公司档案管理办法及实施细则

公司档案管理办法及实施细则一、总则1.目的为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本办法及实施细则。2.适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、分支机构的档案管理工作。3.档案定义本办法所称档案是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、档案管理职责1.综合管理部门职责负责制定和完善公司档案管理办法及实施细则，并监督执行。负责公司档案工作的统筹规划、组织协调和业务指导。负责接收、整理、保管公司各类档案，并按照规定提供查阅、借阅服务。负责档案信息化建设，推进档案数字化管理。2.各部门职责负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的完整、准确和系统。负责建立本部门档案台账，对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行记录。负责向综合管理部门移交本部门保管期满的档案。配合综合管理部门做好档案管理的其他相关工作。

三、档案的收集与整理1.收集范围公司设立、变更、注销过程中形成的文件材料。公司各类会议文件、记录、纪要等。公司经营管理活动中形成的合同、协议、报表、统计资料等。公司技术研发、生产制造过程中形成的技术文件、图纸、工艺资料等。公司人力资源管理活动中形成的员工档案、培训资料、考核记录等。公司财务管理活动中形成的会计凭证、账簿、报表等。公司行政事务管理活动中形成的文件、通知、报告等。公司对外宣传、交流活动中形成的宣传资料、图片、音像等。其他具有保存价值的文件材料。2.收集要求各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。收集的档案应真实、准确、完整，符合档案管理的有关规定。对重要文件、资料应进行备份，防止丢失。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。便于计算机管理和检索。4.整理方法分类：按照档案的来源、时间、内容等进行分类，可分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和检索。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等。装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。

四、档案的保管1.保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括公司章程、股东会议记录、董事会决议、年度财务报告等。长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括重要合同、协议、技术文件等。短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括一般性文件、资料等。2.保管场所公司应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家有关规定。3.保管要求对不同保管期限的档案应分别存放，便于管理和查阅。定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、泄露。

五、档案的利用1.查阅权限公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。查阅重要档案或涉及公司机密的档案，应经公司分管领导批准。公司外部人员查阅档案，应持有单位介绍信，经公司综合管理部门负责人批准，并办理相关登记手续后，方可查阅。2.查阅要求查阅档案时，应在综合管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印档案，应经综合管理部门同意，并按照规定支付复印费用。3.借阅权限公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和综合管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅重要档案或涉及公司机密的档案，应经公司分管领导批准。4.借阅要求借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。借阅人员应按时归还档案，如需延期，应办理续借手续。归还档案时，应进行认真核对，如发现问题，应及时报告综合管理部门。

六、档案的鉴定与销毁1.鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人、各部门档案管理人员及相关专业人员组成，负责档案鉴定工作。2.鉴定原则依据国家有关规定和公司实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。确保鉴定结果准确、公正，既保证档案的完整性和系统性，又避免不必要的档案积压。3.鉴定内容档案的保管期限是否准确。档案的内容是否具有保存价值。档案的完整性和准确性。4.销毁程序档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，报公司分管领导批准。经批准后，综合管理部门编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限等。档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》存档。

七、档案信息化管理1.信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和网络化查询、借阅。提高档案管理工作效率和服务水平，为公司各项工作提供有力支持。2.信息化建设内容档案数字化：对公司重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。网络平台建设：搭建档案管理网络平台，实现档案信息的共享和远程查询、借阅。3.信息化管理要求加强档案信息化安全管理，采取必要的安全防护措施，确保档案信息安全。定期对档案信息化系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。建立电子档案备份制度，定期对电子档案