合同评审与管理制度

合同评审与管理制度1.目的为规范公司合同评审与管理流程，确保合同签订的合法性、合理性、完整性，有效防范合同风险，维护公司的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各类经济合同、业务合同（以下统称"合同"）的评审、签订、履行、变更、终止等全过程管理。3.职责分工业务部门：负责合同项目的发起、初步洽谈、合同条款的起草与填写，对合同的真实性、可行性、合法性负责，并承担因合同履行过程中出现问题导致的直接责任。法务部门：负责对合同的合法性、合规性进行审查，提供法律意见和风险防范建议，参与重大合同的谈判与起草，处理合同纠纷等法律事务。财务部门：负责对合同涉及的财务条款进行审核，评估合同的财务风险和经济效益，参与重大合同的财务条款谈判，监督合同款项的收付。其他相关部门：根据合同内容，按照各自职责对合同相关条款进行审核，提供专业意见。合同管理部门：负责合同的统一编号、登记、归档、保管，跟踪合同履行情况，协调合同纠纷的处理，定期对合同管理工作进行总结与分析。二、合同评审流程1.合同立项业务部门根据业务需要发起合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同项目的名称、背景、内容、金额、履行期限、对方当事人基本情况等信息，并附相关资料。2.初步评审业务部门负责人对合同立项申请进行初步审核，重点审查项目的必要性、可行性、真实性等，签署审核意见后提交给合同管理部门。合同管理部门对合同立项申请进行形式审查，检查申请资料是否齐全、格式是否规范等，符合要求的予以受理，并进行编号登记，然后分发给各评审部门。3.专业评审法务部门评审：法务人员对合同的合法性、合规性进行审查，重点审查合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在潜在的法律风险，合同双方的权利义务是否对等，争议解决条款是否明确等。对于重大合同或涉及法律风险较高的合同，法务人员应出具详细的法律意见书。财务部门评审：财务人员对合同涉及的财务条款进行审核，包括合同金额、付款方式、结算周期、发票开具等，评估合同的财务风险和经济效益，提出财务方面的意见和建议。其他相关部门评审：根据合同内容，其他相关部门如技术部门、质量部门、采购部门等对合同中涉及本部门职责的条款进行审核，提出专业意见。例如，技术部门审核合同中的技术条款是否明确、可行；质量部门审核合同中的质量标准和验收条款是否合理；采购部门审核合同中的采购条款是否符合公司采购政策等。4.综合评审合同管理部门组织召开合同评审会议，由业务部门、法务部门、财务部门及其他相关部门的评审人员参加。各评审人员汇报评审意见，对合同条款进行充分讨论，重点关注合同的风险点和潜在问题，提出修改建议和风险防范措施。合同管理部门负责记录会议内容，形成《合同评审记录》。5.审批与签订根据合同评审意见，业务部门对合同进行修改完善后，将合同文本及相关评审资料提交给公司领导审批。公司领导根据合同的重要性和风险程度进行审批决策，签署审批意见。经审批同意签订的合同，由业务部门与对方当事人进行正式签订。合同签订人员应确保合同内容与审批通过的文本一致，合同签订后，及时将合同副本提交给合同管理部门进行登记、归档。三、合同评审内容1.合法性审查合同主体是否具有合法的经营资格和民事行为能力，是否存在法律禁止的交易对象。合同内容是否符合法律法规的强制性规定，是否存在损害国家利益、社会公共利益或第三人合法权益的条款。合同签订程序是否符合法律法规和公司内部规定的要求，是否存在越权签订合同的情况。2.合规性审查合同是否符合公司的业务政策、经营方针和相关管理制度，是否与公司的发展战略相契合。合同涉及的业务项目是否经过公司内部的审批程序，是否取得必要的授权。合同条款是否符合行业惯例和市场规则，是否存在显失公平的条款。3.条款完整性审查合同应具备明确的标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等基本条款，确保合同权利义务清晰明确。对于特殊类型的合同，还应根据具体情况补充相应的条款，如技术合同应明确技术成果的归属、保密条款等；买卖合同应明确包装方式、运输方式、检验标准和方法等。合同条款应避免模糊不清、歧义或相互矛盾的表述，确保合同能够顺利履行。4.风险评估分析合同履行过程中可能面临的风险，如市场风险、信用风险、法律风险、技术风险等，并评估风险的可能性和影响程度。针对识别出的风险，提出相应的风险防范措施和应对预案，降低合同风险对公司造成的损失。5.财务审查审核合同金额的合理性，是否与市场行情相符，是否存在过高或过低的情况。审查付款方式、结算周期是否符合公司财务管理制度和资金管理要求，是否有利于公司资金的合理安排和周转。关注发票开具、税务处理等财务条款，确保合同符合税收法律法规的规定，避免税务风险。四、合同签订管理1.签订权限公司根据合同金额大小、重要程度等因素，设定不同的签订权限。具体签订权限划分如下：一般合同：合同金额在[X]万元以下的，由业务部门负责人签订。重要合同：合同金额在[X]万元至[X]万元之间的，经业务部门负责人审核后，报分管领导审批，由分管领导签订。重大合同：合同金额在[X]万元以上的，或涉及公司重大利益、复杂法律关系的合同，经业务部门负责人、分管领导审核后，报公司总经理审批，由总经理签订。2.签订要求合同签订人员应严格按照审批通过的合同文本与对方当事人签订合同，不得擅自变更合同条款。如因特殊情况需要变更合同条款的，应重新履行合同评审与审批程序。合同签订时，应确保合同文本一式多份，各方当事人签字（盖章）齐全，合同骑缝章完整。合同文本应加盖公司公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交给合同管理部门进行登记、归档，并按照合同约定履行通知义务，确保合同各方及时了解合同签订及履行情况。五、合同履行管理1.履行跟踪业务部门负责合同履行的具体实施，按照合同约定的时间、地点、方式等要求履行合同义务，并及时向合同管理部门反馈合同履行情况。合同管理部门定期对合同履行情况进行跟踪检查，建立合同履行台账，记录合同的执行进度、款项收付、质量验收等信息，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.款项收付管理财务部门负责合同款项的收付管理，严格按照合同约定的付款方式、结算周期和金额进行操作。在收到合同款项时，应及时开具发票，并做好收款记录；在支付合同款项时，应审核付款申请是否符合合同约定和公司财务制度，确保付款安全、准确。业务部门应配合财务部门做好款项收付工作，及时提供相关的合同履行证明文件和付款申请资料。对于逾期未付款项，业务部门应及时与对方当事人沟通协商，采取有效的催款措施，并向合同管理部门和财务部门报告。3.质量验收管理对于涉及产品或服务质量的合同，质量部门负责按照合同约定的质量标准进行验收。在验收过程中，应严格把关，确保产品或服务质量符合要求，并出具验收报告。业务部门应协助质量部门做好质量验收工作，提供必要的技术支持和资料。如发现产品或服务质量不符合合同约定的，应及时与对方当事人协商解决，要求对方采取整改措施或承担违约责任。4.变更与解除管理合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务部门应及时提出书面申请，说明变更或解除合同的原因、内容及对公司的影响，并附相关证明材料。变更或解除合同的申请应按照合同评审与审批程序进行审核和审批，经批准后，业务部门与对方当事人签订变更或解除合同的协议，并及时将相关情况通知合同管理部门和财务部门。变更或解除合同后，合同管理部门应及时对原合同档案进行调整和更新，确保合同档案的完整性和准确性。六、合同纠纷处理1.纠纷预警在合同履行过程中，业务部门、合同管理部门等应密切关注合同履行情况，及时发现可能引发合同纠纷的迹象，如对方当事人出现违约行为、经营状况恶化、不可抗力事件等，并及时向公司领导报告。2.纠纷处理流程一旦发生合同纠纷，业务部门应立即收集相关证据材料，分析纠纷的原因和责任，提出初步的解决方案，并及时向合同管理部门和法务部门报告。法务部门介入合同纠纷处理，对纠纷进行法律分析和评估，提供法律意见和建议，指导业务部门制定纠纷处理策略。根据纠纷的具体情况，合同管理部门组织业务部门、法务部门等相关人员召开纠纷处理会议，共同商讨解决方案。对于重大合同纠纷，应成立专门的纠纷处理小组，负责具体的处理工作。在纠纷处理过程中，如涉及诉讼或仲裁的，法务部门应代表公司参与诉讼或仲裁活动，维护公司的合法权益。业务部门应积极配合法务部门提供相关证据和资料，按照法院或仲裁机构的要求参与诉讼或仲裁程序。3.纠纷处理原则依法处理原则：严格按照法律法规的规定处理合同纠纷，确保公司的行为合法合规。协商解决原则：尽量通过协商的方式解决合同纠纷，保持与对方当事人的良好沟通，寻求双方都能接受的解决方案，避免矛盾激化。维护公司利益原则：在处理合同纠纷过程中，始终以维护公司的合法权益为出发点和落脚点，争取最大程度地减少公司的损失。七、合同档案管理1.档案收集合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交给合同管理部门。合同管理部门负责收集合同签订过程中产生的相关资料，如合同立项申请表、合同评审记录、审批文件、往来信函、补充协议、变更协议、验收报告、付款凭证、发票等，确保合同档案资料的完整性。2.档案整理合同管理部门对收集到的合同档案资料进行分类整理，按照合同编号、项目名称、签订时间等顺序进行排列，编制档案目录，便于查找和查阅。对于合同文本及相关资料，应进行扫描或复印，形成电子档案和纸质档案，同时建立电子档案索引，方便快速检索。3.档案保管合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全存放。合同档案应按照档案管理的相关规定进行保管，定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失或泄露。4.档案查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到合同管理部门办理查阅手续。查阅档案时，应在合同管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室，不得对档案进行涂改、损坏或转借他人。涉及商业秘密或敏感信息的合同档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露相关信息。八、监督与考核1.监督检查公司内部审计部门定期对合同管理工作进行监督检查，重点检查合同评审程序的执行情况、合同签订与履行的合规性、合同档案管理的规范性等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。合同管理部门应定期对合同管理工作进行自查自纠，总结经验教训，不断完善合同管理制度和流程。2.考核评价建立合同管理工作考核评价机制，对业务部门、法务部门、财务部门及其他相关部门在合同管理工作中的表现进行考核评价。考核内容包