工程技术档案管理制度

工程技术档案管理制度一、总则1.目的为加强工程技术档案管理，确保工程技术档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程建设、维护、改造及项目管理提供可靠依据，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有工程项目，包括新建、改建、扩建、维修等各类工程项目从项目策划、设计、施工到竣工验收全过程中形成的工程技术档案管理。3.职责分工项目管理部门负责组织、协调工程项目档案管理工作，明确项目档案管理责任人，对项目档案管理工作进行监督、指导。审核项目档案的归档范围、分类大纲及编号方案等。参与项目档案的验收工作。档案管理部门负责制定和完善工程技术档案管理制度，并监督执行。负责工程技术档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用及销毁等工作。指导项目管理部门及各参建单位的档案管理工作，组织档案业务培训。各参建单位（设计单位、施工单位、监理单位等）按照合同要求和本制度规定，负责本单位承担工程项目形成档案的收集、整理、归档工作，并向建设单位移交完整、准确的项目档案。配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位工程项目档案管理工作，接受建设单位和档案管理部门的业务指导和监督。

二、工程技术档案的归档范围1.项目前期文件项目立项批复、可行性研究报告及批复、环境影响评价报告及批复等文件。项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等相关证件。工程地质勘察报告、水文地质勘察报告等勘察资料。2.设计文件初步设计文件，包括设计说明书、设计图纸、工程概算等。施工图设计文件，包括图纸会审记录、设计变更通知单、技术核定单等设计变更文件。设计交底记录、设计单位对工程的技术交底等资料。3.施工文件施工组织设计、施工方案、技术交底等文件。工程定位测量、放线记录，基槽验线记录等测量资料。原材料、构配件、设备的质量证明文件、检验报告、复试报告等。施工记录，如地基与基础工程施工记录、混凝土施工记录、隐蔽工程验收记录等。分项、分部、单位工程质量验收记录，工程质量事故报告及处理记录等质量验收资料。施工日志、工程大事记等。4.监理文件监理规划、监理实施细则等监理文件。监理月报、监理周报、监理会议纪要等监理工作记录。工程开工/复工报审表、工程暂停令等监理指令文件。原材料、构配件、设备的质量检验认可文件，工程质量验收意见等监理质量控制文件。5.设备文件设备采购合同、技术协议等设备采购文件。设备安装调试记录、设备试运行记录等设备安装及运行文件。设备操作手册、维护手册等设备技术文件。6.竣工图工程竣工图，包括建筑、结构、电气、给排水、暖通等各专业竣工图。竣工图编制说明、图纸会审记录、设计变更通知单、技术核定单等与竣工图相关的变更文件。7.竣工验收文件工程竣工验收报告、工程竣工验收备案表等竣工验收文件。工程质量保修书、质量回访记录等工程保修文件。工程决算报告、审计报告等工程经济文件。

三、工程技术档案的分类与编号1.分类原则工程技术档案按照工程项目的形成过程、专业特点及档案内容进行分类，遵循系统性、逻辑性和实用性原则，便于档案的整理、保管和利用。2.分类方法项目前期文件类立项文件规划文件勘察文件设计文件类初步设计文件施工图设计文件设计变更文件施工文件类施工管理文件施工技术文件施工物资文件施工记录文件施工试验记录及检测报告施工质量验收文件工程安全与功能检验资料核查及主要功能抽查记录监理文件类监理管理文件监理质量控制文件监理进度控制文件监理造价控制文件监理合同与其他事项管理文件设备文件类设备采购文件设备安装文件设备运行文件竣工图类建筑竣工图结构竣工图电气竣工图给排水竣工图暖通竣工图竣工验收文件类竣工验收文件工程保修文件工程经济文件3.编号方案工程技术档案编号采用"项目代码分类代码顺序号"的结构形式。项目代码：以工程项目批准立项文件中的项目代码为准。分类代码：按照上述分类方法，每一类赋予一个两位数字代码，如项目前期文件类为"01"，设计文件类为"02"等。顺序号：每一类档案内按形成时间顺序依次编号，从"001"开始。示例：某工程项目的一份施工技术交底记录，其编号为"[项目代码]03005"，表示该记录属于施工文件类中的施工技术文件，是该项目此类文件中的第5份。

四、工程技术档案的收集与整理1.收集要求各参建单位应明确档案收集责任人，按照档案归档范围及时收集本单位在工程项目建设过程中形成的各类文件资料。收集的文件资料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章手续齐全。对破损、褪色的文件应进行修复或复制，确保档案质量。建设单位应督促各参建单位及时提交应归档的文件资料，并定期检查收集情况。2.整理要求各参建单位档案管理人员应按照分类大纲对收集的文件资料进行分类整理，同一类文件应按照时间顺序排列。每份文件应编制页码，采用阿拉伯数字，正面编在右上角，背面编在左上角。对每份文件应填写卷内文件目录，包括文件编号、责任者、文件题名、日期、页次等内容，卷内目录应排列在卷首。卷内文件应采用A4纸张，小于A4的文件应粘贴在A4纸上，并在粘贴处加盖骑缝章。不同载体的文件应分别整理，如纸质文件、电子文件、声像文件等。电子文件应存储在移动硬盘、光盘等载体上，并按照电子文件管理要求进行命名和存储。声像文件应附文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景等内容。

五、工程技术档案的归档1.归档时间各参建单位应在工程竣工验收前，将本单位形成的工程技术档案向建设单位归档。建设单位在收到各参建单位提交的档案后，应及时组织审核，对不符合要求的档案应退回原单位补充完善后重新归档。工程竣工验收后3个月内，建设单位应将整理好的工程技术档案向档案管理部门归档。2.归档程序各参建单位档案管理人员按照整理要求将档案整理成册，并编制档案移交清单，一式两份，一份由移交单位留存，一份交建设单位。移交单位将档案及移交清单一并提交建设单位，建设单位组织对档案进行审核，审核合格后办理交接手续，双方在移交清单上签字盖章。建设单位将审核合格的档案整理汇总后，按照档案管理部门的要求进行编目、装订等处理，然后向档案管理部门移交，并办理移交手续。

六、工程技术档案的保管1.保管期限工程技术档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管：凡是反映工程建设主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，如项目立项批复、可行性研究报告、工程竣工验收报告等，应永久保管。长期保管：凡是反映工程建设一般活动，在较长时间内对本单位和社会具有查考利用价值的档案，如施工组织设计、施工记录、监理月报等，保管期限为50年。短期保管：凡是反映工程建设局部环节和短期利用价值的档案，如工程质量事故报告及处理记录等，保管期限为20年。2.保管条件档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房内应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持整齐清洁。应采用适宜的温湿度控制设备，使库房温度保持在14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。3.档案保管要求档案应分类存放，不同保管期限、不同类型的档案应分别存放，并设置明显的标识。对电子档案应进行定期备份，备份载体应异地存放，以防止数据丢失。档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。

七、工程技术档案的查阅与利用1.查阅权限公司内部人员查阅工程技术档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。外单位人员查阅工程技术档案，须持有单位介绍信，注明查阅内容、查阅目的等，经公司主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。2.查阅程序查阅人员填写档案查阅申请表，提交相关审批手续。档案管理部门根据查阅申请表，提供相应的档案，并做好查阅登记，登记内容包括查阅日期、查阅人员姓名、所在单位、查阅内容、归还日期等。查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，确认无误后办理归还手续。3.利用规定工程技术档案的利用应遵循合法、合理、安全的原则，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。档案管理部门应积极为公司内部各部门提供档案利用服务，充分发挥档案的作用，为工程建设、维护、管理等工作提供支持。对涉及商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅和利用范围。

八、工程技术档案的销毁1.销毁条件保管期满的工程技术档案，经鉴定确无保存价值的，可以销毁。因保管不善等原因造成档案损坏、变质，无法修复且无利用价值的档案，可进行销毁。2.销毁程序档案管理部门应定期对保管期满的档案进行清理，编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等内容。档案销毁清册应报公司主管领导审批，经批准后进行销毁。档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁