销售合同管理制度

销售合同管理制度一、总则1.目的为加强公司销售合同的规范化管理，维护公司合法权益，提高销售合同的签订、履行效率，防范经营风险，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司与客户签订的各类销售合同，包括但不限于产品销售合同、服务销售合同等。3.基本原则合法性原则：销售合同的签订、履行必须遵守国家法律法规及相关政策的规定。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。公平公正原则：合同条款应体现公平、公正的原则，保障双方的合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。

二、销售合同的签订1.合同洽谈销售部门在与客户进行业务洽谈时，应充分了解客户的需求、信用状况等信息，并及时反馈给相关部门。业务人员应收集、整理客户资料，包括客户营业执照副本复印件、法定代表人身份证明书、授权委托书、资质证书、业绩情况等，确保客户资料的真实性、完整性。2.合同起草根据业务洽谈结果，由销售部门负责起草销售合同。合同内容应明确双方的权利和义务，包括产品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、质量标准、售后服务等条款。合同条款应符合法律法规及公司相关规定的要求，避免出现模糊不清、歧义或违法条款。对于格式合同，应确保格式规范、内容完整。3.合同审核销售合同起草完成后，应提交相关部门进行审核。审核部门包括法务部门、财务部门、技术部门等，各部门应根据职责分工对合同条款进行审查，并提出审核意见。法务部门主要审查合同的合法性、合规性，确保合同不违反法律法规及公司相关规定，防范法律风险。财务部门主要审查合同的付款方式、结算条款等，确保公司的资金安全和利益。技术部门主要审查合同涉及的产品或服务的技术要求、质量标准等，确保合同的技术可行性。审核部门应在规定的时间内完成审核工作，并将审核意见反馈给销售部门。销售部门应根据审核意见对合同进行修改完善，确保合同条款符合各方要求。4.合同审批经审核修改后的销售合同，应提交公司领导进行审批。审批流程根据合同金额大小、风险程度等因素确定，一般合同由销售部门负责人、分管领导审批，重大合同还需提交总经理办公会或董事会审议。审批部门应重点审查合同的必要性、可行性、风险评估等内容，确保合同符合公司的经营战略和利益。对于审批通过的合同，审批人应签署审批意见并签字确认。5.合同签订销售合同经审批通过后，由授权代表与客户签订合同。签订合同时，应确保合同双方签字盖章齐全，合同文本一式多份，分别由公司销售部门、财务部门、法务部门等留存。合同签订后，销售部门应及时将合同副本及相关资料移交财务部门，以便财务部门进行账务处理和跟踪管理。同时，销售部门应将合同副本及相关资料归档保存，以备查阅。

三、销售合同的履行1.合同执行计划制定销售合同签订后，销售部门应根据合同约定制定详细的合同执行计划，明确各阶段的工作任务、责任人和时间节点，确保合同顺利履行。合同执行计划应包括产品生产计划、发货计划、安装调试计划、售后服务计划等内容，并与生产部门、物流部门、售后服务部门等进行沟通协调，确保各部门之间的工作衔接顺畅。2.货物交付生产部门应按照合同执行计划组织产品生产，确保产品质量符合合同要求。产品生产完成后，应及时通知销售部门进行检验。销售部门在收到生产部门的发货通知后，应及时与物流部门沟通协调，安排货物运输。物流部门应按照合同约定的交货时间、交货地点，将货物安全、及时地交付给客户。货物交付时，应要求客户在送货单上签字确认，并留存送货单副本作为货物交付的凭证。对于需要安装调试的产品，应及时安排技术人员进行安装调试，确保产品正常运行。3.货款回收财务部门应根据合同约定的付款方式和时间节点，及时跟踪客户的付款情况。对于到期未付款的客户，应及时通知销售部门进行催收。销售部门应积极与客户沟通协调，了解客户未付款的原因，并采取相应的催收措施。对于长期拖欠货款的客户，应及时启动法律程序，维护公司的合法权益。在货款回收过程中，财务部门应定期与销售部门核对账目，确保货款回收情况准确无误。同时，应及时将货款到账情况反馈给销售部门，以便销售部门进行后续工作的安排。4.售后服务售后服务部门应按照合同约定及公司相关规定，为客户提供优质的售后服务。对于客户提出的产品质量问题、技术咨询等需求，应及时响应并妥善处理。在售后服务过程中，应做好售后服务记录，包括客户反馈的问题、处理措施、处理结果等内容。对于需要更换零部件或维修的产品，应按照规定的流程进行操作，并确保更换的零部件质量合格。售后服务部门应定期对客户进行回访，了解客户对产品及售后服务的满意度，及时发现问题并加以改进，提高客户忠诚度。

四、销售合同的变更与解除1.变更条件在销售合同履行过程中，如因市场变化、客户需求变更、不可抗力等原因需要变更合同内容的，合同双方应协商一致，并签订书面的变更协议。2.变更程序提出变更申请：合同一方如需变更合同内容，应提前向对方提出书面变更申请，说明变更的原因、内容及对合同履行的影响。协商变更条款：对方收到变更申请后，应在规定的时间内进行回复，并与提出申请方就变更条款进行协商。协商达成一致后，双方应签订书面的变更协议。审核与审批：变更协议签订后，应按照合同签订时的审核、审批程序进行审核与审批。审核部门应重点审查变更的必要性、合理性、合法性等内容，确保变更后的合同条款符合各方要求。变更协议生效：经审核、审批通过后的变更协议，双方签字盖章后生效。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.解除条件在销售合同履行过程中，如出现下列情形之一的，合同双方可以协商解除合同：因不可抗力致使合同目的不能实现的；在履行期限届满之前，当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务的；当事人一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行的；当事人一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的的；法律规定的其他情形。4.解除程序提出解除申请：合同一方如需解除合同，应提前向对方提出书面解除申请，说明解除合同的原因及依据。协商解除事宜：对方收到解除申请后，应在规定的时间内进行回复，并与提出申请方就解除合同的相关事宜进行协商，包括合同解除后的善后处理、损失赔偿等问题。签订解除协议：协商达成一致后，双方应签订书面的解除协议。解除协议应明确合同解除的时间、双方的权利义务、善后处理方式等内容。审核与审批：解除协议签订后，应按照合同签订时的审核、审批程序进行审核与审批。审核部门应重点审查解除合同的必要性、合法性、合理性等内容，确保解除合同的行为符合法律法规及公司相关规定的要求。解除协议生效：经审核、审批通过后的解除协议，双方签字盖章后生效。解除协议生效后，原合同即行终止。

五、销售合同的档案管理1.档案收集销售部门应负责销售合同档案的收集工作，确保合同签订过程中形成的各类文件资料齐全、完整。合同档案包括合同文本、合同审批表、合同执行计划、送货单、发票、售后服务记录等相关资料。2.档案整理销售部门应定期对收集到的销售合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类编号，确保档案资料的有序存放。同时，应将合同文本及相关资料进行扫描备份，建立电子档案，方便查阅和管理。3.档案保管销售合同档案应指定专人负责保管，保管人员应具备相应的档案管理知识和技能，确保档案资料的安全、完整。档案保管应设立专门的档案室或档案柜，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案资料不受损坏。4.档案查阅公司内部人员因工作需要查阅销售合同档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案保管部门查阅。查阅档案时，应在档案保管人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。如需复制档案资料的，应经档案保管部门负责人批准，并办理相关手续。5.档案销毁对于已履行完毕或不再需要保存的销售合同档案，应按照公司档案管理制度的规定进行销毁。档案销毁前，应编制档案销毁清单，经档案保管部门负责人审核、公司领导批准后，由专人负责销毁。档案销毁过程中，应确保档案资料的彻底销毁，防止信息泄露。

六、销售合同的监督与考核1.监督检查公司定期对销售合同的签订、履行情况进行监督检查，检查内容包括合同签订的规范性、合同履行的及时性、货款回收情况、售后服务质量等方面。销售部门应定期向公司领导汇报销售合同的执行情况，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。对于重大合同的履行情况，应实行专项跟踪和报告制度。2.考核指标为确保销售合同管理制度的有效执行，公司制定以下考核指标：合同签订及时率：考核销售部门是否按照规定的时间节点签订合同。合同履行率：考核销售合同的实际履行情况，包括货物交付、货款回收、售后服务等方面。货款回收率：考核销售部门货款回收的及时性和有效性。客户满意度：考核客户对公司产品及服务的满意度。3.考核方式考核采取定期考核与不定期考核相结合的方式。定期考核每月进行一次，由销售部门根据考核指标进行自评，报公司领导审核后确定考核结果。不定期考核根据公司工作需要随时进行，主要对销售合同履行过程中的重大