招标档案管理制度

招标档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司招标档案管理，规范招标档案的收集、整理、归档、保管和利用，确保招标档案的完整、准确、系统和有效利用，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司所有招标项目档案的管理，包括工程建设项目、物资采购项目、服务采购项目等各类招标活动所形成的文件材料。

（三）基本原则1.集中统一管理原则招标档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则归档的文件材料应真实反映招标活动的全过程，不得伪造、篡改。3.完整性原则全面收集招标活动各环节形成的文件材料，保证档案内容完整无缺。4.规范性原则按照统一的标准和规范对招标档案进行整理、编目和装订，便于管理和查阅。5.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案进行妥善保管，防止泄露。

二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善招标档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门招标档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一保管招标档案，建立档案管理台账，定期进行清查核对，确保档案安全。4.按照规定的格式和要求对招标档案进行整理、编目、装订，编制检索工具，方便档案查阅利用。5.负责招标档案的数字化工作，提高档案管理信息化水平。6.对到期的招标档案进行鉴定和销毁。7.配合有关部门做好招标档案的查询、借阅等服务工作。

（二）招标业务部门职责1.负责本部门招标项目文件材料的收集、整理和初步审核，确保文件材料的真实、完整、有效。2.在招标活动结束后[X]个工作日内，将整理好的招标档案移交档案管理部门。3.协助档案管理部门做好招标档案的整理、编目、装订等工作，提供必要的业务资料和说明。4.按照档案管理部门的要求，及时补充、完善招标档案中的相关信息。5.严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、伪造招标档案。

（三）监督部门职责1.对招标档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。2.对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。3.参与招标档案的鉴定和销毁工作，确保档案处置的合规性。

三、档案收集（一）收集范围1.招标前期文件招标项目立项审批文件、可行性研究报告、资金来源证明等。招标代理机构委托合同、招标人自行招标的相关批复文件。2.招标文件招标公告、投标邀请书、资格预审文件及资格预审结果。招标文件（包括商务条款、技术规格、评标办法等）及澄清、修改文件。3.投标文件投标函、法定代表人身份证明、授权委托书。投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表。资格证明文件（营业执照、资质证书、业绩证明等）。其他投标文件资料。4.开标、评标文件开标记录、唱标记录。评标报告、评标委员会成员名单及评标意见。中标候选人公示资料。5.定标及合同签订文件定标决策文件。中标通知书。合同文本及补充协议。6.其他相关文件招标过程中的往来函件、会议纪要、投诉处理文件等。与招标项目有关的其他资料，如样品、检测报告等。

（二）收集要求1.各部门应指定专人负责招标档案的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应原件齐全，如因特殊原因无法提供原件的，应提供清晰、完整的复印件，并注明原件存放处。3.文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，如有破损或褪色应进行修复或复制。4.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其真实性、完整性和可读性。

四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分不同保管期限、不同性质和不同载体，进行分类整理。3.便于保管和利用。

（二）分类方法招标档案按照项目类别、文件性质和时间顺序进行分类。具体分类如下：1.工程建设项目招标档案前期文件招标文件投标文件开标、评标文件定标及合同签订文件其他相关文件2.物资采购项目招标档案前期文件招标文件投标文件开标、评标文件定标及合同签订文件其他相关文件3.服务采购项目招标档案前期文件招标文件投标文件开标、评标文件定标及合同签订文件其他相关文件

（三）整理步骤1.对收集到的文件材料进行清理，剔除重复、无用的文件。2.按照分类方法对文件材料进行分类，同一类别的文件按照时间顺序排列。3.对每份文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。4.编制文件材料目录，目录应包括文件编号、文件题名、日期、页号等内容。5.对文件材料进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。

五、档案归档（一）归档时间招标业务部门应在招标活动结束后[X]个工作日内，将整理好的招标档案移交档案管理部门归档。

（二）归档手续1.移交部门应填写档案移交清单，清单应包括档案名称、数量、移交日期等内容，并由移交人和接收人签字确认。2.档案管理部门应对移交的档案进行核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。3.核对无误后，档案管理部门应将档案存入专门的档案库房，并建立档案管理台账。

六、档案保管（一）保管期限招标档案的保管期限根据项目性质和重要程度确定，一般分为永久、长期和短期三种。具体保管期限如下：1.涉及公司重大利益、具有重要历史价值或长期利用价值的招标档案，保管期限为永久。2.与公司正常经营活动密切相关、在一定时期内有查考利用价值的招标档案，保管期限为长期，一般为[X]年。3.一般性招标项目的档案，保管期限为短期，一般为[X]年。

（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对不同保管期限的档案应分别存放，便于管理和查阅。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。

七、档案利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和公司档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.遵循保密原则，对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，应按照规定进行审批和查阅。3.方便利用原则，在确保档案安全的前提下，为利用者提供便捷的服务。

（二）利用方式1.查阅利用者如需查阅招标档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，并经相关部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应按照规定提供查阅服务，并做好查阅记录。2.借阅因工作需要借阅招标档案的，应填写档案借阅申请表，经相关部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失，按时归还档案。3.复制利用者如需复制招标档案，应填写档案复制申请表，注明复制内容、用途等，并经相关部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理部门应按照规定进行复制，并收取相应的复制费用。

（三）利用审批1.内部查阅和借阅由利用部门负责人审批，报档案管理部门备案。2.外部查阅和借阅涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，需经公司分管领导审批；一般档案需经档案管理部门负责人审批。

八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则档案管理部门应定期对到期的招标档案进行鉴定，一般每年进行一次。2.全面审查原则对档案的内容、价值、保管期限等进行全面审查，确保鉴定结果的准确性。3.集体鉴定原则成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、监督部门代表等组成，对档案进行集体鉴定。

（二）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，确定其保存价值和保管期限。2.分析比较法将档案与同类项目的档案进行分析比较，判断其价值和保管期限。3.效益评估法从档案的利用效益、经济效益等方面进行评估，确定其保存价值。

（三）销毁程序1.档案鉴定小组根据鉴定结果，提出档案销毁清单，清单应包括档案名称、数量、保管期限、销毁原因等内容。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人、公司分管领导签字同意后，进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并进行现场监督。销毁过程中应确保档案信息无法恢复。4.销毁完毕后，销毁人员应在档案销毁清单上签字，并将清单存档。

九、信息化管理（一）数字化要求1.对重要的招标档案应进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。2.数字化档案应与纸质档案内容一致，图像清晰、完整，数据准确。3.按照国家有关标准和规范，对数字化档案进行分类、编号、存储和管理。

（二）系统建设1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定与销毁等全过程的信息化管理。2.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、统计、报表生成、权限管理等功能，方便档案管理部门和利用者使