公司档案管理制度99346

公司档案管理制度993461.目的为了加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的档案管理工作。3.档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善公司档案管理制度，并监督执行。集中统一管理公司各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。组织档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查。2.各部门兼职档案员职责负责本部门文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。对本部门归档的文件材料的完整性、准确性和系统性负责。定期将本部门整理好的档案移交公司档案管理部门。协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的收集与整理1.收集范围公司设立、变更、终止过程中形成的各类文件，包括公司章程、营业执照、组织机构代码证等相关文件。公司各项会议形成的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议等。公司业务活动中产生的文件，如合同、协议、订单、报价单、客户资料等。公司行政管理工作中形成的文件，如工作计划、总结、请示、批复、规章制度等。公司财务工作中产生的文件，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。公司人事管理工作中形成的文件，如员工档案、招聘资料、培训记录、考核结果等。公司技术研发工作中形成的文件，如项目立项报告、技术方案、实验数据、专利申请文件等。公司对外宣传、公关活动中形成的文件，如宣传资料、新闻稿件、活动照片、视频等。其他具有保存价值的文件材料。2.收集要求各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。收集的文件材料应真实、准确、清晰，签字盖章手续齐全。对于重要文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。符合国家有关档案整理的标准和规范。4.整理方法按照文件材料的类别、年度、保管期限等进行分类。对每份文件材料进行编号、编目，填写卷内文件目录。将文件材料装订成册，填写卷皮，编制案卷目录。四、档案的鉴定与保管期限1.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成，负责对公司档案进行鉴定。2.鉴定标准根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，确定档案的保管期限。对档案的价值进行评估，主要考虑档案的重要性、历史意义、利用频率等因素。3.保管期限划分永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。定期保管：分为30年、10年两种。凡是在一定时期内对公司工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。4.鉴定程序档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，列出清单，提交档案鉴定小组鉴定。档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。对拟销毁的档案，编制销毁清册，经公司主管领导批准后销毁。五、档案的保管1.保管场所公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度适宜，确保档案的安全保管。2.保管要求按照档案的类别、保管期限、年度等进行分类存放，便于查找和管理。建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管等情况进行详细记录。定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的完整、安全。对电子档案应进行备份，存储在不同的介质上，并定期进行数据维护，防止数据丢失。六、档案的统计1.统计内容档案的数量、种类、保管期限等基本情况。档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等工作情况。2.统计方法档案管理部门定期对档案进行统计，填写档案统计报表。统计数据应准确、及时，如实反映档案管理工作的实际情况。3.统计分析对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作的经验和不足，为改进档案管理工作提供依据。七、档案的利用1.利用原则严格遵守国家有关档案利用的法律法规和公司的保密制度，确保档案信息的安全。本着方便利用、提高效率的原则，为公司各项工作提供服务。2.利用范围公司内部各部门因工作需要查阅档案。外单位因工作关系，经公司领导批准查阅档案。3.利用手续公司内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经本部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，填写档案查阅申请表，经公司主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并办理相关手续。4.利用登记档案管理部门对档案查阅情况进行详细登记，记录查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、批准人等信息。档案查阅登记应长期保存，以备查考。八、档案的保密1.保密制度加强档案保密教育，提高员工的保密意识。对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要档案，实行专人专管，严格保密。严格控制档案的查阅范围，未经批准，不得擅自扩大查阅范围。严禁在非保密场所谈论、传播档案内容。2.保密措施对档案库房、档案柜等采取必要的保密措施，如安装门禁系统、加密存储等。对电子档案设置访问权限，防止信息泄露。对接触重要档案的人员签订保密协议，明确保密责任。九、档案的移交与销毁1.移交公司各部门在工作结束后，应及时将整理好的档案移交公司档案管理部门。档案管理部门接收档案时，应认真核对档案的数量、质量等情况，办理交接手续。对接收的档案，档案管理部门应及时进行整理、上架，确保档案的有序管理。2.销毁对保管期满且无保存价值的档案，经档案鉴定小组鉴定，编制销毁清册，报公司主管领导批准后销毁。档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并在销毁清册上签字确认。销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息