公司物流发货管理制度

公司物流发货管理制度一、总则1.目的为规范公司物流发货流程，提高发货效率，确保货物准确、及时、安全送达客户手中，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司所有产品的物流发货活动，包括国内发货和国际发货。3.职责分工销售部门：负责接收客户订单，与客户沟通发货细节，如发货时间、运输方式等，并及时将订单信息传递给物流部门。物流部门：负责根据销售部门提供的订单信息安排发货，选择合适的物流供应商，跟踪货物运输状态，处理物流异常情况。仓库部门：负责按照物流部门的发货指令进行货物的拣选、包装、贴标等准备工作，确保货物数量准确、包装完好，并按时将货物交付给物流供应商。质量部门：负责对发货货物进行质量抽检，确保发出的货物符合质量标准。

二、订单处理1.订单接收销售部门应及时接收客户订单，并对订单信息进行初步审核，确保订单内容完整、准确，包括产品规格、数量、交货地址、联系方式等。对于不完整或有疑问的订单，销售部门应及时与客户沟通，补充或确认相关信息。2.订单录入销售部门将审核通过的订单信息录入公司的销售管理系统，确保系统中的订单信息与原始订单一致。订单录入后，系统自动生成发货通知单，并发送给物流部门和仓库部门。3.订单变更若客户提出订单变更要求，销售部门应及时与客户沟通变更的具体内容，并评估变更对发货的影响。如变更涉及发货时间、产品规格、数量等关键信息，销售部门应在与客户达成一致后，及时修改销售管理系统中的订单信息，并重新生成发货通知单，通知物流部门和仓库部门。

三、发货准备1.货物拣选仓库部门收到发货通知单后，按照订单要求进行货物拣选。拣选过程中，仓库人员应仔细核对货物的规格、数量、批次等信息，确保拣选的货物与订单一致。对于有特殊要求的货物，如易碎品、危险品等，仓库人员应按照相应的操作规程进行拣选和包装。2.货物包装拣选完成的货物应进行妥善包装，以确保在运输过程中不受损坏。包装材料应符合产品特性和运输要求，如纸箱、木箱、泡沫等。对于易损货物，应增加缓冲材料进行防护。包装完成后，应在包装上标明订单号、产品名称、规格、数量等信息。3.货物贴标根据物流运输和客户要求，仓库人员应对货物进行贴标操作。标签内容应包括产品名称、规格、数量、生产日期、保质期、收货地址等必要信息。贴标应牢固、清晰，确保在运输过程中不脱落、不模糊。4.质量抽检质量部门在货物发货前，按照一定比例对货物进行质量抽检。抽检内容包括产品外观、性能、规格等方面，确保发出的货物符合质量标准。如发现抽检不合格的货物，质量部门应及时通知仓库部门停止发货，并对不合格货物进行标识和隔离，待处理。

四、物流供应商选择与管理1.供应商选择物流部门应根据公司业务需求和产品特点，选择合适的物流供应商。选择物流供应商时，应综合考虑其服务质量、运输价格、运输能力、信誉等因素。对潜在的物流供应商进行评估和筛选，建立物流供应商名录。2.合同签订与选定的物流供应商签订物流服务合同，明确双方的权利和义务。合同内容应包括服务范围、运输价格、运输时间、货物保险、违约责任等条款。在签订合同前，应仔细审核合同条款，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。3.供应商管理物流部门应定期对物流供应商的服务质量进行评估和考核，评估指标包括货物按时交付率、货物破损率、信息反馈及时性等。根据评估结果，对表现优秀的物流供应商给予奖励，对表现不佳的物流供应商提出改进要求或终止合作。加强与物流供应商的沟通与协调，及时解决合作过程中出现的问题。

五、发货操作1.运输方式选择物流部门根据订单要求、货物特性、客户需求等因素，选择合适的运输方式，如公路运输、铁路运输、航空运输等。对于紧急订单或高价值货物，可优先选择航空运输或快递服务，以确保货物快速、安全送达。对于大批量、低价值货物，可选择公路运输或铁路运输，以降低运输成本。2.发货指令下达物流部门根据选择的运输方式，向仓库部门下达发货指令，明确发货时间、货物清单、运输目的地等信息。仓库部门收到发货指令后，应按照指令要求及时将货物交付给物流供应商，并办理货物交接手续。3.物流单据制作物流部门负责制作物流单据，如运单、提单、装箱单等。物流单据应准确反映货物的信息，包括产品名称、规格、数量、重量、体积、发货地址、收货地址等。在制作物流单据时，应仔细核对各项信息，确保单据内容准确无误。4.货物发运物流供应商收到仓库交付的货物后，应按照物流单据的要求及时安排发运。在货物发运前，应对货物进行再次检查，确保货物包装完好、数量准确。货物发运后，物流供应商应及时向物流部门反馈货物发运信息，包括运输单号、预计到达时间等。

六、运输跟踪与信息反馈1.运输跟踪物流部门应通过物流供应商提供的跟踪系统或其他渠道，实时跟踪货物的运输状态。跟踪内容包括货物是否按时起运、运输途中是否出现异常情况、预计到达时间等。如发现运输异常情况，物流部门应及时与物流供应商沟通，了解具体情况，并采取相应的措施进行处理。2.信息反馈物流部门应定期向销售部门和客户反馈货物运输信息，让销售部门和客户及时了解货物的运输状态。信息反馈方式可包括邮件、电话、短信等。在货物到达目的地后，物流部门应及时通知客户收货，并提供货物签收单等相关凭证。

七、物流异常处理1.异常情况分类物流异常情况主要包括货物延误、货物破损、货物丢失、运输事故等。2.异常情况报告物流供应商在发现物流异常情况后，应及时向物流部门报告，并提供详细的情况说明。物流部门在收到物流供应商的异常情况报告后，应立即进行核实和评估，并及时向销售部门和相关领导报告。3.异常情况处理根据异常情况的类型和严重程度，采取相应的处理措施。对于货物延误，应与物流供应商协商加快运输速度，或调整运输方式，确保货物尽快送达。对于货物破损或丢失，应按照合同约定，要求物流供应商承担相应的赔偿责任，并及时与客户沟通，协商解决方案。对于运输事故，应及时报警，并配合相关部门进行调查处理，同时采取措施减少事故对公司造成的损失。

八、退货与换货管理1.退货管理若客户提出退货要求，销售部门应及时与客户沟通，了解退货原因，并按照公司的退货政策进行处理。销售部门通知物流部门安排退货运输，并提供退货地址、退货清单等信息。仓库部门收到退货后，应进行验收，确认退货产品的数量、规格、质量等是否符合要求。如退货产品存在质量问题，质量部门应进行检验和鉴定，并根据鉴定结果确定责任归属。对于符合退货条件的产品，仓库部门应办理入库手续，并通知财务部门进行账务处理。2.换货管理若客户提出换货要求，销售部门应与客户沟通换货的具体产品和规格，并通知物流部门安排换货运输。物流部门按照销售部门的要求，将换货产品发送给客户，并将原货物退回仓库。仓库部门收到退回的货物后，按照退货管理流程进行验收和处理。

九、费用结算1.物流费用核算物流部门每月定期对当月发生的物流费用进行核算，包括运输费用、仓储费用、装卸费用等。物流费用核算应根据物流服务合同和实际发生的业务进行，确保费用计算准确无误。2.费用报销物流部门根据核算结果，填写费用报销单，并附上相关的发票、运单、签收单等凭证，提交给财务部门审核。财务部门对费用报销单进行审核，审核通过后按照公司的财务制度进行报销。3.与物流供应商结算物流部门按照物流服务合同的约定，定期与物流供应商进行费用结算。结算方式可包括银行转账、支票等