公司印章管理制度

公司印章管理制度一、总则1.目的为加强公司印章管理，维护公司合法权益，规范印章使用流程，确保印章使用的安全性、合法性和严肃性，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等。3.印章管理原则印章管理遵循"分级负责、规范使用、严格审批、确保安全"的原则。

二、印章的刻制、启用与废止1.印章刻制公司因业务需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。行政部门审核通过后，报公司分管领导审批。审批通过后，由行政部门统一安排到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。印章刻制完成后，行政部门负责领取印章，并对印章进行登记备案，记录印章的名称、规格、启用日期、领取人等信息。2.印章启用新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，经公司法定代表人或授权代表签字批准后，方可启用。印章启用时，行政部门应将印章启用的时间、范围等信息以书面形式通知公司各部门，并在公司内部公告栏进行公示。3.印章废止因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因需要废止印章时，由行政部门填写《印章废止申请表》，详细说明印章废止的原因，并经部门负责人签字确认后，报公司分管领导审批。审批通过后，行政部门负责将废止的印章交回公安机关指定的印章销毁单位进行销毁，并留存销毁证明。行政部门应及时在公司内部公告栏发布印章废止的通知，确保公司各部门知晓。

三、印章的保管1.保管原则印章应指定专人保管，实行"谁保管、谁负责"的原则。印章保管人应妥善保管印章，确保印章安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。2.保管职责公章、合同专用章、财务专用章、法人章等重要印章由公司行政部门或财务部门指定专人保管。保管人应具备较强的责任心和保密意识，熟悉印章使用规定。部门章由各部门负责人指定专人保管。保管人应在部门负责人的领导下，严格按照印章使用规定使用印章。印章保管人应设立印章保管台账，详细记录印章的使用情况，包括使用日期、使用部门、使用事由、批准人等信息。3.保管要求印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。印章保管人应妥善保管印章钥匙，不得随意转借他人。如因工作需要暂时委托他人保管印章时，应办理书面委托手续，并在委托期限届满后及时收回印章。印章保管人应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告行政部门，并按规定进行更换。

四、印章的使用1.使用范围公司印章的使用范围应严格按照公司的相关规定执行，主要用于公司对外签订合同、协议、文件、报表等，以及公司内部的各类审批、证明等事项。2.使用流程用印申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称、用印份数等信息，并经部门负责人签字确认后，报相关领导审批。审批流程如下：一般事项用印，由部门负责人审批；重要事项用印，由公司分管领导审批；重大事项用印，由公司法定代表人审批。审批通过后，用印申请人将《印章使用申请表》交印章保管人，印章保管人按照审批意见在用印文件上加盖印章，并在《印章使用申请表》上登记用印情况。用印完成后，印章保管人应将用印文件、《印章使用申请表》等资料整理归档，妥善保管。3.使用要求印章使用应严格按照审批意见进行，不得擅自扩大用印范围或超越审批权限用印。用印文件应内容真实、合法、有效，不得在空白纸张、空白合同等文件上加盖印章。印章使用应清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。印章使用后，应及时清理印章上的印泥，保持印章清洁。严禁在未经审批的情况下，将印章携带外出使用。如因特殊情况需要携带印章外出时，应填写《印章外出使用申请表》，经公司法定代表人或授权代表批准后，由印章保管人陪同携带外出，并严格按照审批意见使用印章。

五、印章的登记与备案1.登记制度公司行政部门应建立印章登记台账，对公司各类印章的刻制、启用、废止、保管、使用等情况进行详细登记。印章登记台账应定期更新，确保信息准确、完整。2.备案制度公司行政部门应按照公安机关的要求，及时将公司印章的刻制、启用、废止等情况报公安机关备案。同时，公司应将印章管理制度报公司上级主管部门备案。

六、印章的监督与检查1.监督机制公司建立印章监督检查机制，定期对印章的保管、使用情况进行检查。行政部门负责组织实施印章监督检查工作，对发现的问题及时进行整改。2.检查内容印章保管情况，包括印章存放是否安全、保管人是否符合要求等；印章使用情况，包括用印审批流程是否规范、用印文件是否真实合法等；印章登记与备案情况，包括印章登记台账是否完整、备案手续是否齐全等。3.违规处理对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。如因印章保管人或使用人违规操作导致公司遭受经济损失或其他不良影响的，公司将依法追究相关人员的法律责任。