外来人员登记制度

外来人员登记制度一、总则（一）目的为了加强本单位（场所）的安全管理，规范外来人员进出秩序，确保单位（场所）的人员安全和正常运营，特制定本外来人员登记制度。

（二）适用范围本制度适用于本单位（场所）范围内所有外来人员的登记管理，包括但不限于访客、供应商、施工人员、临时工作人员等。

（三）原则1.严格登记原则：所有外来人员必须进行详细登记，确保信息准确、完整。2.安全第一原则：在登记过程中，注重安全审查，防止无关人员或危险物品进入单位（场所）。3.服务与管理并重原则：既要保障单位（场所）安全，又要为合法合规的外来人员提供必要的服务和便利。

二、登记管理部门及职责（一）管理部门本单位（场所）设立专门的外来人员登记管理办公室，负责外来人员登记工作的组织、协调和监督。一般设在单位（场所）的入口处或安保部门。

（二）职责1.登记管理办公室工作人员负责外来人员的接待、登记、验证等工作。告知外来人员本单位（场所）的相关规定和注意事项。及时处理登记过程中出现的问题，如发现异常情况及时向上级报告。2.安保人员协助登记管理办公室工作人员对进入单位（场所）的外来人员进行安全检查，防止携带危险物品进入。维护登记现场秩序，确保登记工作顺利进行。对登记后的外来人员进行引导，告知其前往的具体地点。3.被访人员提前告知外来人员来访的相关要求和流程，包括需要携带的证件等。对来访事由的真实性负责，确保外来人员是因正当业务需要进入单位（场所）。在规定时间内接待外来人员，如遇特殊情况需及时与登记管理办公室沟通协调。

三、登记流程（一）预约来访1.外来人员如需进入本单位（场所），应提前与被访人员取得联系，说明来访目的、时间、人数等信息。2.被访人员确认来访事宜后，告知外来人员本单位（场所）的登记要求和注意事项，并在规定时间内通过电话、邮件或其他指定方式向登记管理办公室报备外来人员信息，包括姓名、身份证号码、联系电话、来访时间、来访事由、被访部门及人员等。

（二）现场登记1.外来人员到达本单位（场所）入口处后，前往登记管理办公室。2.登记管理办公室工作人员首先核对被访人员是否已提前报备。若已报备，工作人员向外来人员发放《外来人员登记表》，指导其如实填写以下内容：个人基本信息：姓名、性别、年龄、身份证号码、联系电话。来访信息：来访日期、来访时间、来访事由、被访部门、被访人员姓名。其他信息：携带物品清单（如有）、预计停留时间等。3.外来人员填写完毕后，将表格交回登记管理办公室工作人员。工作人员对照身份证等有效证件对填写内容进行逐一核对，确保信息准确无误。

（三）验证身份1.工作人员使用身份证识别设备或其他有效方式对外来人员的身份进行验证，确认其身份真实性。2.对于无法提供有效身份证件或身份信息存疑的外来人员，工作人员应进一步询问核实，并与被访人员取得联系，确认情况属实后再办理登记手续。如仍无法确认，禁止其进入单位（场所）。

（四）安全检查1.安保人员对登记后的外来人员及其携带的物品进行安全检查。检查内容包括但不限于是否携带危险物品（如易燃易爆物品、管制刀具等）、违禁物品（如毒品、淫秽物品等）。2.对于携带物品较多的外来人员，可要求其自行打开包裹、箱包等接受检查，确保无安全隐患。3.如发现外来人员携带危险物品或违禁物品，安保人员应立即采取措施予以扣留，并及时报告上级主管部门。

（五）发放临时出入证1.经身份验证和安全检查合格的外来人员，登记管理办公室工作人员为其发放临时出入证。临时出入证应包含外来人员姓名、照片、有效期、编号、单位名称、被访部门及人员等信息。2.工作人员告知外来人员临时出入证的使用规定和注意事项，如仅限本人使用、不得转借他人、在规定区域内活动、离开单位（场所）时交还等。3.外来人员妥善保管临时出入证，凭临时出入证在安保人员的引导下进入单位（场所）。

（六）离开登记1.外来人员离开单位（场所）时，应前往登记管理办公室办理离开登记手续。2.工作人员收回临时出入证，在《外来人员登记表》上记录离开时间，并确认外来人员是否在单位（场所）内有遗留物品。3.外来人员如有遗留物品，应及时归还；如无遗留物品，工作人员在确认后予以放行。

四、特殊情况处理（一）未提前预约来访1.对于未提前预约来访的外来人员，登记管理办公室工作人员应先与被访人员取得联系，核实来访事由和真实性。2.如被访人员同意接待，工作人员按照正常登记流程为外来人员办理登记手续，但需在备注栏注明"未提前预约"字样。3.如被访人员不同意接待，工作人员应礼貌地向外来人员说明情况，并请其离开单位（场所）。

（二）紧急情况来访1.对于因紧急情况来访且无法提前预约的外来人员，登记管理办公室工作人员应简化登记流程，优先处理。2.工作人员迅速与相关部门或人员取得联系，确认情况属实后，在确保安全的前提下，允许外来人员进入单位（场所），并进行简要登记。3.紧急情况处理完毕后，外来人员应按照本制度要求补办完整的登记手续。

（三）身份信息不符或异常1.在登记过程中，如发现外来人员身份信息与填写内容不符、存在伪造证件等异常情况，登记管理办公室工作人员应立即扣留其证件，并禁止其进入单位（场所）。2.工作人员及时通知安保部门和上级主管领导，对该外来人员进行进一步调查核实。如涉及违法犯罪行为，应及时报警处理。

（四）临时延长停留时间1.外来人员因特殊情况需要临时延长在单位（场所）的停留时间，被访人员应提前向登记管理办公室提出申请，并说明延长原因和预计停留时间。2.登记管理办公室工作人员审核申请，如情况属实且符合单位（场所）相关规定，在《外来人员登记表》上注明延长后的停留时间，并通知安保人员做好相应安排。3.外来人员需在规定时间内到登记管理办公室办理延长停留时间的确认手续，否则视为违规。

五、登记信息管理（一）信息录入1.登记管理办公室工作人员在完成外来人员登记手续后，应及时将登记信息录入单位（场所）的外来人员登记管理系统。录入信息应与《外来人员登记表》内容一致，确保信息准确、完整。2.信息录入内容包括但不限于外来人员基本信息、来访信息、证件号码、临时出入证编号、进入时间、离开时间等。

（二）信息存储1.外来人员登记管理系统应对录入的信息进行分类存储，建立电子档案。电子档案应定期进行备份，存储期限按照相关法律法规和单位（场所）规定执行，一般不少于[X]年。2.同时，应妥善保存纸质《外来人员登记表》，按照日期、类别等进行分类归档，以便查阅和追溯。纸质档案保存期限与电子档案一致。

（三）信息查询与使用1.单位（场所）内部因工作需要查询外来人员登记信息的，应按照规定的审批流程进行申请。经批准后，可在登记管理系统中查询相关信息，但不得擅自对外提供或泄露。2.涉及对外提供外来人员登记信息的，如司法机关、行政执法部门等依法需要查询的，应严格按照法律法规要求，履行相关审批手续，并由专人负责提供。提供信息时应确保信息的准确性和合法性，不得提供未经授权或超出审批范围的信息。

（四）信息更新与维护1.定期对登记管理系统中的外来人员信息进行检查和更新，确保信息的时效性和准确性。如外来人员联系方式发生变化、来访信息有变动等，应及时通知登记管理办公室进行修改。2.对于已离职或不再与本单位（场所）有业务往来的外来人员信息，应按照规定进行清理和注销，防止信息冗余和泄露。

六、监督与考核（一）监督检查1.本单位（场所）设立监督小组，定期对登记管理办公室的工作进行监督检查，包括登记流程执行情况、信息录入准确性、安全检查落实情况等。2.监督小组可采取现场检查、抽查登记记录、调阅监控录像等方式进行监督，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.安保部门负责日常对外来人员登记情况的巡查，发现违规行为及时制止并报告登记管理办公室和上级主管部门。

（二）考核机制1.建立对外来人员登记管理工作的考核机制，将登记管理办公室工作人员的工作表现纳入绩效考核体系。2.考核内容包括登记准确率、接待服务质量、问题处理及时性、信息管理规范性等方面。对于工作认真负责、表现优秀的工作人员给予奖励；对于工作失误、违反规定的工作人员进行相应处罚。3.定期对考核结果进行总结分析，针对存在的问题及时调整和完善外来人员登记管理制度和工作流程，不断提高登记管理工作水平。

七、培训与宣传（一）培训1.定期组织登记管理办公室工作人员和安保人员进行外来人员登记管理业务培训，培训内容包括登记流程、身份验证方法、安全检查要点、信息管理要求、应急处理措施等。2.通过内部培训、案例分析、模拟演练等多种形式，提高工作人员的业务能力和综合素质，确保登记管理工作规范、高效开展。3.鼓励工作人员参加外部培训和学习交流活动，及时了解和掌握最新的登记管理政策法规和先进经验，不断提升工作水平。

（二）宣传1.通过单位（场所）内部宣传栏、网站、公告栏等多种渠道，向全体员工宣传外来人员登记制度的重要性和具体要求，提高员工的安全意识和配合度。2.在单位（场所）入口处、主要通道等显著位置张贴外来人员登记制度宣传海报，提醒外来人员遵守登记规定。3.对外来人员进行宣传告知，在办理登记手续时向其详细说明本单位（场所）的登记制度和相关规定，确保外来人员清