事务文书规范手册

事务文书规范手册一、总则1.1适用范围事务文书规范手册适用于各类组织和机构在日常工作中所使用的各种事务性文书。无论是部门、企事业单位还是社会组织，都需要遵循本手册的规定来撰写和管理事务文书。其适用范围涵盖了从简单的内部通知到复杂的报告和请示等各种类型的文书，旨在保证事务文书的规范性、准确性和有效性，提高工作效率和管理水平。1.2文书定义事务文书是指在日常工作中用于记录、传达信息、请示汇报、通知安排等事务性工作的书面文件。它不同于正式的法律文书或公文，具有较强的灵活性和实用性。事务文书可以包括报告、通知、请示、计划、总结、简报等多种类型，它们在组织内部的沟通和管理中起着重要的作用。1.3文书格式事务文书的格式应遵循一定的规范，以保证文书的整洁、清晰和易读性。一般来说，事务文书应包括标题、正文、落款等部分。标题应简洁明了，能够准确反映文书的内容；正文应结构清晰，逻辑严谨，语言简洁明了；落款应包括发文单位、发文日期等信息。不同类型的事务文书在格式上可能会有所差异，需要根据具体情况进行调整。二、事务文书的种类2.1报告类报告类事务文书是用于向上级或相关部门汇报工作进展、成果、问题等情况的书面文件。它可以是定期的工作总结报告，也可以是针对特定问题的专项报告。报告类文书应内容真实、数据准确、分析深入，能够为上级决策提供有力的依据。例如，年度工作总结报告应包括本年度的工作目标、完成情况、取得的成绩、存在的问题及改进措施等方面的内容；专项报告则应针对具体的问题进行深入分析和阐述，提出合理的建议和解决方案。2.2通知类通知类事务文书是用于传达信息、安排工作、通知事项等的书面文件。它具有较强的时效性和指导性，能够迅速将相关信息传达给相关人员。通知类文书的格式一般较为简单，通常包括标题、正文、落款等部分。标题应明确通知的内容和对象；正文应简洁明了，说明通知的事项、时间、地点、要求等；落款应包括发文单位、发文日期等信息。例如，会议通知应包括会议的时间、地点、主题、参会人员等信息；工作安排通知应明确工作的任务、要求、完成时间等。2.3请示类请示类事务文书是用于向上级请求指示、批准、帮助等的书面文件。它具有较强的请求性和严肃性，需要明确表达请求的事项和理由，并附上相关的资料和说明。请示类文书的格式一般包括标题、主送单位、正文、落款等部分。标题应明确请示的事项；主送单位应准确无误；正文应详细说明请示的理由、请求的事项、预期的效果等；落款应包括发文单位、发文日期等信息。例如，经费请示应说明经费的用途、预算情况、申请金额等；项目请示应详细阐述项目的背景、目标、实施计划、所需支持等。三、事务文书的写作要求3.1内容准确事务文书的内容应准确无误，包括事实、数据、观点等方面。在撰写事务文书时，应认真核对相关信息，保证内容的真实性和可靠性。对于一些重要的事务文书，如报告、请示等，还应进行充分的调研和分析，保证内容的深入和全面。同时应注意语言的准确性，避免使用模糊、歧义的词语，以免引起误解。3.2语言简洁事务文书的语言应简洁明了，避免冗长、复杂的句子和段落。在撰写事务文书时，应尽量使用简单明了的语言，表达清晰、准确的意思。对于一些复杂的内容，可以采用表格、图表等形式进行展示，以便读者更好地理解。同时应注意语言的规范性，避免使用口语化、方言化的词语和表达方式。3.3格式规范事务文书的格式应遵循一定的规范，以保证文书的整洁、清晰和易读性。在撰写事务文书时，应严格按照规定的格式进行排版，包括标题、正文、落款等部分。同时应注意字体、字号、行距等方面的规范，使文书看起来整齐、美观。对于一些特殊类型的事务文书，如报告、请示等，还应根据相关的规定和要求进行撰写，保证格式的规范性和准确性。四、事务文书的格式规范4.1标题规范事务文书的标题应简洁明了，能够准确反映文书的内容。一般来说，标题应包括发文单位、文书类型、事由等要素。例如，《[发文单位]关于[事由]的报告》、《[发文单位]关于[事项]的通知》等。标题的字体应加粗，字号应比正文大一号，以突出标题的重要性。4.2正文规范事务文书的正文应结构清晰，逻辑严谨，语言简洁明了。一般来说，正文应包括引言、主体、结论等部分。引言应简要说明文书的背景和目的；主体应详细阐述文书的内容，包括事实、数据、观点等方面；结论应总结全文，提出明确的意见和建议。正文的字体应与标题相同，字号应比标题小一号，行距应适中，以保证正文的易读性。4.3落款规范事务文书的落款应包括发文单位、发文日期等信息。发文单位应写全称或规范化简称，发文日期应写具体的年、月、日。落款的字体应与正文相同，字号应比正文小一号，应位于正文的右下角。五、事务文书的审核与签发5.1审核流程事务文书的审核流程一般包括拟稿人起草、部门负责人审核、办公室审核、分管领导审核、主要领导签发等环节。在审核过程中，各环节应认真履行职责，对文书的内容、格式、语言等方面进行严格把关，保证文书的质量和规范性。5.2签发权限事务文书的签发权限应根据组织的规定和文书的重要性来确定。一般来说，重要的事务文书应由主要领导签发，一般性的事务文书可由分管领导或部门负责人签发。签发人应在文书上签署姓名和日期，并对文书的内容负责。5.3审核要点事务文书的审核要点包括内容的真实性、准确性、完整性，格式的规范性，语言的简洁性、准确性等方面。在审核过程中，应重点关注这些要点，对文书进行全面、细致的审核，保证文书符合要求。六、事务文书的归档与保管6.1归档范围事务文书的归档范围应包括各类正式的事务文书，如报告、通知、请示、计划、总结、简报等。归档的文书应具有一定的保存价值，能够反映组织的工作情况和历史发展。6.2保管期限事务文书的保管期限应根据文书的重要性和保存价值来确定。一般来说，重要的事务文书应保管较长的时间，一般性的事务文书可保管较短的时间。保管期限的确定应符合国家有关档案管理的规定和要求。6.3借阅与查阅事务文书的借阅与查阅应遵循一定的规定和程序。一般来说，需要借阅或查阅事务文书的人员应向档案管理部门提出申请，并填写借阅或查阅登记表。档案管理部门应根据申请的内容和范围，对文书进行审核和批准，并办理相关的借阅或查阅手续。借阅或查阅事务文书的人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、摘抄或泄露文书的内容。七、事务文书的使用与管理7.1使用原则事务文书的使用应遵循合法、合规、合理的原则。在使用事务文书时，应严格遵守国家有关法律法规和组织的规章制度，不得擅自使用或滥用文书。同时应根据实际需要合理使用文书，避免浪费和不必要的麻烦。7.2管理职责事务文书的管理职责应明确划分，各部门应各司其职，共同做好事务文书的管理工作。一般来说，办公室应负责事务文书的起草、审核、印发、归档等工作；各部门应负责本部门事务文书的撰写、审核、报送等工作；档案管理部门应负责事务文书的保管、借阅、查阅等工作。7.3违规处理对于违反事务文书管理规定的行为，应根据情节轻重进行相应的处理。一般来说，对于轻微的违规行为，应给予批评教育；对于严重的违规行为，应给予相应的纪律处分或法律制裁。八、事务文书的范例与模板8.1报告范例与模板以下是一份报告的范例与模板：《[发文单位]关于[事由]的报告》尊敬的[上级单位或领导]：8.1.4引言（简要说明报告的背景和目的）8.1.5工作进展情况（详细阐述工作的进展情况，包括完成的任务、取得的成绩等）8.1.6存在的问题（客观分析工作中存在的问题，包括困难、挑战等）8.1.7改进措施（提出针对性的改进措施，明确责任人和时间节点）8.1.8结论（总结全文，提出明确的意见和建议）特此报告。[发文单位][发文日期]8.2通知范例与模板以下是一份通知的范例与模板：《[发文单位]关于[事项]的通知》各位[相关人员]：为了[通知的目的]，现将有关事项通知如下：8.2.5通知的具体内容（详细说明通知的事项，包括时间、地点、要求等）8.2.6注意事项（提醒相关人员注意的事项，如安全、保密等）8.2.7联系方式（提供相关的联系方式，以便咨询和反馈）特此通知。[发文单位][发文日期]8.3请示范例与模板以下是一份请示的范例与模板：《[发文单位]关于[请示事项]的请示》尊敬的[上级单位或领