的技术标准和要求。对供应商提供的技术方案进行评审。4.财务部门负责审核采购合同中的付款条款，办理付款手续。对供应商的财务状况进行评估。5.法务部门审核采购合同及相关法律文件，确保公司权益得到法律保障。处理与供应商的法律纠纷。四、供应商选择1.供应商信息收集采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业展会、同行推荐、供应商自荐等。收集的信息应包括供应商的公司概况、生产能力、产品质量、价格水平、服务能力、信誉状况等。2.供应商筛选根据采购物资和服务的类别及要求，制定相应的供应商筛选标准。对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商。3.供应商实地考察对于经过初步筛选的重要供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察。考察内容包括供应商的生产现场、质量管理体系、设备设施、人员状况等。实地考察后，考察人员应填写《供应商实地考察报告》，对供应商的整体情况进行评估。4.供应商评估采购部门会同质量、技术、财务等部门组成评估小组，对供应商进行综合评估。评估指标包括质量、价格、交货期、服务、技术能力、财务状况、信誉等方面。评估小组根据各项指标对供应商进行打分，并计算综合得分。5.合格供应商确定根据评估结果，采购部门确定合格供应商名单，并报公司管理层审批。对于审批通过的合格供应商，采购部门与其签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务。五、供应商管理1.供应商档案建立与维护采购部门为每个合格供应商建立独立的档案，档案内容包括供应商基本信息、评估报告、合作协议、采购记录、质量反馈等。定期更新供应商档案信息，确保档案内容的准确性和完整性。2.供应商培训根据需要，采购部门组织对供应商进行培训，使其了解公司的质量要求、技术标准、采购流程等。培训方式可采用集中培训、现场指导、线上培训等多种形式。3.供应商绩效评估采购部门定期（每季度或每半年）对供应商的绩效进行评估。绩效评估指标包括交货准时率、产品合格率、价格水平、服务响应速度等。采购部门根据绩效评估结果，对供应商进行分类管理，对于绩效优秀的供应商给予奖励，对于绩效较差的供应商采取警告、整改、暂停合作等措施。4.供应商激励与约束机制激励机制对于在质量、交货期、价格等方面表现优秀的供应商，给予一定的物质奖励，如奖金、礼品、优先合作机会等。与供应商建立长期稳定的合作关系，共享公司发展成果，如提供技术支持、共同开展研发项目等。约束机制在《供应商合作协议》中明确违约责任，对于违反协议的供应商，按照合同约定进行处罚。对于出现严重质量问题或其他重大违约行为的供应商，取消其合格供应商资格，并依法追究其法律责任。六、采购流程1.采购申请公司各部门根据生产、运营需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、需求时间等信息。《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购审批采购部门收到《采购申请表》后，对采购申请进行审核。对于金额较大或重要的采购申请，采购部门应报公司管理层审批。经审批通过的采购申请进入采购流程。3.供应商选择与询价根据采购申请的要求，采购部门从合格供应商名单中选择若干家供应商进行询价。采购人员向供应商发送《询价单》，明确采购物资或服务的规格、数量、交货期、质量要求等信息，并要求供应商在规定时间内报价。4.报价评审与议价采购部门对供应商的报价进行评审，比较各供应商的价格、质量、交货期等因素。与报价较低且符合要求的供应商进行议价，争取更优惠的采购价格和条款。5.采购合同签订经议价确定最终供应商后，采购部门起草《采购合同》。《采购合同》应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。《采购合同》经法务部门审核、公司管理层审批后，由采购部门与供应商签订。6.采购订单下达采购部门根据签订的《采购合同》，向供应商下达《采购订单》。《采购订单》应明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息，并要求供应商签字确认。7.采购跟踪与催货采购部门定期跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度、质量控制等情况。对于可能影响交货期的问题，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取相应的解决措施。在临近交货期时，采购部门向供应商发出《催货函》，提醒供应商按时交货。8.到货验收物资或服务到货前，采购部门通知质量部门做好验收准备。质量部门按照相关标准和合同要求对到货物资或服务进行检验和验收。验收合格的物资或服务办理入库手续，验收不合格的物资或服务由采购部门与供应商协商处理。9.付款结算采购部门根据《采购合同》和验收情况，填写《付款申请单》。《付款申请单》经财务部门审核、公司管理层审批后，办理付款手续。七、供应商变更管理1.供应商基本信息变更供应商如需变更公司名称、法定代表人、地址、联系方式等基本信息，应提前通知采购部门。采购部门对供应商提交的变更信息进行审核，如无异议，更新供应商档案中的相关信息。2.供应商合作内容变更若供应商与公司的合作内容发生变更，如采购物资或服务的规格、价格、交货期等，双方应签订《合作内容变更协议》。《合作内容变更协议》应明确变更的具体内容、双方的权利和义务、生效时间等条款，并按照采购合同签订和审批流程进行操作。3.供应商更换在合作过程中，如因供应商原因出现严重质量问题、交货期延误、服务不到位等情况，采购部门有权提出更换供应商的建议。更换供应商应按照供应商选择流程重新进行评估、筛选和确定，并及时通知相关部门做好衔接工作。八、供应商风险管理1.风险识别与评估采购部门会同相关部门定期对供应商面临的风险进行识别和评估，风险类型包括市场风险、质量风险、供应风险、财务风险等。分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.风险应对措施根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，关注市场动态，与供应商保持密切沟通，及时调整采购策略。对于质量风险，加强质量检验和验收，要求供应商提供质量保证措施，定期对供应商进行质量审核。对于供应风险，建立供应商备用机制，与多家供应商保持合作关系，签订框架协议，确保在紧急情况下能够及时获得物资供应。对