如何做好档案管理工作

如何做好档案管理工作摘要：本文详细阐述了做好档案管理工作的各个方面。首先介绍了档案管理的重要性，包括为单位决策提供依据、保障工作连续性等。接着从档案收集、整理、分类、保管、利用等环节入手，深入分析了每个环节的具体操作方法和要点，强调了规范化、信息化管理的重要性，并提出了提升档案管理人员素质等相关措施，以全面提升档案管理工作的质量和水平，使其更好地服务于单位发展。

一、引言档案管理工作是单位管理体系中的重要组成部分，它记录着单位发展的历程、业务活动的轨迹以及重要决策的依据等。做好档案管理工作对于单位的可持续发展、知识传承以及信息资源的有效利用具有不可忽视的意义。

二、档案管理的重要性（一）为单位决策提供依据完整、准确的档案资料能够反映单位过去的工作情况、业务数据以及市场动态等。通过对档案的分析和研究，决策者可以了解单位的优势与不足，把握发展趋势，从而制定出科学合理的发展战略和决策方案。

（二）保障工作连续性当单位人员变动、业务调整时，档案可以作为重要的参考资料，帮助新员工快速熟悉工作流程、了解历史情况，确保各项工作能够顺利衔接，保持工作的连续性和稳定性。

（三）维护单位权益档案是单位在各项活动中的原始记录，在涉及法律纠纷、知识产权保护等方面，档案能够为单位提供有力的证据，维护单位的合法权益。

（四）促进知识传承与创新档案中蕴含着丰富的知识和经验，是单位的宝贵财富。通过对档案的传承和共享，可以促进知识在不同部门、不同代际之间的传递，激发员工的创新思维，推动单位不断发展进步。

三、档案收集工作（一）明确收集范围1.全面梳理单位各项业务活动，确定需要归档的文件类型，包括但不限于红头文件、会议记录、合同协议、财务报表、科研成果报告等。2.根据单位的性质和特点，制定具体的档案收集清单，明确各类档案的详细范围和要求。

（二）建立收集渠道1.内部渠道各部门指定专人负责定期向档案管理部门移交本部门产生的文件资料，确保档案收集的及时性和完整性。加强内部沟通协调，通过单位内部办公系统、邮件等方式，及时发布档案收集通知和要求，提醒各部门按时移交档案。2.外部渠道对于涉及单位的外部文件，如上级部门的批复、合作单位的来函等，由相关业务部门负责收集，并及时转交给档案管理部门。关注行业动态、法律法规变化等信息，主动收集与单位业务相关的外部资料，丰富档案资源。

（三）确保收集质量1.要求移交的档案资料必须真实、完整、准确，不得篡改、伪造或遗漏重要信息。2.对收集到的档案进行初步审核，检查文件的格式、内容、签字盖章等是否符合要求，对于不符合要求的档案及时返回相关部门进行整改。

四、档案整理工作（一）分类原则1.按照档案的来源、时间、内容、形式等因素进行分类，确保分类科学合理、便于查找和管理。2.例如，可以采用年度机构保管期限分类法，先按年度将档案分开，再在每个年度内按机构进行细分，最后根据保管期限分为永久、长期、短期三类。

（二）文件装订1.去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等，防止生锈损坏文件。2.按照一定的顺序将文件排列整齐，采用线装或胶装的方式进行装订，确保文件牢固、整齐，便于翻阅。

（三）编目编号1.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，详细记录档案的基本信息。2.为每份档案赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的标识和检索。

（四）整理数字化1.对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的信息化管理。2.在数字化过程中，要确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理的相关标准和规范。

五、档案分类工作（一）常见分类方法1.按年度分类：将每年形成的档案集中在一起，便于按时间顺序查找和利用档案。2.按机构分类：根据单位内部的组织机构，将档案分为不同的类别，反映各机构的工作情况。3.按问题分类：按照档案所反映的问题性质进行分类，突出档案内容的主题。4.按保管期限分类：根据档案的重要程度和保存价值，将档案分为永久、长期（一般为15年以上）、短期（一般为15年以下）三类，便于确定档案的保管期限和管理方式。

（二）分类方案制定1.结合单位的实际情况，综合考虑各种分类方法的优缺点，制定适合本单位的档案分类方案。2.分类方案应保持相对稳定，同时要根据单位业务发展和档案管理的需要适时进行调整和完善。

（三）分类标识与索引1.在档案实体和目录中明确标注分类标识，使档案的分类一目了然。2.建立分类索引，方便档案管理人员和利用者根据分类标识快速查找所需档案。

六、档案保管工作（一）保管环境要求1.选择适宜的档案保管场所，确保环境温度、湿度相对稳定，一般温度控制在14℃24℃，湿度控制在45%60%。2.保持保管场所清洁卫生，防尘、防虫、防火、防潮、防盗等设施齐全。

（二）档案装具选择1.根据档案的类型、数量和保管要求，选择合适的档案装具，如档案柜、档案架、光盘存储盒等。2.档案装具应具备良好的密封性、稳定性和耐久性，能够有效保护档案。

（三）定期检查与维护1.定期对档案进行检查，查看档案是否有破损、霉变、虫蛀等情况，及时发现并处理问题。2.对档案装具进行清洁、保养和维修，确保其正常使用。3.根据档案的保管期限和实际情况，对到期档案进行鉴定和处置，及时剔除无保存价值的档案。

七、档案利用工作（一）建立利用制度1.制定档案利用的相关规定，明确利用范围、利用方式、利用流程等，确保档案利用工作规范有序。2.规定档案查阅、借阅的审批程序，严格控制档案的流向和使用情况。

（二）提供多样化利用方式1.设立档案查阅室，方便利用者现场查阅档案。2.开展档案借阅服务，按照规定的期限和要求将档案借给利用者，并做好借阅登记和跟踪管理。3.利用现代信息技术，提供档案数字化查询服务，使利用者能够通过网络快速获取所需档案信息。

（三）做好利用登记与反馈1.对每一次档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等信息。2.定期收集利用者的反馈意见，了解档案利用工作中存在的问题和不足，及时进行改进和优化。

八、档案信息化管理（一）档案管理系统建设1.选用功能完善、安全可靠的档案管理软件，建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、分类、保管、利用等业务流程的信息化管理。2.档案管理系统应具备档案录入、检索查询、统计分析、权限管理、数据备份等功能，提高档案管理工作的效率和质量。

（二）数据录入与维护1.将纸质档案中的重要信息准确录入档案管理系统，建立电子档案数据库。2.定期对电子档案数据进行更新和维护，确保数据的及时性、准确性和完整性。

（三）信息安全保障1.加强档案信息化系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止外部网络攻击和数据泄露。2.建立严格的用户权限管理制度，对不同用户设置不同的操作权限，确保档案信息的安全性。3.定期进行数据备份，将备份数据存储在安全的介质上，并异地存放，防止因自然灾害、系统故障等原因导致数据丢失。

九、提升档案管理人员素质（一）专业知识培训1.定期组织档案管理人员参加专业知识培训，学习档案管理的法律法规、业务标准、操作规范等内容，不断提升其业务水平。2.鼓励档案管理人员参加档案专业学历教育和职业资格考试，提高其专业素养。

（二）技能培训1.开展档案管理技能培训，如档案整理、编目、数字化处理、系统操作等技能培训，使档案管理人员熟练掌握现代档案管理技术和方法。2.组织档案管理人员参加信息化技术培训，提高其计算机操作能力和信息管理能力。

（三）职业道德教育1.加强档案管理人员的职业道德教育，培养其敬业精神、责任心和保密意识。2.要求档案管理人员严格遵守档案管理工作的纪律和规定，保守档案机密，确保档案信息安全。

十、结论做好档案管理工作对于单位的发展至关重