商品进销存管理制度

商品进销存管理制度1.目的本制度旨在规范公司商品进销存管理流程，确保商品的采购、销售、库存管理等环节高效、有序进行，保障公司资产安全，提高经济效益，满足客户需求。2.适用范围本制度适用于公司所有商品的进销存管理活动，包括但不限于商品的采购、验收、存储、销售、盘点等环节。3.职责分工采购部门：负责商品的采购计划制定、供应商选择与管理、采购订单下达等工作。销售部门：负责商品的销售订单接收、客户沟通、销售发货等工作。仓库管理部门：负责商品的验收、存储、保管、发货、库存盘点等工作。财务部门：负责商品进销存数据的核算、账务处理、成本分析等工作。二、采购管理1.采购计划采购部门应根据市场需求预测、销售订单情况、库存状况等因素，定期制定采购计划。采购计划应明确商品的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。采购计划需经相关部门审核，如销售部门确认销售需求、仓库管理部门评估库存水平、财务部门审核资金预算等，确保采购计划的合理性和可行性。2.供应商选择与管理采购部门应建立供应商评估体系，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等方面进行综合评估，选择合格的供应商。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括商品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。定期对供应商进行评估和考核，根据考核结果调整合作关系，对于表现不佳的供应商及时进行更换。3.采购订单下达根据采购计划，采购部门向供应商下达采购订单。采购订单应准确填写商品信息、数量、价格、交货期、交货地点等内容，并经相关负责人审核签字后发送给供应商。采购订单下达后，采购部门应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量完成采购任务。4.采购验收仓库管理部门负责采购商品的验收工作。验收人员应依据采购合同和相关标准，对采购商品的数量、规格、质量等进行仔细核对。对于验收合格的商品，验收人员应填写验收单，并在商品上标明验收合格标识；对于验收不合格的商品，应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货等。三、销售管理1.销售订单接收与处理销售部门负责接收客户的销售订单，订单应明确商品名称、规格、数量、价格、交货期等要求。对销售订单进行审核，检查订单信息的完整性和准确性，如客户信息、商品信息、价格条款等。对于审核通过的订单，录入系统并安排后续发货事宜；对于审核不通过的订单，及时与客户沟通修改。2.销售发货仓库管理部门根据销售订单进行备货，确保所发商品的规格、数量、质量等符合订单要求。备货完成后，仓库管理部门安排发货，并填写发货单，注明发货日期、发货单号、商品名称、规格、数量、客户名称等信息。发货单应一式多联，分别传递给销售部门、财务部门等相关部门。销售部门负责与物流配送公司协调发货事宜，确保商品按时、安全送达客户手中。物流配送公司应及时反馈发货状态和运输信息给销售部门。3.销售开票与收款财务部门根据销售发货情况开具销售发票，发票内容应与销售订单和发货单一致。销售发票应及时传递给客户。负责跟踪销售款项的回收情况，及时与客户沟通催款事宜。对于逾期未付款的客户，应按照公司相关规定采取相应的催款措施，如发函催款、暂停供货等。四、库存管理1.库存规划与布局仓库管理部门应根据商品的特性、销售频率、存储要求等因素，合理规划库存布局，划分不同的存储区域，如合格品区、不合格品区、待检区、退货区等。对库存商品进行分类标识，便于识别和管理。标识应包括商品名称、规格、批次、入库日期等信息。2.库存入库采购商品到货后，仓库管理部门按照验收流程进行验收。验收合格的商品办理入库手续，填写入库单，注明入库日期、入库单号、商品名称、规格、数量、供应商名称等信息。入库单应一式多联，分别传递给采购部门、财务部门等相关部门。仓库管理人员根据入库单将商品存放至指定的存储区域，并更新库存台账。3.库存保管仓库管理部门应定期对库存商品进行检查和盘点，确保商品的安全和完整。检查内容包括商品的数量、质量、存储状况等，如发现问题及时处理。对于有保质期要求的商品，应建立保质期跟踪制度，定期检查商品的保质期情况，对临近保质期的商品及时进行预警和处理。仓库应保持适宜的温度、湿度、通风等存储环境，确保商品质量不受影响。4.库存出库根据销售订单、领料单等凭证，仓库管理部门办理库存商品的出库手续。出库时应核对凭证信息与库存商品信息，确保出库商品的准确性。填写出库单，注明出库日期、出库单号、商品名称、规格、数量、领用部门或客户名称等信息。出库单应一式多联，分别传递给销售部门、财务部门等相关部门。仓库管理人员根据出库单将商品从存储区域取出，并更新库存台账。5.库存盘点仓库管理部门应定期组织库存盘点工作，盘点周期可根据实际情况确定，一般为月度、季度或年度盘点。盘点前，仓库管理人员应做好准备工作，如整理库存、核对账目等。盘点过程中，应认真清点商品数量，记录实际库存情况。盘点结束后，编制盘点报告，对盘点结果进行分析，如发现账实不符，应查明原因并及时调整库存账目。对于盘盈或盘亏的商品，应按照公司相关规定进行处理。五、账务处理1.采购账务处理财务部门根据采购发票、入库单等凭证，记录采购商品的成本，借记"库存商品"科目，贷记"应付账款"等科目。对于采购过程中发生的运输费、装卸费、保险费等采购费用，应根据相关规定计入采购成本或当期损益。2.销售账务处理财务部门根据销售发票、发货单等凭证，确认销售收入，借记"应收账款"等科目，贷记"主营业务收入"、"应交税费--应交增值税（销项税额）"等科目。同时，结转销售成本，借记"主营业务成本"科目，贷记"库存商品"科目。3.库存账务处理财务部门根据入库单、出库单等凭证，及时更新库存商品明细账，确保库存账目与实际库存相符。定期对库存商品进行成本核算，采用先进先出法、加权平均法等方法计算库存商品的发出成本和期末成本。4.往来账务处理财务部门应定期核对与供应商、客户的往来账目，及时清理应付账款和应收账款。对于长期挂账的往来款项，应查明原因并采取相应的处理措施，如与供应商协商付款、向客户催收款项等。六、信息管理1.建立进销存管理系统公司应建立完善的进销存管理系统，实现采购、销售、库存等业务信息的实时录入、查询、统计和分析。2.数据录入与维护各相关部门应按照规定及时、准确地将业务数据录入进销存管理系统，确保数据的完整性和一致性。同时，定期对系统数据进行维护和备份，防止数据丢失。3.数据分析与利用财务部门应利用进销存管理系统提供的数据，进行成本分析、销售分析、库存分析等，为公司决策提供支持。如通过分析销售数据，了解市场需求和销售趋势，为制定销售策略提供依据；通过分析库存数据，优化库存结构，降低库存成本。七、监督与考核1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对商品进销存管理情况进行审计监督，检查采购、销售、库存等环节的内部控制制度执行情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.绩效考核建立商品进销存管理绩效考核制度，对采购部门、销售部门、仓库管理部门等相关部门和人员的工作业绩进行考核评