财务部印鉴及密匙管理办法

财务部印鉴及密匙管理办法一、总则1.目的为加强公司财务部印鉴及密匙的管理，确保公司资金安全，规范财务印章及密匙的使用流程，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司财务部各类印鉴（包括但不限于财务专用章、法人章、发票专用章等）及涉及财务系统操作、网上银行支付等的密匙管理。3.管理原则明确责任原则：印鉴及密匙的保管、使用责任落实到具体人员，做到责任清晰。安全保密原则：采取有效措施确保印鉴及密匙的安全，防止遗失、被盗用或未经授权使用。审批监督原则：印鉴及密匙的使用必须经过严格审批，建立监督机制，防止违规操作。

二、印鉴管理1.印鉴的种类及用途财务专用章：用于公司财务结算、票据背书、财务报表签章等财务相关业务。法人章：主要用于银行开户预留印鉴、重要财务文件的法人签署等。发票专用章：专门用于开具发票时加盖。2.印鉴的刻制财务部根据工作需要，填写印鉴刻制申请表，详细说明印鉴名称、用途、刻制数量等信息，经财务负责人审核，报公司总经理审批后，交行政部门统一办理刻制。新刻制的印鉴必须与原预留印鉴在规格、字体、图案等方面保持一致，并在刻制完成后及时进行备案。3.印鉴的保管专人保管财务专用章由财务经理指定专人保管，法人章由法定代表人或其授权的人员保管，发票专用章由发票开具人员保管。保管人员必须具备良好的职业道德和责任心，熟悉财务印鉴管理规定，不得擅自将印鉴转借他人。分人分处保管财务专用章和法人章应分开保管，严禁由同一人保管支付款项所需的全部印鉴。印鉴保管人员不得将印鉴带出公司办公区域，因特殊情况需要带出的，必须经财务负责人批准，并办理相关登记手续，使用完毕后立即归还。保管环境印鉴应存放在安全可靠的保险柜或专用保管箱内，保险柜或保管箱应设置密码和钥匙，密码和钥匙应分别由不同人员掌握。保管印鉴的场所应具备防火、防盗、防潮等安全条件，定期检查保险柜或保管箱的安全性。4.印鉴的使用使用审批印鉴使用前，必须填写印鉴使用申请表，注明使用日期、用途、金额、支付方式等信息。申请表由相关业务部门负责人签字确认后，经财务负责人审核，报公司总经理审批。对于金额较大或重要的支付业务，还需根据公司相关规定履行其他审批程序。用印登记印鉴保管人员在使用印鉴时，应严格按照审批后的申请表内容进行操作，并在印鉴使用登记簿上进行详细登记，登记内容包括使用日期、申请表编号、印鉴名称、用途、金额、支付方式、使用人签字等。登记簿应妥善保存，以便日后查阅和审计。盖章操作盖章时，应确保印鉴清晰、端正，与申请表内容一致。严禁在空白纸张、空白支票、空白发票等上加盖印鉴。用印监督对于重要的印鉴使用业务，应由财务部门其他人员或内部审计人员进行现场监督，确保用印过程合规。监督人员应在印鉴使用登记簿上签字确认。5.印鉴的更换因印鉴磨损、损坏或其他原因需要更换印鉴的，由保管人员填写印鉴更换申请表，详细说明更换原因、新印鉴的规格、字体、图案等信息。申请表经财务负责人审核，报公司总经理审批后，交行政部门办理更换手续。新印鉴启用后，原印鉴应及时封存，并按照公司档案管理规定进行妥善保管，保管期限一般为[X]年。6.印鉴的挂失若印鉴不慎遗失，保管人员应立即向财务负责人报告，并采取以下措施：通知相关银行、税务机关等单位，办理印鉴挂失手续，防止他人冒用。在公司内部发布印鉴挂失公告，告知全体员工印鉴遗失情况及防范措施。填写印鉴挂失申请表，详细说明遗失经过、挂失时间、可能造成的影响等，经财务负责人审核，报公司总经理审批后，交行政部门重新刻制印鉴。因印鉴挂失造成的一切经济损失和法律责任，由印鉴保管人员承担。

三、密匙管理1.密匙的种类及用途财务系统操作密匙：用于登录公司财务系统，进行财务数据录入、查询、修改、报表生成等操作。网上银行支付密匙：包括U盾、数字证书等，用于网上银行资金支付业务的身份认证和授权。2.密匙的生成财务系统操作密匙由系统管理员根据财务人员的工作职责和权限，按照公司规定的流程进行生成和分配。网上银行支付密匙由银行根据公司申请，按照相关安全标准和程序进行制作和发放。3.密匙的保管专人保管财务系统操作密匙由使用人员自行保管，不得随意告知他人。网上银行支付密匙由专人负责保管，如U盾一般由负责网上银行支付业务的财务人员保管。分人分处保管网上银行支付密匙应将不同介质（如U盾、密码器等）或不同密码由不同人员分别掌握，严禁一人保管网上银行支付所需的全部密匙。保管人员应妥善保管密匙，防止遗失、被盗用或泄露。保管环境密匙应存放在安全可靠的场所，如保险柜、专用保管箱或加密的存储设备中，并设置密码进行保护。存放密匙的场所应具备防火、防盗、防潮、防电磁干扰等安全条件，定期检查存储设备的安全性。4.密匙的使用使用审批密匙使用前，必须填写密匙使用申请表，注明使用日期、用途、操作内容等信息。申请表由相关业务部门负责人签字确认后，经财务负责人审核，报公司总经理审批。对于金额较大或重要的网上银行支付业务，还需根据公司相关规定履行其他审批程序。操作记录密匙使用人员在操作过程中，应严格按照审批后的申请表内容进行操作，并在财务系统操作日志或网上银行交易记录中进行详细记录，记录内容包括操作时间、操作人员、操作内容、金额等。操作记录应妥善保存，以便日后查阅和审计。安全操作使用密匙进行操作时，应注意保护密匙安全，避免在公共场所或不安全的网络环境下使用。操作完成后，应及时退出系统或拔出U盾等密匙设备，防止他人未经授权使用。5.密匙的更换因密匙丢失、损坏、被盗用或其他原因需要更换密匙的，由保管人员填写密匙更换申请表，详细说明更换原因、新密匙的相关信息等。申请表经财务负责人审核，报公司总经理审批后，按照密匙生成的流程进行更换。新密匙启用后，原密匙应及时封存，并按照公司档案管理规定进行妥善保管，保管期限一般为[X]年。6.密匙的挂失若密匙不慎遗失，保管人员应立即向财务负责人报告，并采取以下措施：通知相关银行、财务系统管理部门等单位，办理密匙挂失手续，防止他人冒用。在公司内部发布密匙挂失公告，告知全体员工密匙遗失情况及防范措施。填写密匙挂失申请表，详细说明遗失经过、挂失时间、可能造成的影响等，经财务负责人审核，报公司总经理审批后，按照密匙更换的流程进行处理。因密匙挂失造成的一切经济损失和法律责任，由密匙保管人员承担。

四、监督检查1.公司内部审计部门定期对财务部印鉴及密匙的管理情况进行审计检查，检查内容包括印鉴及密匙的保管、使用、审批、更换、挂失等环节是否符合本办法规定。2.财务负责人应不定期对印鉴及密匙的保管和使用情况进行抽查，发现问题及时督促整改。3.对于违反本办法规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

五、附则1.本办法由公司财务