企事业单位档案管理基础测试答案

企事业单位档案管理基础测试答案一、单选题1.答案：B-解析：档案是直接形成的历史记录，这是档案区别于其他文献的本质特性。A选项，原始记录性强调的是档案内容的来源是直接的、未经加工的；C选项，信息性是档案的一个重要属性，但不是本质特性；D选项，知识性也是档案的属性之一，但不是定义档案的关键。所以本题选B。2.答案：A-解析：档案管理工作的基本原则是统一领导、分级管理。统一领导是指档案工作在党和国家的统一领导下进行，保证档案工作的方向正确；分级管理是指按照档案形成单位的级别和档案内容的重要程度，实行分级管理，便于档案的集中统一管理和有效利用。B选项，集中统一管理是基本原则的一部分，但不如统一领导、分级管理全面；C选项，分散管理不利于档案的整合和利用；D选项，分类管理是档案管理的一种方法，不是基本原则。故本题选A。3.答案：C-解析：企业档案工作的基本任务是贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全企业档案工作规章制度，统筹管理企业档案，维护档案的完整与安全，积极开发利用档案信息资源，为企业各项工作服务。A选项，收集档案只是档案工作的一个环节；B选项，整理档案是对收集来的档案进行分类、编目等处理；D选项，保管档案是保证档案安全和完整的重要措施，但不是基本任务的全部。所以本题选C。4.答案：D-解析：档案管理的内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、编目与检索、开发利用等环节。A选项，收集是档案管理的起始环节；B选项，整理是对档案进行系统化的过程；C选项，鉴定是判断档案价值的活动。本题问的是档案管理的最后一个环节，开发利用是档案管理的目的，也是将档案的潜在价值转化为现实价值的环节，所以选D。5.答案：A-解析：全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。B选项，案卷是由互有联系的若干文件组成的档案保管单位；C选项，系列是一种档案分类的方式；D选项，门类是对档案的一种宏观分类，如文书档案、科技档案等。故本题选A。6.答案：B-解析：文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。A选项，20年不是文书档案保管期限的常见分类；C选项，40年不属于规定的保管期限；D选项，50年也不符合文书档案保管期限的分类。所以本题选B。7.答案：C-解析：归档文件整理的原则是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。A选项，便于查阅是整理的目的之一，但不是原则；B选项，分类清楚是整理的要求；D选项，装订整齐是整理过程中的一个操作要求。故本题选C。8.答案：A-解析：档案检索工具是存储与查找档案信息的手段，它能帮助档案管理人员快速、准确地找到所需档案。B选项，档案编研成果是对档案内容进行加工整理后的产物；C选项，档案统计是对档案工作相关数据的收集、分析等活动；D选项，档案鉴定是判断档案价值的工作。所以本题选A。9.答案：D-解析：电子档案是指具有保存价值的已归档电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。A选项，纸质文件不是电子档案；B选项，照片档案有其特定的管理方式，不属于电子档案；C选项，录音档案也有专门的管理范畴，不属于电子档案。故本题选D。10.答案：B-解析：档案数字化是指利用现代信息技术对档案进行扫描、图像处理、数据挂接、存储等，将纸质档案转化为电子档案的过程。A选项，档案信息化是一个更广泛的概念，包含了数字化等多个方面；C选项，档案电子化强调的是电子形式的档案；D选项，档案数据化表述不准确，没有突出数字化的具体过程。所以本题选B。

二、多选题1.答案：ABC-解析：档案的作用包括凭证作用、参考作用、文化作用。凭证作用是指档案是历史的原始记录，具有法律效力；参考作用是指档案能为人们了解过去、研究问题、解决工作中的问题提供参考依据；文化作用是指档案是人类文化遗产的重要组成部分。D选项，娱乐作用不是档案的主要作用。所以本题选ABC。2.答案：ABCD-解析：档案管理的具体内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、编目与检索、开发利用等。收集是获取档案的过程；整理是使档案系统化的工作；鉴定是判断档案价值的活动；保管是保证档案安全和完整的措施；编目与检索方便档案的查找；开发利用是实现档案价值的环节。所以本题选ABCD。3.答案：ACD-解析：企事业单位档案的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等。年度分类法是按照文件形成的年度进行分类；组织机构分类法是根据单位内部的组织机构进行分类；问题分类法是按照文件内容所反映的问题进行分类。B选项，时间分类法表述不准确，一般常用年度分类法。故本题选ACD。4.答案：ABD-解析：档案保管的基本要求是防潮、防虫、防火、防盗、防光、防尘、防有害气体等。C选项，防电一般不是档案保管的直接重点要求，但要注意防止因电气故障引发的火灾等间接影响。所以本题选ABD。5.答案：ABC-解析：档案检索工具的类型有目录、索引、指南等。目录是对档案内容和形式特征进行著录并按一定顺序排列的检索工具；索引是将档案中具有检索意义的内容标识出来并按照一定顺序排列的检索工具；指南是对档案内容进行简要介绍和说明的检索工具。D选项，摘要不属于常见的档案检索工具类型。故本题选ABC。6.答案：ABCD-解析：档案编研工作的内容包括编写大事记、组织沿革、基础数字汇集、专题概要等。大事记是按照时间顺序记载一定范围内重大事件和重要活动的参考资料；组织沿革是反映一个单位组织发展变化过程的资料；基础数字汇集是将分散在档案中的有关数据集中起来整理而成的资料；专题概要是以某一专题为对象，系统地汇集档案资料的编研成果。所以本题选ABCD。7.答案：ABC-解析：电子档案管理的特点包括信息存储的高密度性、信息传递的快速性、信息共享的便捷性等。D选项，信息处理的复杂性是电子档案管理面临的挑战，而不是特点。所以本题选ABC。8.答案：ABCD-解析：档案信息化建设的主要内容包括档案信息资源建设、档案信息技术应用、档案信息网络建设、档案信息化人才队伍建设等。档案信息资源建设是基础，要丰富档案信息资源；档案信息技术应用能提高档案管理效率；档案信息网络建设便于档案信息的传输和共享；档案信息化人才队伍建设是保障档案信息化工作顺利开展的关键。所以本题选ABCD。9.答案：ABD-解析：档案工作的性质包括管理性、服务性、政治性等。管理性体现在对档案的收集、整理、保管等一系列管理活动中；服务性是指档案工作要为单位各项工作和社会利用提供服务；政治性是因为档案涉及国家和单位的重要信息，具有一定的政治意义。C选项，经营性不是档案工作的本质性质。故本题选ABD。10.答案：ACD-解析：档案鉴定工作的内容包括判定档案的保存价值、确定档案的保管期限、剔除失去保存价值的档案等。B选项，整理档案是对档案进行分类、编目等系统化处理，不属于鉴定工作内容。所以本题选ACD。

三、判断题1.答案：×-解析：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。不仅包括过去形成的，也包括现在形成的。所以该说法错误。2.答案：√-解析：档案管理工作的基本原则中统一领导、分级管理，要求各单位档案工作必须在单位党组织的统一领导下，由档案部门集中统一管理本单位的档案。所以该说法正确。3.答案：×-解析：企业档案工作的基本任务之一是积极开发利用档案信息资源，为企业各项工作服务，而不是只为生产服务，表述过于片面。所以该说法错误。4.答案：√-解析：全宗内档案分类的方法有多种，年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据实际情况灵活选用，也可结合使用。所以该说法正确。5.答案：×-解析：归档文件整理的装订要求是正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。所以该说法错误。6.答案：√-解析：档案保管期限的划分是根据档案的重要程度、历史价值等因素确定的，永久保存的档案是对国家和社会具有长远利用价值的档案。所以该说法正确。7.答案：×-解析：档案检索工具的作用是存储与查找档案信息，但它本身并不能直接提供档案的内容，只是帮助找到档案所在位置。所以该说法错误。8.答案：√-解析：电子档案的信息存储具有高密度性，能够用较少的物理空间存储大量的档案信息，便于长期保存和管理。所以该说法正确。9.答案：×-解析：档案信息化建设的核心是档案信息资源建设，只有丰富了档案信息资源，才能更好地开展信息技术应用、网络建设等工作。所以该说法错误。10.答案：√-解析：档案工作的服务性体现在为单位各项工作提供档案信息支持，帮助解决工作中的问题，促进单位的发展。所以该说法正确。

四、简答题1.简述档案的定义及特点-定义：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。-特点：-原始记录性：档案内容直接来源于当时的活动，是对历史事实的原始记载，具有客观性和真实性。-信息性：档案包含着丰富的信息，是人类社会活动的知识结晶，能为人们提供各种有价值的情报。-知识性：它记录了人类在各个领域的实践经验和智慧成果，是一种重要的知识资源。-历史性：档案是在特定历史时期形成的，反映了当时的社会状况、发展水平和人们的思想观念等，具有历史研究价值。2.企事业单位档案管理工作的基本原则是什么企事业单位档案管理工作的基本原则是统一领导、分级管理。-统一领导：-档案工作必须在单位党组织的统一领导下进行，确保档案工作的方向正确，符合党和国家的方针政策以及单位的整体利益。-统一领导有利于协调各部门之间的关系，保证档案工作的顺利开展，避免出现多头管理、各自为政的现象。-分级管理：-根据档案形成单位的级别和档案内容的重要程度，实行分级管理。-一般来说，上级单位对下级单位的档案工作进行监督和指导，下级单位负责本单位档案的具体管理工作，这样便于档案的集中统一管理和有效利用。3.简述档案收集工作的要求-丰富和优化库藏：-广泛收集各种来源的档案，包括单位内部各部门形成的档案、与单位业务相关的外部文件等，使库藏档案内容丰富多样。-注重收集重要的、有代表性的档案，优化档案的质量，提高库藏档案的整体价值。-保持全宗和全宗群的完整性：-全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体，要保证全宗内档案的齐全完整，不得遗漏重要文件。-同时，要关注全宗群的完整性，全宗群是由若干具有历史联系的全宗组成的群体，维护全宗群的完整性有助于全面反映一定时期、一定领域的历史面貌。-加强馆（室）外调查和指导：-档案管理人员要走出馆（室），深入单位各部门了解档案形成情况，及时发现和纠正档案形成过程中存在的问题，指导文件的形成和积累。-与单位内部各部门建立良好的沟通机制，宣传档案工作的重要性，提高各部门对档案收集工作的重视程度，确保档案的及时收集。4.简述档案整理工作的内容和原则-内容：-区分全宗：将档案按形成单位或个人分开，一个全宗内的档案不得与其他全宗的档案混淆。-分类：根据档案的来源、时间、内容、形式等特征，将全宗内的档案分成若干类别，便于管理和查找。-组卷：把具有一定联系的文件组合成案卷，作为档案保管的基本单位。-卷内文件的排列：对卷内文件进行系统排列，使其条理清晰。-编目：为每卷档案和每份文件编制目录，记录其内容和形式特征，便于检索。-原则：-遵循文件的形成规律：按照文件在形成过程中的自然联系进行整理，保持文件之间的有机逻辑关系。-保持文件之间的有机联系：如时间联系、来源联系、内容联系等，使整理后的档案能够全面、系统地反映历史活动的全貌。-区分不同价值：根据档案对单位和社会的重要程度、历史价值等，区分不同的保管期限和密级，便于重点保护和利用。-便于保管和利用：整理后的档案要便于存放、查找和借阅，提高档案管理和利用的效率。5.简述档案鉴定工作的意义-判定档案的保存价值：-通过鉴定，确定哪些档案对单位和社会具有长远利用价值，哪些档案价值较小或已失去保存价值，从而为档案的保管和处置提供依据。-准确判定档案保存价值，有助于合理分配档案管理资源，集中精力保管重要档案。-确定档案的保管期限：-明确档案需要保存的时间长度，对于永久保存、长期保存和短期保存的档案进行分类管理。-合理的保管期限确定，既保证了档案的完整性和可查性，又避免了过度保管造成资源浪费。-剔除失去保存价值的档案：-清理那些已无保存必要的档案，减少档案存储空间，降低管理成本。-防止无价值档案占用资源，影响重要档案的保管和利用，提高档案管理的质量和效率。

五、论述题试述如何加强企事业单位档案信息化建设随着信息技术的飞速发展，企事业单位档案信息化建设已成为必然趋势。加强档案信息化建设对于提高档案管理效率、提升档案利用价值具有重要意义。以下从几个方面论述如何加强企事业单位档案信息化建设：

1.档案信息资源建设-丰富档案数字化资源：对单位现存的各类档案进行全面数字化扫描，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等，确保档案信息的完整收录。同时，注重档案资源的深度挖掘，将一些具有潜在价值的档案信息进行整理和数字化，如会议纪要、重要文件的草稿等，丰富档案信息库。-建立档案数据库：构建涵盖各类档案信息的数据库，对档案的内容、形式特征、保管期限、密级等进行详细著录，实现档案信息的结构化存储。通过数据库管理系统，方便对档案信息进行分类检索、统计分析等操作，提高档案信息的利用效率。-加强档案信息整合：打破档案部门与其他业务部门之间的信息壁垒，实现档案信息