人事档案管理制度

人事档案管理制度1.目的为了加强公司人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高人事管理工作效率和质量，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。3.基本原则人事档案管理遵循真实、完整、保密、及时的原则，确保档案信息的准确性和安全性。二、人事档案管理职责1.人力资源部门职责负责制定和完善人事档案管理制度，并组织实施。负责员工人事档案的收集、整理、归档、保管和查阅等日常管理工作。负责对人事档案进行定期检查和维护，确保档案的完整性和安全性。负责根据工作需要，提供人事档案相关信息和资料。2.档案管理人员职责严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密。负责档案的收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案的规范化和标准化。负责档案的保管和存储，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，保证档案的安全。负责按照规定的程序和要求，办理档案的查阅、借阅、转出、转入等手续。负责对档案管理工作中出现的问题及时进行处理和报告。三、人事档案内容1.员工基本信息个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。身份证复印件：员工身份证正反两面的复印件。学历学位证书复印件：最高学历和学位证书的复印件。专业技术资格证书复印件：专业技术资格证书的复印件。职业资格证书复印件：职业资格证书的复印件。2.入职材料入职申请表：员工入职时填写的申请表。面试评估表：面试过程中对员工的评估记录。录用通知书：公司发放给员工的录用通知书。体检报告：员工入职前的体检报告。3.劳动合同劳动合同书：员工与公司签订的劳动合同。续签、变更、解除、终止劳动合同相关材料：包括续签、变更、解除、终止劳动合同的协议、通知等。4.薪酬福利材料工资条：员工每月的工资发放明细。奖金发放记录：员工获得奖金的相关记录。福利申请表：员工申请福利的相关表格。社保、公积金缴纳记录：员工社保、公积金的缴纳情况。5.培训与发展材料培训申请表：员工参加培训的申请表格。培训记录：包括培训课程、培训时间、培训成绩等。培训证书复印件：参加培训获得的证书复印件。职业发展规划材料：员工个人的职业发展规划相关材料。6.绩效考核材料绩效考核表：员工每月、每季度、每年的绩效考核结果。绩效反馈面谈记录：绩效考核结果反馈面谈的记录。绩效改进计划：员工针对绩效考核结果制定的改进计划。7.奖惩材料奖励申请表：员工申请奖励的相关表格。奖励决定文件：公司对员工的奖励决定文件。处罚通知单：公司对员工的处罚通知单。违纪调查报告：员工违纪事件的调查材料。8.异动材料岗位调动申请表：员工岗位调动的申请表格。晋升申请表：员工晋升的申请表格。降职申请表：员工降职的申请表格。离职申请表：员工离职的申请表格。离职交接清单：员工离职时的工作交接清单。9.其他材料员工荣誉证书复印件：员工获得的各类荣誉证书复印件。员工参加社会活动的相关材料：如志愿者活动、公益活动等。员工的其他重要材料：如专利证书、著作权证书等。四、人事档案收集与整理1.收集要求人力资源部门应及时收集员工的各类人事档案材料，确保档案材料的完整性。各部门应积极配合人力资源部门，及时将涉及员工人事档案的材料移交至人力资源部门。员工应主动向人力资源部门提交个人相关材料，如学历学位证书、职业资格证书等。2.整理方法档案管理人员应按照档案内容的类别和时间顺序，对收集到的档案材料进行分类整理。对每份档案材料进行编号，并编制档案目录，以便于查阅和管理。对档案材料进行装订，确保材料的整齐和牢固。对电子档案进行备份，确保档案信息的安全性。五、人事档案保管1.保管方式人事档案采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。电子档案应存储在公司指定的服务器上，并进行定期备份，防止数据丢失。2.保管期限人事档案的保管期限根据档案内容的性质和重要程度确定。一般档案材料的保管期限为[X]年，重要档案材料的保管期限为[X]年以上。保管期限届满后，经公司领导批准，可以按照规定进行销毁。3.保管环境档案保管场所应保持清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合国家相关标准。档案保管场所应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。六、人事档案查阅与借阅1.查阅权限公司内部人员查阅人事档案，需经所在部门负责人同意，并填写《人事档案查阅申请表》，报人力资源部门负责人审批。公司外部人员查阅人事档案，需持有单位介绍信，并经公司分管领导批准，填写《人事档案查阅申请表》，报人力资源部门负责人审批。2.查阅程序查阅人员应按照审批后的《人事档案查阅申请表》上的内容进行查阅，不得擅自更改查阅内容。查阅人员应在档案管理人员的陪同下进行查阅，不得擅自将档案带出档案保管场所。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。3.借阅权限公司内部人员借阅人事档案，需经所在部门负责人同意，并填写《人事档案借阅申请表》，报人力资源部门负责人审批。公司外部人员借阅人事档案，需持有单位介绍信，并经公司分管领导批准，填写《人事档案借阅申请表》，报人力资源部门负责人审批。4.借阅程序借阅人员应按照审批后的《人事档案借阅申请表》上的内容进行借阅，不得擅自更改借阅内容。借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期借阅，需提前办理延期手续。借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案是否完整，如有损坏或丢失，应及时报告并追究借阅人员的责任。七、人事档案转出与转入1.转出程序员工离职时，人力资源部门应按照规定办理人事档案转出手续。档案管理人员应核对档案材料是否完整，如有缺失或损坏，应及时通知员工补充或修复。档案管理人员应将档案材料整理好，装入档案袋，并密封盖章。档案管理人员应填写《人事档案转出申请表》，经人力资源部门负责人审批后，将档案转出至员工新的工作单位或档案管理机构。2.转入程序员工入职时，人力资源部门应按照规定办理人事档案转入手续。档案管理人员应核对档案材料是否完整，如有缺失或损坏，应及时通知员工补充或修复。档案管理人员应将档案材料整理好，装入档案袋，并密封盖章。档案管理人员应填写《人事档案转入申请表》，经人力资源部门负责人审批后，将档案转入公司人事档案管理系统。八、人事档案保密与安全1.保密制度档案管理人员应严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容。查阅和借阅档案的人员应严格遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。对违反保密制度的人员，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.安全措施档案保管场所应配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全。对发生档案安全事故的，公司将视情节轻重追究相关人员的责任。九、人事档案信息化管理1.信息化建设目标建立完善的人事档案信息化管理系统，实现人事档案的电子化存储、检索、查阅和统计分析等功能。通过信息化管理，提高人事档案管理的工作效率和质量，为公司人力资源管理决策提供有力支持。2.信息化管理内容档案数据录入：将纸质档案中的信息录入到人事档案信息化管理系统中，确保数据的准确性和完整性。档案数据维护：定期对人事档案信息化管理系统中的数据进行维护，更新和删除过期或无效的数据。档案数据检索：通过人事档案信息化管理系统，快速检索和查询所需的档案信息。档案数据统计分析：利用人事档案信息化管理系统，对档案数据进行统计分析，为公司人力资源管理决策提供数据支持。3.信息化安全管理建立健全人事档案信息化安全管理制度，加强对系统的安全防护和管理。对人事档案信息化管理系统的用户进行权限管理，确保不同用户只能访问其授权范围内的档案信息。定期对人事档案信息化管理系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。十、人事档案的销毁1.销毁条件人事档案保管期限届满，且经公司领导批准，可以进行销毁。人事档案内容涉及国家机密或公司商业秘密，且已不再需要保存的，可以进行销毁。人事档案因自然灾害、意外事故等原因造成损坏或丢失，无法修复或补充的，可以进行销毁。2.销毁程序档案管理人员应填写《人事档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、数量、保管期限等信息，并报人力资源部门负责人审批。经人力资源部门负责人审批后，档案管理人员应会同相关部门人员对拟销毁的档案进行清点和核对，确保销毁档案的准