公司档案管理制度实施细则

公司档案管理制度实施细则1.目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本实施细则。2.适用范围本细则适用于公司总部及各分支机构的档案管理工作。3.档案定义本细则所指档案是公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。二、档案管理机构及职责1.档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责统筹公司档案管理工作，对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。按照规定的程序和要求，为公司内部和外部提供档案查阅、借阅服务。参与档案信息化建设，推动档案管理的数字化、网络化。3.各部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，定期向档案管理部门移交。协助档案管理部门开展档案管理相关工作，如档案清查、借阅登记等。三、档案的收集与整理1.收集范围公司对外签订的各类合同、协议。公司内部发布的文件、通知、报告、决议等。公司的工作计划、总结、统计报表等。公司的工程图纸、技术资料、产品说明书等。公司的会议记录、纪要、提案等。公司的财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。公司的人事档案，包括员工简历、考核记录、培训资料等。公司的照片、音像资料等具有保存价值的资料。2.收集要求各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，不得遗漏。收集的档案材料应真实、准确、完整，不得擅自修改、伪造。对收集的档案材料应进行初步整理，确保其整洁、规范。3.整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。分类科学、编号规范、排列有序。4.整理方法按照档案的类别进行分类，如文书档案、合同档案、财务档案等。对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。将档案材料按照编号顺序进行排列，并编制目录。对重要的档案材料应进行装订、编页等处理，确保其牢固、整齐。四、档案的归档与保管1.归档时间文书档案应在次年上半年完成归档。合同档案应在合同履行完毕后一个月内完成归档。财务档案应按照国家有关财务档案管理规定的时间进行归档。人事档案应随时形成随时归档。2.归档流程各部门兼职档案员将整理好的档案材料移交至档案管理部门。档案管理部门对移交的档案材料进行审核，审核合格后办理归档手续。档案管理部门将归档的档案材料按照分类编号顺序进行存放。3.保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括公司的重要文件、合同、财务报表等。长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括公司的一般性文件、合同等。短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括公司的临时性文件、报表等。4.保管要求档案管理部门应设置专门的档案库房，确保档案库房安全、整洁、通风良好。档案库房应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。对电子档案应进行备份，并存储在不同的介质上，确保电子档案的安全。定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理。五、档案的利用1.查阅权限公司内部人员查阅档案应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。涉及公司机密的档案，查阅人应经公司分管领导批准。外部单位查阅档案应持单位介绍信，经公司总经理批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。2.借阅手续公司内部人员借阅档案应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。3.利用登记档案管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容、借阅期限等，以便跟踪档案的流向和利用情况。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。2.鉴定标准根据档案的保管期限和实际价值，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核通过后，予以销毁。3.销毁程序档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。《档案销毁清册》经公司分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。销毁完毕后，监销人应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。七、档案信息化管理1.信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.数据录入与维护档案管理部门负责将纸质档案扫描录入档案管理信息系统，确保录入数据的准确、完整。定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性。3.系统安全与保密加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。对