公司发票管理制度

公司发票管理制度1.目的为加强公司发票管理，规范发票开具、取得、使用、保管等行为，有效防范税务风险，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门在生产经营活动中涉及发票的各类事项。3.职责分工财务部门负责制定和完善发票管理制度，并组织实施。负责发票的购买、保管、开具、核销及税务申报等工作。指导、监督其他部门正确取得和使用发票，对发票使用情况进行定期检查和分析。配合税务机关的发票检查工作，提供相关资料和信息。业务部门负责本部门业务活动中发票的申请、取得、传递及保管等工作。按照发票管理规定，确保取得真实、合法、有效的发票，并及时传递给财务部门。对本部门发票使用情况进行自查，发现问题及时整改，并向财务部门报告。行政部门负责公司发票专用章的保管和使用，按照财务部门要求进行盖章操作。协助财务部门做好发票管理的其他相关工作。二、发票的种类及适用范围1.发票种类增值税专用发票：适用于公司作为增值税一般纳税人，销售货物、提供应税劳务或应税服务时开具给购买方，购买方可以凭此发票抵扣进项税额。增值税普通发票：包括折叠票、卷票和电子普通发票。适用于公司销售货物、提供应税劳务或应税服务时开具给不能抵扣进项税额的购买方，以及公司发生的一些增值税应税行为但按规定不得开具增值税专用发票的情况。机动车销售统一发票：适用于公司销售机动车时开具。通用机打发票：适用于部分特定行业或业务，如未纳入增值税发票管理新系统的小规模纳税人经营活动等。2.适用范围增值税专用发票：当客户为增值税一般纳税人，且有抵扣进项税额需求时，应开具增值税专用发票。具体业务包括但不限于公司销售产品、提供加工修理修配劳务、提供适用增值税税率的应税服务等。增值税普通发票：对于客户为小规模纳税人、个人或不需要抵扣进项税额的一般纳税人，以及公司发生的按规定不得开具专用发票的业务，如销售免税货物、销售给消费者个人的货物等，应开具增值税普通发票。机动车销售统一发票：在公司从事机动车销售业务时使用。通用机打发票：按照相关行业规定和税务机关要求，在适用的特定业务场景下使用。三、发票的开具1.开具原则发票开具应按照实际销售情况如实开具，不得根据购买方要求填开与实际交易不符的内容。开具发票的单位和个人必须在发生经营业务确认营业收入时开具发票。未发生经营业务一律不准开具发票。发票应按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。2.开具流程申请开票：业务部门在发生销售业务后，根据实际交易情况填写《开票申请表》，详细注明客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息，并提交给财务部门。审核：财务部门收到《开票申请表》后，对申请内容进行审核，重点审核开票信息的准确性、完整性，以及业务的真实性和合规性。审核无误后，在系统中进行开票操作。开具发票：财务人员根据审核后的信息，通过增值税发票管理新系统或其他开票软件开具发票。开具完成后，在发票联和抵扣联加盖发票专用章，并将发票联交给业务部门。发票交付：业务部门负责将发票及时、准确地交付给客户。如采用邮寄方式，应选择具有资质的快递公司，并妥善保管快递单号等相关凭证；如采用现场交付，应要求客户在发票签收单上签字确认。3.特殊情况处理发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让的，应开具红字发票。开具红字发票的流程如下：由业务部门提交《开具红字发票申请单》，详细说明开具红字发票的原因、对应蓝字发票的信息等，并经相关负责人审批。财务部门审核通过后，在增值税发票管理新系统中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》（对于增值税普通发票，在开票软件中直接开具红字发票）。销售方凭税务机关系统校验通过的《开具红字增值税专用发票信息表》开具红字专用发票，在新系统中以销项负数开具。红字专用发票应与《开具红字增值税专用发票信息表》一一对应。客户要求变更发票开具信息的，业务部门应及时通知财务部门。财务部门审核同意后，收回原发票（如已开具），并按照新的信息重新开具发票。四、发票的取得1.取得原则公司在购买货物、接受应税劳务或应税服务时，应向销售方取得合法有效的发票。取得的发票应符合国家税收法律法规和发票管理规定的要求。取得发票时，应确保发票上的开票方信息、购买方信息、货物或应税劳务、服务名称、金额、税额、发票专用章等内容齐全、清晰，与实际交易相符。2.取得流程业务经办：业务部门在发生采购业务或接受服务时，应主动向销售方索取发票。业务经办人员应在取得发票后，对发票的基本信息进行初步核对，确保发票内容完整、准确。审核传递：业务经办人员将取得的发票及时传递给财务部门。财务部门对发票进行严格审核，审核内容包括发票的真实性、合法性、有效性、完整性等。审核无误后，在发票上加盖"发票已审核"章，并按照财务核算要求进行账务处理。发票保管：财务部门按照发票类别、开票日期等进行分类整理，妥善保管发票存根联及相关抵扣凭证，以备税务机关检查和公司内部审计等使用。3.不符合规定发票的处理对于取得的不符合规定的发票，如发票内容不完整、字迹模糊、未加盖发票专用章等，财务部门应要求销售方重新开具。如销售方拒绝重新开具，财务部门有权拒绝接收该发票，并将情况及时反馈给业务部门，由业务部门与销售方协商解决。对于取得的虚假发票或其他违法违规发票，财务部门不得作为财务报销凭证，并应及时向公司管理层报告。公司应采取措施追究相关责任人的责任，如涉及违法犯罪行为，应及时向公安机关报案。五、发票的使用1.使用范围公司取得的发票仅限在本公司生产经营活动中按照规定用途使用，不得转借、转让、代开发票，不得虚开发票，不得自行扩大专业发票使用范围。2.发票使用登记财务部门应建立发票使用登记制度，对发票的购买、开具、取得、作废、红字发票开具等情况进行详细登记。登记内容包括发票种类、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、金额、税额、业务内容等。发票使用登记台账应定期进行核对和清理，确保账实相符。3.发票粘贴要求报销发票时，应按照公司财务报销制度的要求进行粘贴。发票应粘贴在费用报销单或记账凭证的背面，粘贴应整齐、牢固，不得使用订书钉、回形针等固定。发票较多时，可按照发票类别、金额大小等顺序排列粘贴，并在粘贴单上注明发票张数和合计金额。六、发票的保管1.保管责任财务部门负责公司发票的保管工作，指定专人负责发票的日常管理。发票保管人员应具备责任心，熟悉发票管理规定，确保发票的安全存放。发票保管人员不得擅自离岗，因特殊原因临时离岗时，应将发票交由其他经授权的人员代为保管，并办理交接手续。2.保管场所及设施发票应存放在安全、干燥、通风的专用场所，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设施。发票保管场所应设置专门的保险柜或文件柜，用于存放发票存根联、抵扣联及其他相关发票资料。3.保管期限发票存根联和发票登记簿应保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。已开具的发票记账联及相关原始凭证应按照会计档案管理规定进行保管，保管期限为30年。4.发票盘点财务部门应定期对发票进行盘点，确保发票账实相符。盘点周期为每月一次，盘点结果应形成书面报告，如发现账实不符情况，应及时查明原因并进行处理。在年度终了时，应对全年发票保管情况进行全面清查，编制发票保管情况报告，总结经验教训，提出改进措施。七、发票的检查与监督1.内部检查财务部门应定期对公司发票管理情况进行内部检查，检查内容包括发票的开具、取得、使用、保管等环节是否符合规定，发票使用登记台账是否准确、完整等。内部检查可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式进行。定期检查每年至少进行一次，不定期抽查根据实际情况适时开展。检查结束后，应形成检查报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.税务机关检查配合公司应积极配合税务机关的发票检查工作，如实提供发票存根联、发票登记簿、记账凭证、相关合同协议等资料，不得拒绝、隐瞒。对于税务机关提出的整改要求，公司应及时组织整改，并将整改情况反馈给税务机关。3.责任追究对于违反发票管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。对直接责任人，可给予警