2025武汉市海外旅游有限责任公司合同管理制度

2025武汉市海外旅游有限责任公司合同管理制度第一章总则第一条为规范武汉市海外旅游有限责任公司（以下简称“公司”）的合同管理工作，提高合同管理水平，防范合同风险，维护公司的合法权益，依据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规及公司章程规定，结合公司实际情况，特制定本制度。第二条本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于旅游服务合同、采购合同、服务外包合同、劳动合同、合作框架协议等。第三条合同管理的原则：合法性原则：合同内容必须符合国家法律法规，不得损害国家、社会公共利益和公司合法权益；等价有偿原则：合同双方的权利义务应当平等，利益对等；坚持诚信原则：合同的签订和履行应当遵循诚实守信原则，确保合同履行的真实性、可靠性；风险防范原则：合同管理应当以风险防范为核心，事前控制为主，事后补救为辅。第二章合同管理机构和职责第四条公司设立合同管理领导小组，由法定代表人任组长，总经理、分管副总经理、法务部负责人及相关部门负责人为成员，负责对公司重大合同的审批和管理。第五条公司法务部是公司合同管理的归口管理机构，具体职责包括：负责公司合同管理制度的制定、修订及组织实施；对公司合同的法律风险进行评估；参与公司重大合同的谈判、起草及审查；对各部门提交的合同进行法律审查；负责公司合同的统一编号、登记、存档及管理工作；监督检查各部门合同履行情况，协调解决合同履行中出现的问题；组织开展合同管理培训，提高全员合同法律意识。第六条公司各部门在合同管理中的职责：各业务部门负责根据业务需求起草合同初稿，并提交法务部进行审查；各业务部门负责人对本部门合同的合法性、真实性和可行性负责；各业务部门负责合同的履行，并按要求向法务部提交合同履行情况报告；各业务部门配合法务部做好合同纠纷的处理。第三章合同审查第七条所有合同在签订前必须经过法务部审查，未经法务部审查通过的合同不得签署。第八条合同审查内容包括：合同对方的主体资格是否合法，包括但不限于营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等；合同内容是否符合国家法律法规，是否存在违反法律的条款；合同条款是否公平合理，是否有利于保护公司利益；合同条款是否具体明确，是否存在模糊不清或容易引起争议的内容；合同金额、履行期限、履行地点、违约责任等关键条款是否明确；合同是否符合公司发展战略和经营计划；合同履行风险是否可控，是否需要采取相应的风险防范措施。第九条合同审查流程：合同承办部门将拟签订的合同初稿及合同审查申请表提交至法务部；法务部在收到合同初稿后，应当在三个工作日内完成审查；法务部审查通过后，在合同审查申请表上签署意见，并将合同初稿退回承办部门；对于复杂或涉及重大风险的合同，法务部可以组织相关部门共同审查，必要时可以聘请外部法律顾问提供专业意见。第十条合同审查意见分为同意签署、修改后签署、不同意签署三种情况。承办部门应当根据法务部的意见进行修改，修改后重新提交审查。第四章合同的签订与履行第十一条合同签订应当符合以下要求：合同应当以书面形式签订，特殊情况下需要采取口头或其他形式的，事后应当补签书面合同；合同应当由法定代表人或其授权代表签署，授权代表签署合同的，应当事先取得法定代表人授权委托书；合同应当使用公司统一的合同格式，合同编号应当由法务部统一编号；合同签署后，应当加盖公司合同专用章，不得使用行政公章或财务公章代替；合同签署后，承办部门应当在三个工作日内将合同副本提交法务部备案。第十二条合同履行应当符合以下要求：合同履行应当严格按照合同约定执行，不得擅自变更合同内容；合同履行过程中发现对方存在违约行为的，应当立即书面通知对方，并及时采取措施维护公司合法权益；合同履行过程中发现合同内容存在争议或需要补充完善的，应当及时与对方协商并签订补充协议，补充协议应当按照本制度规定履行审查和审批程序；合同履行完毕后，承办部门应当及时整理合同履行资料，并移交法务部归档。第十三条合同履行中的争议处理：合同履行过程中发生争议的，承办部门应当立即向法务部报告，并协商解决争议；协商不成的，法务部应当根据实际情况，采取法律手段维护公司合法权益；在争议解决过程中，承办部门应当积极配合法务部提供相关资料，并及时报告进展。第五章合同档案管理第十四条合同档案管理应当遵循“统一管理、分类存放、妥善保管”的原则，确保合同档案的完整性和安全性。第十五条合同档案管理内容包括：合同签订前的相关资料，包括合同审查申请表、合同初稿、审查意见等；合同正本及副本；合同履行过程中的相关资料，包括验收单、付款凭证、变更协议等；合同履行完毕后的结算资料及验收报告；合同纠纷处理过程中的相关资料，包括律师函、法院判决书等。第十六条合同档案管理的具体要求：合同档案应当由法务部统一管理，未经授权的人员不得查阅或复制；合同档案应当按年度、合同类型进行分类存放，便于查找；合同档案应当长期保存，重要合同档案应当永久保存；合同档案的销毁应当遵循公司档案管理规定，不得擅自销毁。第六章合同管理的责任追究第十七条违反本制度规定，造成公司经济损失或声誉损害的，公司将依法追究相关责任人的责任，具体包括：合同承办部门未按规定履行合同审查程序的；合同承办部门未按规定履行合同，导致合同无法履行或履行不力的；合同承办部门未按规定保管合同档案，导致档案丢失或损坏的；合同承办部门未及时报告合同履行中的争议，导致经济损失扩大的；其他违反合同管理制度的行为。第十八条责任追究方式包括警告、罚款、降级、撤职等，情节严重的将依法追究刑事责任。第七章附则第十