办公用品管理制度

办公用品管理制度一、总则1.目的为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管等行为，合理控制办公费用，提高工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构全体员工。3.管理原则按需配置原则：根据工作实际需要，合理配置办公用品，避免浪费。归口管理原则：办公用品由行政部门统一归口管理，负责采购、发放、调配等工作。勤俭节约原则：倡导节约使用办公用品，降低办公成本。

二、办公用品的分类及标准1.分类办公文具：如笔、纸、笔记本、文件夹、订书机等。办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机等。办公家具：如办公桌、办公椅、文件柜等。其他用品：如清洁用品、饮用水等。2.标准根据公司实际情况，制定各类办公用品的配备标准，详见附件《办公用品配备标准》。各部门应严格按照标准申请和使用办公用品。

三、采购管理1.采购计划各部门应于每月[具体日期]前将次月办公用品需求计划报行政部门。需求计划应详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等信息。行政部门根据各部门需求计划，结合库存情况，编制月度办公用品采购计划。采购计划应经行政部门负责人审核后报公司领导审批。2.采购流程经审批后的采购计划由行政部门负责实施采购。采购人员应选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的供应商进行采购。采购人员应与供应商签订采购合同，明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准等条款。采购人员应及时跟进采购进度，确保采购物品按时、按质、按量到货。到货后，采购人员应会同仓库管理人员进行验收，验收合格后办理入库手续。

四、库存管理1.入库管理办公用品到货后，仓库管理人员应根据采购合同和送货清单进行验收。验收内容包括物品的名称、规格、数量、质量等。验收合格的办公用品应及时办理入库手续，填写《办公用品入库单》。入库单应注明物品名称、规格、数量、供应商名称等信息。仓库管理人员应将入库的办公用品按照类别、规格、型号等进行分类存放，并建立库存台账，记录办公用品的出入库情况。2.库存盘点行政部门应定期组织对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每季度一次。盘点人员应认真核对库存物品的数量、规格、型号等信息，并与库存台账进行核对。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行调整。盘点结束后，盘点人员应填写《办公用品盘点表》，并将盘点结果报行政部门负责人。如发现库存积压或短缺等情况，应提出处理建议，报公司领导审批后进行处理。3.库存安全仓库应保持通风、干燥、整洁，确保办公用品的质量不受影响。仓库应配备必要的消防器材和安全设施，确保库存办公用品的安全。仓库管理人员应严格遵守仓库管理制度，严禁无关人员进入仓库。

五、发放管理1.领用流程员工因工作需要领用办公用品时，应填写《办公用品领用申请表》，注明领用物品名称、规格、数量、领用原因等信息，并经部门负责人审批。员工持经审批后的《办公用品领用申请表》到仓库领取办公用品。仓库管理人员应根据申请表发放办公用品，并在申请表上签字确认。员工领取办公用品后，应妥善保管，如有丢失或损坏，应照价赔偿。2.限量发放为控制办公用品费用，行政部门根据办公用品的消耗情况和员工实际需求，对部分办公用品实行限量发放。限量标准详见附件《办公用品限量发放标准》。3.特殊情况领用因工作需要临时增加办公用品领用的，员工应填写《办公用品临时领用申请表》，经部门负责人和行政部门负责人审批后，到仓库领取。

六、使用管理1.员工职责员工应爱护办公用品，合理使用，杜绝浪费。员工应妥善保管领用的办公用品，如有丢失或损坏，应及时报告行政部门，并照价赔偿。员工离职时，应将领用的办公用品交回行政部门，如有丢失或损坏，应照价赔偿。2.部门负责人职责部门负责人应加强对本部门员工办公用品使用情况的监督和管理，确保合理使用。部门负责人应根据工作实际需要，合理控制本部门办公用品的领用数量，避免浪费。3.节约措施提倡双面打印、复印，减少纸张浪费。充分利用电子文档，减少纸质文件的使用。合理设置空调温度，节约用电。及时关闭电器设备电源，避免待机耗电。

七、维修与报废管理1.维修管理办公设备出现故障时，使用部门应及时填写《办公设备维修申请表》，注明设备名称、型号、故障现象、维修要求等信息，并报行政部门。行政部门接到维修申请后，应及时联系专业维修人员进行维修。维修人员应填写《办公设备维修记录单》，记录维修情况。维修费用由行政部门根据维修记录进行统计，并报公司领导审批后报销。2.报废管理办公用品因损坏、老化等原因无法继续使用时，使用部门应填写《办公用品报废申请表》，注明物品名称、规格、型号、购置时间、报废原因等信息，并报行政部门。行政部门接到报废申请后，应组织相关人员进行鉴定，确认是否符合报废条件。如符合报废条件，应报公司领导审批。经审批后的报废办公用品，由行政部门统一处理。处理方式包括变卖、捐赠等，处理收入应上缴公司财务。

八、监督与检查1.行政部门监督行政部门应定期对各部门办公用品的使用情况进行检查，包括领用数量、使用情况、保管情况等。如发现问题，应及时督促相关部门进行整改。2.财务部门监督财务部门应定期对办公用品的采购、发放、报销等费用进行审核，确保费用支出合理合规。如发现问题，应及时与行政部门沟通，并提出整改建议。3.违规处理对违反本制度规定的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括批评教育、责令改正、扣发奖金等。如因违规行为给公司造成经济损失的，应依法承担赔偿责任。