公司非招标采购管理办法试行

公司非招标采购管理办法试行第一条目的为规范公司非招标采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司及所属各单位未纳入招标采购范围的各类物资、服务的采购活动。第三条基本原则1.依法合规原则：采购活动应严格遵守国家法律法规和公司相关规定。2.公平公正原则：确保采购过程公开透明，公平对待所有供应商，不偏袒、不歧视。3.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行合同约定。4.效益优先原则：在保证质量和满足需求的前提下，追求采购效益最大化。第二章管理职责第四条采购管理部门职责1.负责制定和完善非招标采购管理制度、流程和标准。2.审核采购需求，汇总编制采购计划。3.组织实施非招标采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。4.协调解决采购过程中的问题和纠纷。5.监督采购合同的执行情况。第五条使用部门职责1.提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、型号、数量、质量要求等。2.参与采购供应商的选择和评价。3.配合采购管理部门进行采购谈判和合同签订。4.负责验收采购物资或服务，反馈使用过程中的问题。第六条财务部门职责1.参与采购预算的编制和审核。2.负责采购资金的支付和核算。3.对采购成本进行分析和控制。第七条审计部门职责对非招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的合理性等。第三章采购计划与预算第八条采购计划编制1.使用部门应根据生产经营需要，提前编制采购计划，明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、需求时间等。2.采购计划应经本部门负责人审核后报采购管理部门。3.采购管理部门汇总各部门采购计划，结合库存情况，编制公司年度、季度和月度采购计划。第九条采购预算管理1.采购预算应根据采购计划编制，明确采购项目的资金来源和金额。2.采购预算经财务部门审核、公司领导审批后执行。3.采购过程中应严格控制预算，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整预算，应按规定程序办理审批手续。第四章供应商管理第十条供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求、业绩标准、信誉状况等。2.采购管理部门负责供应商的登记、审核和准入工作。3.新供应商应提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证、业绩证明等相关资料，经审核合格后方可进入公司供应商名录。第十一条供应商评价与考核1.定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。2.采购管理部门应建立供应商评价档案，记录评价结果。3.根据供应商评价结果，对优秀供应商给予优先合作机会，对不合格供应商进行淘汰或整改。第十二条供应商动态管理1.跟踪供应商的经营状况和市场表现，及时调整供应商名录。2.对于出现质量问题、交货延迟、信誉不佳等情况的供应商，采购管理部门应及时采取措施，如暂停合作、限期整改等。第五章采购方式第十三条询价采购1.询价采购适用于采购金额较小、市场货源充足、价格比较透明的物资或服务。2.采购管理部门应向至少三家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价。3.对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商成交。第十四条竞争性谈判采购1.竞争性谈判采购适用于采购物资或服务的技术规格复杂、有特殊要求，或采购金额较大、市场竞争不充分的情况。2.采购管理部门应成立谈判小组，与不少于三家供应商进行谈判。3.谈判小组应根据谈判情况，要求供应商进行二次报价或最终报价，综合考虑价格、质量、服务等因素，确定成交供应商。第十五条单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式的，采购管理部门应组织相关部门进行论证，并报公司领导审批。3.与单一供应商进行谈判，确定采购价格和合同条款。第十六条框架协议采购1.框架协议采购适用于公司内部需求较为稳定、采购数量较大的物资或服务。2.采购管理部门通过招标、竞争性谈判等方式确定框架协议供应商和采购价格、交货期、质量标准等框架协议条款。3.使用部门在框架协议有效期内，根据实际需求向框架协议供应商发出订单，采购管理部门负责协调供应商供货。第六章采购程序第十七条采购申请使用部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预算金额、需求时间等内容，并经本部门负责人审核签字后提交采购管理部门。第十八条采购审批采购管理部门收到采购申请表后，对采购需求的合理性、合规性进行审核。对于金额较大或重要的采购项目，应报公司领导审批。第十九条采购实施1.根据采购审批结果，采购管理部门按照选定的采购方式组织实施采购活动。2.询价采购：采购管理部门向供应商发出询价函，供应商报价后，采购管理部门对报价进行比较和分析，确定成交供应商，并签订采购合同。3.竞争性谈判采购：采购管理部门成立谈判小组，与供应商进行谈判，谈判过程中应做好记录。谈判结束后，确定成交供应商，签订采购合同。4.单一来源采购：采购管理部门组织相关部门进行论证，报公司领导审批后，与单一供应商进行谈判，签订采购合同。5.框架协议采购：采购管理部门通过招标、竞争性谈判等方式确定框架协议供应商和框架协议条款，使用部门在框架协议有效期内根据实际需求向框架协议供应商发出订单，采购管理部门负责协调供应商供货，并签订采购合同。第二十条合同签订采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同经双方签字盖章后生效。第二十一条采购验收1.使用部门负责采购物资或服务的验收工作。2.验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物资或服务的数量、质量、规格等进行检验。3.验收合格后，验收人员应填写验收报告，并签字确认。如验收不合格，应及时通知采购管理部门与供应商协商解决。第二十二条付款结算1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请。2.采购款项的支付应按照合同约定的付款方式和时间进行。3.采购管理部门应及时跟踪采购合同的执行情况，协调解决付款过程中出现的问题。第七章监督与检查第二十三条内部监督1.审计部门定期对非招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的合理性、采购合同的执行情况等。2.采购管理部门应建立健全采购档案管理制度，妥善保存采购活动的相关文件和资料，接受内部监督检查。第二十四条投诉处理1.任何单位和个人对非招标采购活动中的违规行为有权向采购管理部门或公司领导投诉。2.采购管理部门收到投诉后，应及时进行调查核实，并将处理结果反馈给投诉人。