设备采购、安装、验收管理制度

设备采购、安装、验收管理制度一、总则1.目的为规范公司设备采购、安装及验收流程，确保所采购设备符合公司生产、运营需求，保证设备质量，提高设备使用效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有设备的采购、安装及验收管理活动，包括生产设备、办公设备、检测设备等各类设备。3.职责分工采购部门负责设备采购的市场调研、供应商选择、采购合同签订等工作。确保采购设备的规格、型号、数量等符合公司要求，并按合同约定及时完成采购任务。使用部门根据生产、运营需要，提出设备采购申请，明确设备的技术参数、性能要求等。参与设备的安装调试过程，配合验收工作，负责设备的初步验收和后续使用培训。技术部门协助使用部门制定设备技术参数和性能要求，为采购提供技术支持。参与设备的安装调试指导，负责设备的技术验收工作，对设备的技术性能进行评估。质量管理部门制定设备验收标准和验收流程，监督验收过程，对验收结果进行审核。对设备质量问题进行跟踪处理，确保设备质量符合相关标准和公司要求。财务部门负责设备采购资金的预算安排和支付审核，确保资金使用合理合规。参与采购合同的审核，对合同中的价格条款、付款方式等进行把关。

二、设备采购管理

（一）采购申请1.使用部门根据生产、运营需求及现有设备状况，填写《设备采购申请表》，详细说明设备名称、规格型号、数量、技术参数、采购理由、预计使用时间等信息。2.《设备采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至技术部门。技术部门对设备的技术要求进行审核，提出意见并签字确认。3.技术部门审核通过后，申请表流转至财务部门。财务部门根据公司资金状况对采购申请进行预算审核，确定资金来源及支付计划，并签字确认。4.采购申请经使用部门、技术部门、财务部门审核通过后，提交至采购部门。

（二）供应商选择与评估1.采购部门收到采购申请后，开展市场调研，收集潜在供应商信息。通过网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式，建立供应商名录。2.对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量等方面。要求供应商提供营业执照、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料。3.采购部门组织相关人员（如技术人员、使用部门代表等）对筛选后的供应商进行实地考察。考察内容包括供应商的生产车间、研发能力、质量管理体系、售后服务等。4.根据实地考察结果和供应商提供的资料，对供应商进行综合评估，确定合格供应商名单。评估指标可包括产品质量、价格、交货期、售后服务等，各指标可根据重要性赋予相应权重，计算综合得分。5.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史等，以便对供应商进行动态管理。

（三）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商进行商务谈判，就设备价格、交货期、付款方式、质量保证、售后服务等条款达成一致。2.根据谈判结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款清晰、准确、合法。合同内容应包括但不限于设备名称、规格型号、数量、价格、交货地点、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等。3.采购合同初稿提交至技术部门、财务部门、法务部门审核。技术部门审核合同中的技术条款是否符合采购申请要求；财务部门审核合同价格、付款方式等是否合理合规；法务部门审核合同的合法性和完整性。4.根据各部门审核意见，采购部门对合同进行修改完善，确保合同无重大风险和漏洞。修改后的合同经采购部门负责人签字后，提交至供应商签字盖章。5.采购合同经双方签字盖章生效后，采购部门将合同副本分发给技术部门、使用部门、财务部门等相关部门，以便各部门跟踪合同执行情况。

（四）采购进度跟踪1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，定期与供应商沟通，了解设备生产进度、发货情况等。2.建立采购进度跟踪台账，记录设备采购的各个环节和时间节点，及时发现并解决采购过程中出现的问题。3.如因供应商原因导致交货延迟或出现质量问题，采购部门应及时与供应商协商解决，并将相关情况反馈给使用部门、技术部门等相关部门。4.在设备到货前，采购部门通知使用部门、技术部门等做好接收准备工作，包括安排场地、组织人员等。

三、设备安装管理

（一）安装准备1.使用部门在设备到货前，根据设备安装说明书和现场实际情况，制定设备安装方案。安装方案应包括安装步骤、人员安排、安全措施等内容。2.技术部门对安装方案进行审核，确保安装方案符合设备技术要求和安全规范。如发现问题，及时与使用部门沟通修改。3.使用部门根据安装方案，准备好安装所需的工具、材料、设备等，并确保安装场地清洁、平整、通风良好，具备设备安装条件。4.采购部门通知供应商在规定时间内将设备运输至安装现场，并协调设备的装卸、搬运等工作。

（二）安装调试1.供应商派遣专业技术人员到现场进行设备安装调试。安装调试过程中，使用部门应安排专人配合，确保安装调试工作顺利进行。2.技术部门安排技术人员现场指导，对设备的安装位置、连接方式、电气布线等进行检查，确保设备安装符合技术要求。3.按照设备安装说明书和操作规程，对设备进行单机调试和联动调试。调试过程中，记录设备运行参数和调试情况，如发现问题及时与供应商沟通解决。4.在设备安装调试过程中，如因设备质量问题或安装不当导致设备损坏或无法正常运行，采购部门应及时与供应商协商处理，要求供应商承担相应责任。

（三）安装验收1.设备安装调试完成后，使用部门组织初步验收。初步验收主要检查设备外观是否完好、安装位置是否正确、运行是否平稳、各项功能是否正常等。2.使用部门填写《设备安装初步验收报告》，记录初步验收情况，对设备安装质量进行评价。如初步验收合格，由使用部门负责人签字确认；如发现问题，应明确问题所在，并要求供应商限期整改。3.技术部门对设备进行技术验收。技术验收主要检查设备的技术性能是否符合合同要求，各项技术指标是否达标。技术部门可通过测试、检验、试运行等方式进行技术验收，并填写《设备技术验收报告》。4.质量管理部门依据验收标准和验收流程，对设备安装验收过程进行监督检查。审核《设备安装初步验收报告》和《设备技术验收报告》，对验收结果进行审核确认。5.如设备安装验收合格，由质量管理部门出具《设备安装验收合格报告》，设备可正式投入使用；如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取措施进行整改，直至设备验收合格为止。

四、设备验收管理

（一）验收标准制定1.质量管理部门根据设备的类型、用途、技术要求等，制定相应的设备验收标准。验收标准应明确设备的各项性能指标、质量要求、外观要求等。2.验收标准应符合国家相关标准和行业规范，同时结合公司实际需求进行细化和补充。对于特殊设备或定制设备，可在合同中约定具体的验收标准。3.验收标准制定后，应组织相关部门（如技术部门、使用部门等）进行评审，确保验收标准科学合理、可操作性强。

（二）验收流程1.设备到货后，采购部门通知质量管理部门、使用部门、技术部门等相关人员组成验收小组。验收小组应包括设备采购负责人、技术专家、使用部门代表等。2.验收小组根据验收标准，对设备进行实物检查、性能测试、资料审查等验收工作。实物检查：检查设备外观是否有损坏、变形、锈蚀等情况，设备铭牌、标识是否清晰准确，设备附件、配件是否齐全等。性能测试：按照验收标准对设备的各项性能指标进行测试，如设备的运行速度、精度、稳定性、可靠性等。测试过程中，记录测试数据和结果。资料审查：审查设备的质量证明文件、产品说明书、操作手册、维修手册、合格证等资料是否齐全、真实有效。3.验收过程中，如发现设备存在质量问题或不符合验收标准的情况，验收小组应及时记录，并要求供应商限期整改。整改完成后，进行再次验收，直至设备符合验收标准为止。4.验收小组完成验收工作后，填写《设备验收报告》，详细记录设备验收情况、验收结果、存在问题及整改情况等。《设备验收报告》经验收小组成员签字确认后，提交至质量管理部门审核。5.质量管理部门对《设备验收报告》进行审核，如审核通过，出具《设备验收合格证书》；如审核不通过，返回验收小组重新进行验收或要求供应商进一步整改，直至审核通过为止。

（三）验收文件归档1.设备验收工作完成后，采购部门负责将验收过程中形成的各类文件资料进行整理归档。归档资料应包括采购合同、设备安装初步验收报告、设备技术验收报告、设备验收报告、设备质量证明文件、产品说明书、操作手册、维修手册等。2.归档资