企业合同档案管理办法

企业合同档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，维护公司合法权益，特制定本办法。

（二）适用范围本办法适用于公司各类合同档案的管理，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同、服务合同等。

（三）管理原则1.集中统一管理原则：合同档案由公司统一归口管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：合同档案应如实反映合同签订、履行过程中的各项内容，保证档案信息的真实性和准确性。3.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于合同档案的查询、借阅和使用，提高工作效率。

二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善合同档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门合同档案的收集、整理、归档工作。3.集中保管公司各类合同档案，建立合同档案目录数据库，实现档案信息化管理。4.负责合同档案的查阅、借阅、复印等利用服务工作，并做好登记记录。5.定期对合同档案进行检查、鉴定和销毁，确保档案的安全和完整。

（二）合同承办部门职责1.负责本部门合同的起草、审核、签订、履行等工作，并指定专人负责合同档案的收集、整理和初步归档。2.在合同签订生效后[X]个工作日内，将合同原件及相关资料移交档案管理部门归档。3.配合档案管理部门做好合同档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。

（三）合同审批部门职责1.对合同的合法性、合规性、完整性进行审核，并签署审批意见。2.协助档案管理部门做好合同档案中涉及审批环节相关资料的归档和管理工作。

三、合同档案的收集与整理（一）收集范围1.合同文本：包括合同正本、副本及附件。2.合同审批文件：如合同审批表、审批意见、会议纪要等。3.合同履行过程中的相关资料：如补充协议、变更协议、往来函件、交付凭证、验收报告、结算单据等。4.与合同有关的其他资料：如招投标文件、谈判记录、意向书等。

（二）收集要求1.合同承办部门应及时收集合同签订、履行过程中产生的各类资料，确保资料的齐全、完整。2.收集的合同资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.对于电子文档形式的合同资料，应确保其真实、完整，并进行有效的备份存储。

（三）整理原则1.遵循合同的形成规律，保持合同文件之间的有机联系。2.按照合同类别、时间顺序等进行分类整理，便于查找和管理。3.每份合同单独装订成册，并编制页码，填写卷内目录。

（四）整理方法1.合同文本及附件：按照合同编号顺序排列，附件附在相应合同文本之后。2.合同审批文件：按照审批流程的先后顺序排列，与对应的合同文本一并归档。3.合同履行资料：按照时间先后顺序排列，与相关合同对应归档。4.对于同一合同的多次变更或补充协议，应按照时间顺序依次排列，并在每份协议首页注明与原合同的关联关系。

四、合同档案的归档（一）归档时间合同承办部门应在合同履行完毕或终止后[X]个工作日内，将整理好的合同档案移交档案管理部门归档。对于需长期保存或有重要价值的合同档案，应提前归档。

（二）归档流程1.合同承办部门填写《合同档案移交清单》，详细列出移交合同档案的名称、数量、日期等信息，并由部门负责人签字确认。2.档案管理部门对移交的合同档案进行核对、清点，检查档案的完整性和整理质量。如发现问题，应及时与合同承办部门沟通解决。3.核对无误后，档案管理部门在《合同档案移交清单》上签字接收，并将合同档案存入专用档案柜或档案存储系统。

五、合同档案的保管（一）保管方式1.档案管理部门应配备专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应分类存放于档案柜中，并建立档案索引目录；电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，进行备份管理，并建立电子档案目录数据库。

（二）保管期限1.合同档案的保管期限根据国家法律法规及公司相关规定确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，适用于一般性业务合同，如短期采购合同、服务合同等。中期保管期限为[X]年，适用于重要业务合同，如金额较大的销售合同、租赁合同等。长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大权益、长期资产或具有重要历史价值的合同，如长期投资合同、土地租赁合同等。2.对于保管期限届满但仍具有查考利用价值的合同档案，应继续延长保管期限。

（三）档案清查1.档案管理部门应定期对合同档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.清查结束后，应填写《合同档案清查登记表》，详细记录清查情况，并由清查人员签字确认。

六、合同档案的利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司重大事项或机密合同档案的查阅，需经公司分管领导审批同意。3.外部单位或个人因工作需要查阅公司合同档案的，应提交单位介绍信、查阅申请函等相关证明材料，经公司法律合规部门审核，公司分管领导审批后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，并做好记录。

（二）借阅规定1.因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管合同档案，不得转借、涂改、污损、丢失，如有违反，应承担相应责任。4.借阅人员归还合同档案时，档案管理部门应进行认真核对，如发现问题，应及时查明原因并处理。

（三）复印要求1.因工作需要复印合同档案的，应填写《合同档案复印申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理复印手续。2.档案管理部门应按照申请内容进行复印，并在复印件上加盖"与原件核对无误"章，注明复印日期、份数等信息。3.复印后的合同档案应按照档案管理规定进行妥善保管，不得随意丢弃或泄露。

七、合同档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立合同档案鉴定小组，由档案管理部门、法律合规部门、财务部门等相关人员组成，负责对保管期限届满的合同档案进行鉴定。

（二）鉴定标准1.根据合同档案的保管期限、重要程度、历史价值等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。2.对于已失去保存价值的合同档案，应提出销毁意见；对于仍具有一定保存价值但保管期限已满的合同档案，可适当延长保管期限或进行数字化处理后继续保存。

（三）销毁程序1.合同档案鉴定小组对拟销毁的合同档案进行逐一审核，形成鉴定报告，提出销毁意见。2.鉴定报告经公司分管领导审批同意后，档案管理部门编制《合同档案销毁清单》，详细列出拟销毁合同档案的名称、数量、保管期限等信息。3.档案管理部门组织专人对拟销毁的合同档案进行清点、核对，确保与《合同档案销毁清单》一致。4.销毁合同档案时，应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人监销，并在《合同档案销毁清单》上签