办公室物品管理制度

办公室物品管理制度1.目的为加强公司办公室物品的管理，规范物品的采购、使用、保管及处置等行为，合理控制费用支出，提高物品使用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构办公室内所有办公设备、办公用品、低值易耗品等物品的管理。3.管理原则统一管理原则：办公室物品由公司行政部门统一采购、调配和管理。合理配置原则：根据工作需要，合理配置各类物品，避免浪费。节约使用原则：倡导员工节约使用物品，降低消耗，延长物品使用寿命。责任到人原则：明确物品使用人员的责任，确保物品妥善保管和正常使用。二、物品分类及定义1.办公设备指用于办公的各类设备，如电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪、碎纸机等。2.办公用品包括书写工具（如钢笔、圆珠笔、铅笔等）、纸制品（如打印纸、复印纸、便签纸等）、文件夹、档案袋、订书机、胶水、计算器、电话机等。3.低值易耗品价值相对较低、使用期限较短的物品，如墨盒、硒鼓、打印色带、笔记本、电池、鼠标、键盘、U盘等。4.其他物品如绿植、清洁用品（如拖把、扫帚、清洁剂等）、饮用水、一次性纸杯等。三、采购管理1.采购计划制定各部门应于每月[具体日期]前，将次月所需办公设备、办公用品及低值易耗品的采购计划报行政部门。采购计划应详细列出物品名称、规格、数量、预计使用时间等信息。行政部门根据各部门的采购计划，结合库存情况，汇总编制公司月度采购计划。对于临时急需的物品，相关部门可填写《临时物品采购申请表》，经部门负责人审批后交行政部门采购。2.采购流程行政部门根据采购计划或申请表，选择合格的供应商进行询价、比价、议价。在确定供应商及采购价格后，填写《采购订单》，经行政部门负责人审核、分管领导审批后，向供应商下达采购订单。对于金额较大的办公设备采购，应进行招标采购。行政部门负责制定招标方案，组织相关部门人员组成评标小组，对投标供应商进行综合评审，确定中标供应商。采购人员应按照采购订单要求，跟踪采购进度，确保物品按时、按质、按量到货。物品到货后，采购人员应及时通知仓库管理人员进行验收。3.验收仓库管理人员应根据采购订单及相关标准，对到货物品的数量、规格、型号、质量等进行验收。对于办公设备，应进行开机调试，确保设备正常运行。验收合格的物品，仓库管理人员应在《采购验收单》上签字确认，并办理入库手续。对于验收不合格的物品，采购人员应及时与供应商沟通协商，要求供应商退换货或采取其他补救措施。4.付款采购物品经验收合格且发票收到后，采购人员应填写《付款申请单》，附上采购订单、采购验收单、发票等相关凭证，按照公司财务审批流程进行审批。财务部门根据审批后的《付款申请单》，及时安排付款。对于预付款项，应在合同中明确付款方式、付款比例及付款时间等条款，并严格按照合同执行。四、库存管理1.仓库设置公司设立专门的仓库，用于存放各类办公物品。仓库应保持整洁、通风良好，物品应分类存放，标识清晰。2.入库管理物品到货后，仓库管理人员应根据采购验收单，对物品进行核对、清点，无误后办理入库手续。入库物品应及时登记入账，建立库存台账。库存台账应详细记录物品的名称、规格、型号、数量、入库时间、保质期（如有）、存放位置等信息。3.出库管理各部门因工作需要领用物品时，应填写《物品领用申请表》，注明物品名称、规格、数量、用途等信息，经部门负责人审批后到仓库领取。仓库管理人员根据审批后的《物品领用申请表》，按照先进先出的原则发放物品，并在库存台账上记录出库时间、领用人等信息。对于贵重物品或限量领用的物品，应实行审批限量领用制度。领用人需填写详细的领用原因及使用计划，经相关领导审批后方可领用。4.库存盘点仓库管理人员应定期对库存物品进行盘点，确保账实相符。每月末应对库存物品进行一次小盘点，每季度末进行一次大盘点。盘点结束后，仓库管理人员应编制《库存盘点表》，详细记录盘点结果。如发现账实不符，应及时查明原因，并填写《盘盈盘亏报告表》，经行政部门负责人审核、分管领导审批后进行处理。对于盘盈的物品，应及时调整库存台账；对于盘亏的物品，应根据具体情况追究相关人员的责任，并进行相应的账务处理。五、使用与保管1.使用规范员工应按照物品的使用说明正确使用各类办公设备和办公用品，不得擅自更改设备设置或拆卸零部件。节约使用办公用品，如双面打印、复印，合理使用纸张、墨盒、硒鼓等耗材。对于可重复使用的物品，如文件夹、档案袋等，应妥善保管，避免浪费。员工离职时，应将所领用的办公设备、办公用品及低值易耗品等交回仓库，办理交接手续。如有损坏或丢失，应照价赔偿。2.保管责任各部门负责人为本部门办公物品保管的第一责任人，应督促本部门员工妥善保管办公物品，防止损坏、丢失。办公设备的使用人员应负责设备的日常清洁、保养和维护，定期检查设备运行情况，发现问题及时报告行政部门维修。办公用品和低值易耗品应存放在干燥、通风的地方，避免受潮、变质。对于有保质期要求的物品，应在保质期内使用。六、维修与报废管理1.维修管理办公设备出现故障时，使用人员应及时填写《设备维修申请表》，注明设备名称、型号、故障现象等信息，提交行政部门。行政部门接到维修申请后，应安排专业维修人员进行维修。对于无法现场修复的设备，可联系设备供应商或专业维修公司进行维修。维修人员维修完毕后，应填写《设备维修记录单》，记录维修情况及更换的零部件等信息。使用人员应对维修后的设备进行试用，确认设备正常运行后在《设备维修记录单》上签字验收。维修费用由行政部门根据维修发票及相关审批流程进行报销。对于维修费用较高的设备，应进行维修成本分析，评估是否有必要进行维修或更换新设备。2.报废管理办公设备和办公用品等因损坏无法修复、已过使用期限或因其他原因不再使用时，使用部门应填写《物品报废申请表》，注明物品名称、规格、型号、购置时间、报废原因等信息，提交行政部门。行政部门组织相关人员对申请报废的物品进行鉴定，确认符合报废条件后，填写《物品报废审批表》，经行政部门负责人审核、分管领导审批后进行报废处理。对于已报废的物品，仓库管理人员应及时清理出库，并在库存台账上进行核销。报废物品应集中存放，定期进行统一处理，如变卖、捐赠等，处理收入应上缴公司财务。七、监督与检查1.行政部门应定期对办公室物品的采购、使用、保管及处置等情况进行检查，确保各项制度的有效执行。2.对于违反本制度的行为，行政部门应及时进行纠正，并视情节轻重给