费用管理制度81371

费用管理制度81371一、总则1.目的本制度旨在加强公司费用管理，规范费用报销流程，合理控制费用支出，提高资金使用效益，确保公司各项工作的顺利开展。2.适用范围本制度适用于公司全体员工，包括总部及各分支机构。3.基本原则预算控制原则：各项费用支出应严格按照公司年度预算执行，确保费用支出在预算范围内。合规性原则：费用报销必须符合国家法律法规、财务制度以及公司相关规定。真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，不得弄虚作假。审批流程原则：严格执行费用报销审批流程，确保审批环节完整、规范。

二、费用报销范围及标准

（一）差旅费1.定义差旅费是指员工因公务需要，到常驻地以外地区出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.交通费用飞机票：根据实际需要，选择经济舱出行，特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，须经上级领导批准。火车票：优先选择高铁二等座，如因行程紧张等原因需乘坐一等座或软卧的，须经上级领导批准。长途汽车票：按照实际票价报销，但不得超过合理标准。市内交通费：出差期间，市内交通费用按照出差自然（日历）天数计算，每人每天[X]元包干使用。乘坐公共交通工具的，凭有效票据实报实销；因特殊情况需乘坐出租车的，须注明原因并经上级领导批准。3.住宿费用根据出差目的地的不同，分为以下几类标准：一线城市：每人每天[X]元。二线城市：每人每天[X]元。三线及以下城市：每人每天[X]元。员工应选择符合公司规定标准的酒店入住，并取得合法有效的住宿发票。实际住宿费用超过标准的部分，由员工自行承担；低于标准的，按照实际发生额报销。4.餐饮费用出差期间的餐饮补贴按照出差自然（日历）天数计算，每人每天[X]元包干使用。如有招待客户等特殊情况，需单独报销餐饮费用的，应提前填写《招待费申请表》，经批准后按照相关规定执行。

（二）业务招待费1.定义业务招待费是指公司为业务经营的合理需要而支付的招待费用，包括餐饮、住宿、礼品、娱乐等支出。2.审批流程业务招待费实行事先申请、审批制度。各部门因业务需要进行招待的，应提前填写《招待费申请表》，详细注明招待对象、事由、预计金额等信息，按照审批权限报相关领导审批。招待费申请表应经部门负责人、分管领导、财务负责人、总经理审批后，方可进行招待。特殊情况下，可先口头申请，经同意后补填申请表，但必须在招待活动结束后的[X]个工作日内完成审批手续。3.报销标准招待费应严格控制在合理范围内，招待费总额不得超过公司年度销售（营业）收入的[X]%。招待用餐应本着勤俭节约的原则，不得铺张浪费。一般情况下，招待标准为每人每餐[X]元左右，特殊情况需提高标准的，须经总经理批准。赠送礼品的，应符合公司相关规定，且礼品金额每次不得超过[X]元。礼品应开具正规发票，并在发票上注明礼品名称、数量、金额等信息。

（三）办公费1.定义办公费是指公司为满足日常办公需要而购买的办公用品、文具、纸张、墨盒、硒鼓等费用。2.采购管理办公用品由公司行政部门统一采购，建立办公用品采购台账，记录采购日期、名称、规格、数量、价格等信息。各部门根据实际需要，填写办公用品领用申请表，经部门负责人审批后，到行政部门领取办公用品。3.报销标准办公费报销应提供正规发票，并附办公用品清单，清单应注明办公用品名称、规格、数量、单价等信息。办公用品应符合公司办公需要，不得采购与工作无关的物品。

（四）通讯费1.定义通讯费是指员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费等费用。2.补贴标准公司根据员工岗位性质和工作需要，制定通讯费补贴标准如下：管理人员：每月补贴[X]元。销售人员：每月补贴[X]元。其他人员：每月补贴[X]元。3.报销方式员工凭手机话费发票或固定电话费发票，按照补贴标准报销通讯费。发票抬头必须为公司名称，如发票抬头为个人的，需提供公司同意报销的证明。

（五）车辆费用1.定义车辆费用是指公司车辆在使用过程中发生的加油费、过路费、停车费、维修保养费、保险费等费用。2.车辆管理公司车辆由行政部门统一管理，建立车辆档案，记录车辆型号、车牌号、购置时间、行驶里程、维修保养记录等信息。车辆使用实行派车制度，各部门因工作需要使用车辆的，应提前填写派车申请表，经部门负责人审批后，交行政部门安排车辆。3.费用报销加油费、过路费、停车费等凭有效发票实报实销。发票上应注明车辆车牌号、日期、用途等信息。车辆维修保养费应在公司指定的维修厂进行，维修厂应提供正规发票和维修清单，清单上应注明维修项目、更换零部件名称及价格等信息。维修保养费报销时，应附派车单和维修申请单。车辆保险费由公司统一购买，凭保险发票报销。

（六）培训费1.定义培训费是指公司为提高员工业务素质和技能水平，组织员工参加各类培训所发生的费用，包括培训学费、教材费、住宿费、餐费等。2.培训审批员工参加外部培训，应提前填写《培训申请表》，详细注明培训内容、培训时间、培训地点、培训费用等信息，按照审批权限报相关领导审批。培训申请表应经部门负责人、分管领导、财务负责人、总经理审批后，方可参加培训。3.报销标准培训费用应符合公司培训预算，不得超预算支出。培训学费、教材费等凭有效发票报销，住宿费、餐费等按照差旅费相关标准执行。参加培训取得的证书、结业证明等应作为报销附件，以便核实培训内容和效果。

三、费用报销流程

（一）费用报销申请1.员工发生费用支出后，应及时整理相关报销凭证，并填写《费用报销单》。报销单应填写完整、准确，包括报销日期、报销人姓名、部门、费用明细、金额等信息。2.对于需要事先申请的费用，如业务招待费、培训费等，员工应在费用发生前按照审批流程提交申请，经批准后进行费用支出。申请批准后，应将批准的申请表作为报销附件一并提交。

（二）部门负责人审核部门负责人对本部门员工的费用报销进行初审，审核内容包括费用发生的真实性、合理性、必要性以及是否符合公司相关规定等。部门负责人应在《费用报销单》上签署审核意见，并签字确认。

（三）财务审核财务部门对费用报销进行审核，审核内容包括报销凭证的真实性、合法性、有效性，报销金额的准确性，报销项目是否符合费用报销范围及标准等。财务审核人员应在《费用报销单》上签署审核意见，并签字确认。

（四）分管领导审批分管领导对分管部门的费用报销进行审批，审批重点关注费用支出是否与业务相关，是否符合公司整体利益和预算安排等。分管领导应在《费用报销单》上签署审批意见，并签字确认。

（五）总经理审批对于重要费用支出或超出一定金额的费用报销，需经总经理审批。总经理应综合考虑公司财务状况、业务发展需求等因素，对费用报销进行最终审批。总经理应在《费用报销单》上签署审批意见，并签字确认。

（六）报销支付经各级审批通过后的费用报销，由财务部门按照公司财务制度办理报销支付手续。报销支付方式包括银行转账、现金支付等，具体支付方式应根据公司规定和实际情况确定。

四、费用报销凭证要求

（一）发票要求1.费用报销必须提供正规发票，发票应加盖发票专用章，发票内容应填写完整、准确，包括发票抬头、日期、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价、金额等信息。2.发票应真实有效，不得虚开发票、购买假发票等。如发现发票存在问题，财务部门有权拒绝报销，并追究相关人员责任。3.对于增值税专用发票，应按照规定进行认证抵扣，确保发票信息准确无误。

（二）其他凭证要求1.除发票外，费用报销还可能需要提供其他凭证，如车票、机票、住宿清单、会议通知、合同协议等。这些凭证应与费用支出相关，能够证明费用发生的真实性和合理性。2.凭证应粘贴整齐、牢固，便于审核和装订。费用报销单及附件应按照从上到下、从左到右的顺序依次粘贴，不得随意折叠或粘贴不牢固。

五、费用报销的时间要求

（一）日常费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内填写费用报销单，并提交相关审批。如有特殊情况需要延迟报销的，应提前向财务部门说明原因，并经同意后方可延迟。

（二）差旅费报销员工出差结束后，应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续。报销时应提供完整的出差审批单、差旅费报销单、车票、机票、住宿发票等凭证。

（三）年度费用报销对于一些年度性费用，如车辆保险费、财产保险费等，应在费用到期前及时办理报销手续。财务部门应在年底对各项费用进行清理，确保费用报销及时、准确。

六、费用控制与监督

（一）费用预算控制1.公司各部门应根据年度工作计划和业务需求，编制本部门年度费用预算，并报财务部门汇总审核。财务部门应根据公司整体战略目标和财务状况，对各部门预算进行综合平衡，形成公司年度费用预算草案，提交公司管理层审议通过后执行。2.费用预算一经批准，应严格执行。各部门应按照预算控制费用支出，不得超预算开支。如因特殊情况需要调整预算的，应提前填写《预算调整申请表》，说明调整原因、调整金额及对公司财务状况的影响等，按照审批权限报相关领导审批。

（二）费用分析与考核1.财务部门应定期对公司费用支出情况进行分析，编制费用分析报告，为公司管理层提供决策依据。费用分析报告应包括费用预算执行情况、费用构成分析、费用变动原因分析、费用控制措施及效果评价等内容。2.公司建立费用考核制度，对各部门费用控制情况进行考核。考核指标包括费用预算执行率、费用节约率、费用占比等。对于费用控制较好的部门，给予奖励；对于费用超支严重的部门，进行通报批评，并要求其说明原因，提出改进措施。

（三）内部审计监督公司内部审计部门应定期对公司费用报销情况进行审计，检查费用报销是否符合公司规定，审批流程是否规范，报销凭证是否真实有效等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保公司费用管理制度得到有效执行。

七、附则

（一）解释权本制度由公司财务部门负责解释。如有未尽事宜，由财务部门根据公司实