公司用车及油费管理制度

公司用车及油费管理制度1.目的为加强公司车辆管理，合理安排车辆使用，降低车辆使用成本，提高车辆使用效率，特制定本制度。本制度旨在规范公司用车行为，确保车辆安全、高效运行，同时有效控制油费支出，保障公司正常业务开展。2.适用范围本制度适用于公司所有车辆，包括公司购置的各类公务用车以及因业务需要临时租用的车辆。公司员工在使用公司车辆及涉及油费报销等相关事宜时，均应遵守本制度。3.基本原则统一管理原则：公司车辆由行政部门统一管理调度，确保车辆资源的合理配置和有效利用。安全第一原则：驾驶员必须严格遵守交通法规，确保行车安全。定期对车辆进行维护保养，保证车辆处于良好的运行状态。成本控制原则：合理安排车辆使用，提高车辆使用效率，降低车辆使用成本，包括燃油费、维修保养费、保险费等各项费用。二、车辆管理1.车辆档案建立行政部门负责建立公司车辆档案，详细记录每辆车的车型、车牌号、购置时间、购置价格、保险信息、维修保养记录、油耗情况等。车辆档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。2.车辆调度行政部门根据公司业务需求和车辆使用情况，负责统一调度车辆。各部门如有用车需求，应提前填写《用车申请表》，注明用车时间、地点、事由、乘车人数等信息，提交至行政部门。行政部门接到《用车申请表》后，根据车辆的availability（可用性）和任务的紧急程度，合理安排车辆，并及时通知申请人。如遇特殊情况无法安排申请车辆，应及时向申请人说明原因，并协助其寻找其他解决方案。对于紧急公务用车，申请人可通过电话等方式向行政部门提出申请，行政部门应在第一时间进行车辆调度，并在事后及时补办《用车申请表》手续。3.车辆使用登记驾驶员每次出车前和收车后，应如实填写《车辆使用登记表》，记录出车时间、地点、事由、里程数、油耗等信息。《车辆使用登记表》应妥善保管，作为车辆使用情况统计和费用核算的依据。4.车辆维修与保养驾驶员应定期对车辆进行日常检查，如发现车辆存在故障或安全隐患，应及时报告行政部门。行政部门根据车辆实际情况，安排车辆到指定的维修保养点进行维修保养。车辆维修保养前，驾驶员应填写《车辆维修保养申请表》，注明维修保养项目、预计费用等信息，提交至行政部门审核。行政部门审核通过后，方可安排维修保养。维修保养过程中，驾驶员应监督维修保养质量，确保维修保养符合要求。车辆维修保养费用由行政部门统一结算。维修保养完成后，维修保养点应提供详细的维修保养清单和发票，行政部门审核无误后，按照公司财务制度进行报销。5.车辆保险管理行政部门负责办理公司车辆的保险手续，根据车辆使用情况和风险评估，选择合适的保险险种和保险公司。车辆保险到期前，行政部门应提前办理续保手续，确保车辆保险的连续性。三、驾驶员管理1.驾驶员任职资格驾驶员应具备合法有效的驾驶证，准驾车型与所驾驶车辆相符。驾驶员应具有三年以上安全驾驶经验，无重大交通事故记录。驾驶员应品行端正，遵守职业道德，具备良好的服务意识和责任心。2.驾驶员培训与教育行政部门定期组织驾驶员参加交通安全培训和业务培训，提高驾驶员的安全意识和驾驶技能。培训内容包括交通法规、安全驾驶知识、车辆维护保养知识等。驾驶员应积极参加公司组织的各项培训活动，不断提高自身素质和业务水平。同时，驾驶员应关注行业动态和新技术发展，不断学习和掌握新的驾驶技能和车辆知识。3.驾驶员岗位职责驾驶员应严格遵守交通法规，确保行车安全。出车前，应对车辆进行全面检查，确保车辆性能良好；行车途中，应集中精力，谨慎驾驶，遵守交通信号和交通规则；收车后，应对车辆进行清洁和保养，确保车辆整洁和安全。驾驶员应按照行政部门的调度安排，准时出车，将乘客安全送达目的地。不得擅自改变行车路线或无故延误出车时间。如遇特殊情况需要变更行车路线或调整出车时间，应提前向行政部门报告。驾驶员应爱护车辆，定期对车辆进行维护保养，及时发现和排除车辆故障。不得私自将车辆借给他人使用，不得利用公司车辆从事与工作无关的活动。驾驶员应协助乘车人员做好相关工作，如开关车门、搬运行李等。在行车过程中，应保持车内整洁，为乘车人员提供良好的乘车环境。驾驶员应认真填写《车辆使用登记表》和《车辆维修保养申请表》，如实记录车辆使用情况和维修保养信息。每月末，驾驶员应将本月的车辆使用情况和费用报销情况提交至行政部门审核。四、油费管理1.加油卡管理公司统一办理加油卡，加油卡由行政部门指定专人保管。加油卡应设置密码，并严格保密。驾驶员在使用加油卡加油前，应向行政部门报备加油时间、地点、预计加油金额等信息。行政部门审核通过后，驾驶员方可前往指定加油站使用加油卡加油。加油卡充值由行政部门统一办理，充值金额应根据公司车辆使用情况和油费预算进行合理安排。加油卡充值后，行政部门应及时更新加油卡余额信息，并做好记录。2.油耗统计与分析行政部门每月对公司车辆的油耗情况进行统计分析，计算每辆车的百公里油耗，并与车辆的油耗标准进行对比。如发现油耗异常，应及时查找原因，并采取相应的措施进行调整。车辆油耗统计数据以《车辆使用登记表》和加油记录为依据，由行政部门专人负责收集、整理和分析。分析结果应形成报告，上报公司领导，并反馈给相关部门和驾驶员。3.油费报销管理驾驶员凭加油发票和《车辆使用登记表》到行政部门办理油费报销手续。行政部门审核加油发票的真实性、合法性和有效性，以及《车辆使用登记表》记录的出车时间、地点、里程数等信息与加油发票的一致性。审核无误后，按照公司财务制度进行报销。对于超出油耗标准的车辆，行政部门应查明原因，并要求驾驶员做出书面说明。如因驾驶员个人原因导致油耗超标，公司将视情节轻重给予相应的处罚。严禁驾驶员虚报油费或使用虚假加油发票报销。一经发现，公司将严肃处理，并追回虚报的油费；情节严重的，将依法追究其法律责任。五、费用核算与控制1.车辆费用核算行政部门每月对公司车辆的各项费用进行核算，包括燃油费、维修保养费、保险费、路桥费、停车费等。核算结果应形成报表，上报公司领导，并抄送财务部门。2.费用控制措施行政部门根据公司车辆使用情况和费用预算，制定合理的车辆费用控制指标，并将指标分解到每辆车和每个驾驶员。定期对车辆费用支出情况进行监控和分析，及时发现和解决费用超支问题。加强车辆维修保养管理，严格控制维修保养费用。对于一般性维修保养，应选择性价比高的维修保养点进行维修；对于重大维修项目，应进行招标或询价，确保维修费用合理。优化车辆调度安排，提高车辆使用效率，减少不必要的出车次数和里程数。鼓励员工拼车出行，降低车辆使用成本。加强对驾驶员的教育和管理，提高驾驶员的节约意识，避免不必要的浪费。如发现驾驶员存在浪费行为，公司将给予相应的处罚。六、违规处理1.驾驶员违规处理驾驶员如有违反交通法规、操作规程或本制度规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、扣发绩效奖金、暂停驾驶资格、解除劳动合同等。因驾驶员违规行为导致交通事故或车辆损坏的，驾驶员应承担相应的责任。如造成经济损失，驾驶员应按照公司规定进行赔偿。2.其他违规处理对于未经行政部门批准擅自使用公司车辆的行为，公司将对当事人进行批评教育，并按照规定收取相应的车辆使用费用。如造成车辆损坏或其他损失，当事人应承担全部赔偿责任。对于虚报油费、使用虚假加油发票报销等违规行为，公司将追回虚报的油费，并对当事人进行严肃处理。情节严重的，将依法追究其法律责任。七、