办公室档案管理制度

办公室档案管理制度1.目的为加强办公室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司办公室及各部门在工作中形成的各类档案的管理。3.档案定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责1.办公室档案管理部门职责负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。集中统一管理公司各类档案，包括收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等工作。建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案查询利用。负责档案的安全保管，采取必要的防护措施，确保档案不受损坏、丢失和泄密。定期对档案进行鉴定，根据国家有关规定和公司实际情况，确定档案的保管期限，对已过保管期限的档案提出处置意见。组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。负责向公司内部各部门提供档案查阅、借阅等服务，对档案利用情况进行登记和统计。对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案管理业务培训。2.各部门档案管理职责各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门在工作中形成的各类档案进行分类整理，确保档案资料的完整、准确。定期将整理好的档案移交办公室档案管理部门集中保管，并办理交接手续。在档案管理部门的指导下，做好本部门档案的日常管理和利用工作。三、档案的收集与整理1.收集范围公司各类文件，包括上级来文、公司发文、内部请示与批复、会议纪要、工作计划与总结等。公司各类业务活动资料，如合同协议、招投标文件、项目方案、业务报表等。公司各类会议资料，包括会议通知、议程、报告、决议、记录等。公司各类人事档案，如员工入职登记表、劳动合同、培训记录、绩效考核资料、薪酬福利档案等。公司各类财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。公司各类证照档案，如营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书等。公司各类声像档案，如照片、录音、录像等。其他具有保存价值的文件资料。2.收集要求各部门应明确档案收集责任人，确保档案收集工作的及时、准确。档案收集责任人应定期对本部门产生的文件资料进行清理，按照档案分类标准进行分类整理，剔除无关的资料，确保档案的完整性。对于重要文件资料，应在形成后及时收集，不得积压或丢失。档案收集过程中，应注意文件资料的原始性和真实性，不得擅自修改、伪造或销毁档案。3.整理原则遵循文件资料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。按照档案的种类、时间、来源等因素进行分类，便于管理和查找。分类应科学合理，层次分明，便于档案的整理、编目和保管。每份档案应保持其完整性，不得随意拆分或合并。4.整理方法分类：按照档案的性质和内容，将档案分为行政管理类、业务管理类、人事管理类、财务管理类、证照管理类、声像管理类等类别。每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。编号：为每份档案编制唯一的档案编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。档案编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。编目：对每份档案进行编目，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，确保目录准确、完整。装订：对纸张规格不一致、破损或散装的档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的分类与编号1.分类标准行政管理类：包括公司行政事务管理中形成的各类文件、资料，如行政公文、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、行政事务处理记录等。业务管理类：涵盖公司各项业务活动中产生的文件、资料，如合同协议、业务报表、项目文档、市场调研资料、业务审批文件等。人事管理类：涉及公司人力资源管理方面的文件、资料，如员工档案、招聘录用资料、培训记录、绩效考核档案、薪酬福利档案、人事任免文件等。财务管理类：包含公司财务工作中形成的各类凭证、账簿、报表、审计报告、财务制度等文件资料。证照管理类：主要是公司各类证照的申请、审批、变更、年检等相关文件资料，以及证照原件。声像管理类：包括公司在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。2.编号规则档案编号采用"年度+类别代码+顺序号"的结构。年度：用四位数字表示档案形成的年份，如"2023"。类别代码：按照档案分类标准，为每个类别设定一个两位字母代码。行政管理类为"XG"，业务管理类为"YW"，人事管理类为"RS"，财务管理类为"CW"，证照管理类为"ZZ"，声像管理类为"SX"。顺序号：为每个类别下的档案按照形成时间顺序依次编制三位数字顺序号，从"001"开始。例如，2023年形成的第一份行政管理类档案编号为"2023XG001"。五、档案的保管1.保管场所办公室应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度测量设备等设施。2.保管方式档案应按照分类和编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。对于纸质档案，应采用档案盒或档案夹进行装订和保管，档案盒或档案夹应标明档案类别、编号、题名等信息。对于电子档案，应进行备份存储，并建立电子档案数据库，按照档案分类进行存储管理，确保电子档案的安全和完整。对于声像档案，应根据其载体形式进行分类保管，如照片可冲印成册或制作电子相册，录音、录像资料可刻录成光盘或存储在电子设备中，并注明相关信息。3.保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。如公司成立、合并、分立、改制等重大事项的文件资料，公司年度财务决算报告，公司重要合同协议等。长期保管：对公司在一定时期内有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。如公司年度工作计划与总结，公司中期财务报表，公司一般性合同协议等。短期保管：对公司在较短时间内有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。如公司临时性文件，一般性业务报表等。档案保管期限的确定，应根据国家有关规定和公司实际情况进行综合判断，并在档案整理时予以明确标注。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定工作办公室档案管理部门应定期对档案进行鉴定，一般每五年进行一次全面鉴定。鉴定工作应组成由档案管理部门人员、相关业务部门人员和公司分管领导参加的鉴定小组，对档案进行逐卷审查。鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行综合评估，确定档案的存毁。对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、来源、保管期限等信息。2.销毁程序《档案销毁清册》经鉴定小组审核通过后，报公司分管领导批准。批准后的《档案销毁清册》由档案管理部门组织实施销毁。档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。档案销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和合规性。档案销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案的查阅与借阅1.查阅规定公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、编号、题名、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到办公室档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门工作人员应根据《档案查阅申请表》，为查阅人员提供相应的档案，并在档案查阅登记本上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。查阅档案时，查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门工作人员同意，并在其监督下进行。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。2.借阅规定公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和办公室档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅档案时，档案管理部门工作人员应向借阅人员详细说明档案的保管要求和注意事项，并提供必要的保护措施。借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播或泄露档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应的赔偿责任。借阅人员借阅期满后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理部门工作人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时与借阅人员沟通解决。八、档案的统计与移交1.统计工作档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析。档案统计内容包括档案数量、类别、保管期限、查阅利用情况等。档案统计报表应及时、准确、完整，统计数据应真实可靠。档案管理部门应定期向上级主管部门和公司领导报送档案统计报表。2.移交工作各部门应按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的档案移交办公室档案管理部门集中保管。档案移交时，移交部门应编制《档案移交清册》，详细记录档案的类别、编号、题名、日期、数量等信息，并与档案管理部门办理交接手续。档案管理部门应对移交的档案进行核对验收，如发现问题，应及时与移交部门沟通解决。验收合格后，双方在《档案移交清册》上签字确认。九、档案信息化管理1.信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平。建立档案信息数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。推进档案数字化加工，将重要档案资料进行数字化处理，实现电子档案与纸质档案的同步管理。2.数字化加工流程档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。图像处理：对扫描图像进行去噪、去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。数据挂接：将处理后的图像数据与档案目录信息进行挂接，建立电子档案数据库。数据存储：将电子档案数据存储在安全可靠的存储设备中，