物业管理公司档案管理制度

物业管理公司档案管理制度（一）目的为加强物业管理公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司运营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于物业管理公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项工作的实际情况。3.保密性原则：严格遵守保密规定，确保档案信息不被泄露。4.便于利用原则：档案的整理、分类应便于查找和利用。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部门1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司各类档案，包括文书档案、人事档案、财务档案、工程档案、客户档案等。3.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。4.负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等工作。5.定期对档案进行鉴定和销毁。（二）各部门1.负责本部门工作中形成的各类文件材料的收集、整理和初步归档，并定期移交综合管理部门。2.配合综合管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。3.按照档案管理要求，做好本部门档案的日常保管和安全保密工作。三、档案的分类与编号（一）分类1.文书档案：包括公司各类文件、通知、报告、会议纪要等。2.人事档案：员工个人基本信息、劳动合同、培训记录、考核评价等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.工程档案：物业项目规划设计文件、施工图纸、竣工验收资料等。5.客户档案：业主及使用人基本信息、物业服务合同、投诉处理记录等。6.其他档案：如采购合同、租赁合同、活动记录等。（二）编号1.文书档案：按照年度、保管期限、类别进行编号，如"2023长期WS01"，其中"2023"为年度，"长期"为保管期限，"WS"为文书档案类别代码，"01"为顺序号。2.人事档案：以员工工号为编号。3.财务档案：按照会计年度、档案类别进行编号，如"2023CJ01"，"2023"为会计年度，"CJ"为财务档案类别代码，"01"为顺序号。4.工程档案：按照项目名称、档案类别、顺序进行编号，如"[项目名称]GC01001"，"[项目名称]"为具体项目名称，"GC"为工程档案类别代码，"001"为顺序号。5.客户档案：按照业主房号或客户编号进行编号。6.其他档案：根据档案性质和类别自行设定编号规则。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应明确专人负责本部门文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整。2.文件材料形成后，承办人员应及时将办理完毕的文件材料交本部门专人进行收集。3.综合管理部门定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（二）整理1.收集到的文件材料应按照档案分类要求进行分类整理。2.文书档案应进行装订、编页、编目，去除金属物，破损文件应进行修复。3.人事档案应按照档案管理规定进行整理，确保材料齐全、规范。4.财务档案应按照会计档案管理要求进行整理，做到分类清晰、装订整齐。5.工程档案应按照项目进行整理，图纸应折叠整齐，标注清晰。6.客户档案应按照业主或客户进行整理，确保信息准确、完整。五、档案的归档（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年归档。2.人事档案应随时形成随时归档。3.财务档案应在会计年度终了后，由财务部门整理成册，移交综合管理部门归档，归档时间不得超过次年上半年。4.工程档案应在项目竣工验收后三个月内归档。5.客户档案应在业务办理完毕后及时归档。（二）归档要求1.各部门应将整理好的档案移交综合管理部门，并填写档案移交清单。2.综合管理部门对移交的档案进行审核，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.归档的档案应编制目录，便于查找和利用。六、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：重要的规章制度、决议、合同、财务审计报告等。2.长期保管：一般的文件材料、人事档案等，保管期限为10年至50年。3.短期保管：一般性的文件材料，保管期限为1年至5年。（二）保管方式1.综合管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放，标识清晰，便于查找。3.电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护。（三）档案保管人员职责1.负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、通风良好。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.严格遵守档案安全保密制度，确保档案的安全。七、档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。2.查阅档案时，应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。4.查阅完毕后，应及时将档案归还综合管理部门，并在档案查阅登记表上签字。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经部门负责人和综合管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。4.借阅人员归还档案时，综合管理部门应认真检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，应追究借阅人员的责任。（三）特殊情况查阅与借阅1.外单位人员查阅或借阅公司档案，须持有单位介绍信，经公司领导批准后，由综合管理部门安排专人陪同查阅或借阅。2.涉及公司机密的档案，查阅或借阅应严格按照公司保密制度执行，经公司保密委员会批准，并办理相关手续。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组根据档案保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组填写档案销毁清单，报公司领导批准后销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并由监销人员进行现场监督，确保销毁彻底。3.档案销毁清单应永久保存。九、档案信息化管理（一）建立档案信息系统1.综合管理部门应建立档案信息系统，将各类档案进行数字化处理，实现档案信息的电子化存储和管理。2.档案信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计等功能，提高档案管理工作效率。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将档案信息录入档案信息系统，确保数据的准确、完整。2.定期对档案信息系统的数据进行备份，防止数据丢失。3.根据档案的变化情况，及时对档案信息系统中的数据进行更新和维护。十、监督与考核（一）监督检查1.综合管理部门定期对各部门档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等情况。2.对检查中发现的问题，及时提出整改