财务部合同管理制度

财务部合同管理制度一、总则1.目的为加强公司合同管理，规范合同财务审核流程，有效防范财务风险，保障公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门签订的各类合同，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同等。3.职责分工财务部负责制定和完善合同财务管理制度。参与合同的起草、审核，提供财务专业意见。负责合同执行过程中的财务监督和款项收付管理。定期对合同执行情况进行财务分析和总结。其他部门负责本部门合同的起草、谈判、签订等工作。配合财务部进行合同财务审核，提供相关资料。负责合同的履行，并及时向财务部反馈合同执行情况。

二、合同签订前的财务审核1.财务参与合同起草财务部应在合同起草阶段介入，了解合同的主要条款和业务背景，从财务角度提出意见和建议，确保合同条款符合公司财务政策和法规要求。对于涉及重大资金支出、长期合作、复杂财务安排等合同，财务部应参与合同谈判过程，协助业务部门制定合理的财务条款。2.财务审核要点付款条款明确付款方式、付款时间节点、付款比例等，确保付款安排合理，符合公司资金预算和资金周转计划。对于分期付款的合同，应约定各期付款的条件和违约责任，以保障公司权益。价格条款审核合同价格的合理性，是否与市场行情相符，是否符合公司定价政策。对于涉及价格调整的合同，应明确价格调整的条件、方式和程序。结算条款审核结算方式是否符合公司财务制度，是否存在潜在的财务风险。明确发票开具的时间、内容、要求等，确保公司能够及时取得合规发票。违约责任条款关注违约责任条款是否明确、具体，是否有利于公司维护自身权益。对于违约赔偿的金额、方式等应进行审核，确保具有可操作性。其他财务条款审核合同中关于费用承担、税收负担、资产处置等财务条款是否合理、合规。对于涉及担保、抵押、质押等特殊财务安排的合同，应确保符合相关法律法规要求，并进行必要的风险评估。3.财务审核流程送审业务部门在合同起草完成后，应将合同初稿及相关资料提交给财务部进行审核。提交的资料应包括合同背景说明、业务情况介绍、相关数据等。初审财务部收到合同送审资料后，由负责审核的财务人员对合同进行初步审查，重点关注财务审核要点，提出初步审核意见。会审对于重大合同或涉及多个部门的合同，财务部应组织相关部门进行会审。会审时，各部门应就合同条款发表意见，财务部综合各方意见后，形成最终审核意见。反馈财务部将审核意见及时反馈给业务部门，业务部门根据审核意见对合同进行修改完善。如双方存在分歧，应进行沟通协商，达成一致意见后再签订合同。

三、合同签订与备案1.合同签订经财务审核通过的合同，由业务部门负责与对方签订。签订合同应严格按照公司授权管理制度执行，确保合同签订主体合法、有效。合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交给财务部备案。备案资料应包括合同原件、审批表、财务审核意见等。2.合同编号与存档财务部负责对合同进行编号管理，编号应具有唯一性和系统性，便于合同的查询和统计。合同签订后，财务部应及时将合同原件及相关资料进行存档，建立合同档案管理制度。合同档案应包括合同文本、审批文件、财务审核记录、往来函件等，确保合同资料的完整性和可追溯性。

四、合同执行过程中的财务监督1.款项收付管理财务部应根据合同约定的付款条款，及时审核业务部门提交的付款申请，确保付款金额、付款时间、付款对象等准确无误。在款项收付过程中，财务部应严格遵守公司资金管理制度，确保资金安全。对于大额资金支付，应按照公司规定履行审批程序。财务人员应及时跟踪款项的收付情况，对于逾期未付或未收的款项，应及时与业务部门沟通，查明原因，并采取相应的措施。2.发票管理财务部应按照合同约定的发票开具要求，督促业务部门及时向对方开具发票。同时，应加强对发票的审核和管理，确保发票内容真实、准确、完整，符合法律法规要求。对于收到的发票，财务人员应认真审核发票的真实性、合法性和有效性，及时办理入账手续。如发现发票存在问题，应及时与对方沟通协商，要求对方重新开具或采取其他补救措施。3.财务核算与分析财务部应按照会计准则和公司财务制度，对合同执行情况进行准确的财务核算。及时记录合同收入、成本、费用等相关数据，确保财务信息的真实、准确。定期对合同执行情况进行财务分析，通过对比合同预算与实际执行情况，分析差异原因，为公司决策提供参考依据。财务分析应包括合同收入、成本、利润、资金回笼等方面的分析，以及对合同执行过程中存在的问题和风险的预警。

五、合同变更与终止的财务处理1.合同变更合同履行过程中，如因各种原因需要变更合同条款，业务部门应及时通知财务部，并提交合同变更申请及相关资料。财务部对合同变更申请进行审核，重点关注变更后的财务条款是否合理、合规，是否会对公司财务状况产生影响。审核通过后，业务部门方可与对方签订合同变更协议。财务部根据合同变更协议，及时调整相关财务记录和账务处理，确保财务数据的准确性。2.合同终止合同履行完毕或提前终止时，业务部门应及时通知财务部，并提交合同终止申请及相关资料。财务部对合同终止申请进行审核，确认合同款项是否全部收付，发票是否全部开具或取得，以及是否存在其他未了事项。审核通过后，办理合同终止手续。财务部对合同终止后的财务事项进行清理和结算，如涉及退款、赔偿等事项，应按照合同约定和公司财务制度进行处理。同时，对合同执行情况进行总结和评价，为今后的合同管理提供经验教训。

六、合同风险管理1.风险识别与评估财务部应定期对合同进行风险识别和评估，重点关注合同的财务风险、法律风险、市场风险等。通过对合同条款、执行情况、外部环境等因素的分析，及时发现潜在的风险点。对于识别出的风险，财务部应进行风险评估，评估风险发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施风险规避对于风险较大且无法有效控制的合同，应采取风险规避措施，如拒绝签订合同或提前终止合同。风险降低通过优化合同条款、加强合同执行监督等方式，降低风险发生的可能性或减轻风险发生后的影响程度。风险转移对于部分风险，可通过购买保险、要求对方提供担保等方式进行风险转移，将风险转嫁给第三方。风险接受对于风险发生可能性较小且影响程度较低的合同风险，可采取风险接受的策略，但应密切关注风险变化情况，及时调整应对措施。3.风险监控与预警财务部应建立合同风险监控机制，定期对合同风险进行监控和评估。通过对合同执行情况、财务数据等指标的分析，及时发现风险变化情况。当合同风险指标超过设定的预警值时，财务部应及时发出预警信号，并向相关部门和领导报告。同时，会同业务部门等相关部门对风险进行分析和评估，制定相应的风险应对措施，确保合同风险得到有效控制。

七、合同档案管理1.档案整理财务部应定期对合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类归档。确保合同档案资料齐全、完整，便于查询和使用。合同档案应包括合同文本、审批文件、财务审核记录、往来函件、发票复印件、款项收付凭证等相关资料。2.档案保管设立专门的合同档案室或档案柜，对合同档案进行妥善保管。合同档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全措施，确保合同档案的安全。合同档案保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。对于重要合同档案，应适当延长保管期限，以备查阅和审计。3.档案查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案时，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到财务部办理查阅手续。财务部应按照规定提供合同档案查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。严禁擅自复印、外借合同档案