行业协会发文管理制度

行业协会发文管理制度一、总则1.目的为规范行业协会发文管理工作，提高公文处理效率和质量，确保协会各项工作的顺利开展，依据国家有关法律法规及相关规定，结合协会实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于行业协会内部各部门之间、协会与会员单位及相关外部单位之间的公文往来。3.基本原则准确规范：公文内容应准确无误，格式符合规定要求，语言表达清晰、规范。及时高效：公文处理应遵循时效原则，确保文件及时传递、办理，不得延误。安全保密：严格遵守国家保密法律法规，确保公文在流转过程中的安全，防止信息泄露。

二、发文种类及适用范围1.通知适用于传达要求协会内部各部门、会员单位及相关外部单位办理的事项，发布规章制度，转发上级机关和不相隶属机关的公文等。2.通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。3.报告向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用。4.请示适用于向上级机关请求指示、批准事项。5.批复用于答复下级机关的请示事项。6.函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。

三、发文流程1.拟稿责任部门：根据工作需要，由相关业务部门负责拟写公文初稿。拟稿人应确保公文内容符合国家法律法规、政策要求和协会实际情况，观点明确，条理清晰，文字简洁。内容要求：明确发文目的、依据和主要内容，做到一事一文。涉及重要事项或重大决策的公文，应进行充分调研和论证，并征求相关部门和人员的意见。引用的数据、事例等应准确可靠，并注明出处。语言表达应准确、规范、得体，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇。2.审核初审：拟稿完成后，拟稿部门负责人对公文的内容、格式、语言等进行初审，确保公文质量符合要求。初审通过后，在公文稿纸的"拟稿部门负责人意见"栏签署意见并签名。核稿：初审后的公文送办公室核稿。办公室核稿人员应重点对公文的合法性、规范性、准确性、完整性以及行文关系等进行审核。对于内容复杂或涉及多个部门的公文，应组织相关部门进行会签。核稿通过后，在公文稿纸的"核稿人意见"栏签署意见并签名。签发：一般公文：经核稿后的公文，由协会秘书长签发。秘书长应认真审阅公文内容，对公文的准确性、必要性和可行性负责，并在公文稿纸的"签发人意见"栏签署意见并签名。重要公文：涉及协会重大事项、重要决策、对外重要合作等公文，须经协会会长签发。会长签发后，公文方可进入发文程序。3.编号办公室根据公文签发意见，对已确定印发的公文进行编号。编号应按照一定的规则进行，确保公文编号的唯一性和连续性。编号格式为：[协会简称][年份][序号]，例如：[行业协会简称][20XX][00X]。编号应标注在公文首页的右上角。4.排版办公室负责将经签发和编号后的公文按照规定的格式进行排版。排版应做到页面布局合理、字体字号规范、行距适中、段落清晰。公文排版应符合国家相关标准和协会的公文格式模板要求。5.校对排版完成后的公文，由拟稿人或专人进行校对。校对人员应认真核对公文内容与原稿是否一致，检查排版格式是否正确，确保公文无错别字、语病和标点符号使用不当等问题。校对无误后，在校对人栏签名。6.印制校对后的公文交办公室统一印制。印制份数应根据公文发送范围和存档需要确定。印制过程中应确保公文印刷清晰、装订整齐。公文印制完成后，由办公室专人负责清点、登记和分发。7.盖章需要加盖协会印章的公文，由办公室按照印章管理规定进行盖章。盖章应清晰、端正，骑年盖月。严禁在空白纸张或未完成审核签发程序的公文上盖章。8.分发办公室根据公文的发送范围，将印制好并盖章的公文及时分发给相关部门、会员单位及外部单位。分发时应做好登记工作，记录公文的发放日期、收件单位、收件人等信息。对于重要公文或急件，应采取专人送达或特快专递等方式确保及时传递。

四、发文格式要求1.页面设置纸张：一般采用A4纸（210mm×297mm）。页边距：上、下页边距各为2.54cm，左、右页边距各为3.17cm。页眉、页脚：页眉一般为协会名称，字体为小五号宋体，居中显示；页脚为页码，宋体小五号字，居右显示。2.字体字号一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。一般用三号仿宋体字。正文：一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用"一、""（一）""1.""（1）"标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排"附件"二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如"附件：1.[附件名称1]"）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。一般用三号仿宋体字。发文机关署名、成文日期和印章：加盖印章的公文：单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。不加盖印章的公文：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。一般用阿拉伯数字，三号仿宋体字。附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。一般用三号仿宋体字。附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。"附件"二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。3.版记抄送机关：如有抄送机关，一般用四号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。"抄送"二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用四号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加"印发"二字。

五、发文存档1.办公室负责将发文原稿、正式文件及相关附件等进行整理归档。归档文件应齐全、完整，能够准确反映公文的形成过程和处理结果。2.公文存档应按照年度、发文种类等进行分类，建立电子和纸质档案。电子档案应进行备份存储，确保数据安全。3.归档文件应妥善保管，便于查阅和利用。查阅发文档案应履行相应的审批手续，严格遵守档案查阅制度，不得擅自涂改、销毁或转借档案。

六、发文保密规定1.严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家秘密、协会商业秘密和会员单位敏感信息的公文，应按照保密级别进行管理。2.确定密级的公文，应在公文首页左上角标明密级和保密期限，绝密级公文还应标明份数序号。密级分为绝密、机密、秘密三级，保密期限根据实际情况确定。3.涉密公文的拟稿、审核、印制、传递、保管等环节应严格按照保密规定执行，确保公文在流转过程中的安全。涉密公文应通过机要渠道传递，不得通过普通邮政、快递等方式传递。4.阅读和使用涉密公文应在符合保密要求的场所进行，不得擅自扩大知悉范围。涉密公文应定期清理、清退，严禁私自留存。5.工作人员应增强保密意识，不得泄露公文内容，对违反保密规定的行为，将依法依规追究责任。

七、发文监督与考核1.办公室负责对发文工作进行日常监督检查，确保发文流程规范、公文质量符合要求。对发现的问题及时督促相关部门进行整改。2.将发文工作纳入协会内部考核体系，对在发文工作中表现突出的部门和个人