人力资源管理信息系统操作手册

人力资源管理信息系统操作手册Thetitle"HumanResourceManagementInformationSystemOperationManual"referstoacomprehensiveguidedesignedforindividualsresponsibleformanaginghumanresourceswithinanorganization.Thismanualistypicallyappliedinvariousbusinessenvironmentswherehumanresourcesplayacriticalrole,suchasmediumtolargeenterprises,educationalinstitutions,andgovernmentorganizations.ItservesasareferencetoolforHRprofessionalstounderstandthefunctionalitiesoftheHRMISandperformessentialtasksefficiently.ThemanualcoverstheessentialaspectsofoperatingtheHumanResourceManagementInformationSystem,includinguserauthentication,dataentry,andreportgeneration.ItisintendedforbothbeginnersandexperiencedHRpractitionerswhoneedtofamiliarizethemselveswiththesystem'sinterfaceandcapabilities.Userswilllearnhowtonavigatethroughdifferentmodules,suchasemployeerecords,payrollmanagement,andperformanceevaluations,ensuringsmoothandeffectivehumanresourceoperations.TosuccessfullyutilizetheHumanResourceManagementInformationSystem,usersarerequiredtofollowtheguidelinesprovidedintheoperationmanual.Thisincludesadheringtoproperdataentryprocedures,maintainingsystemsecurity,andregularlyreviewingsystemupdates.Familiarizingoneselfwiththemanual'scontentswillenableHRprofessionalstooptimizethesystem'spotential,enhanceproductivity,andcontributetotheoverallsuccessoftheorganization.人力资源管理信息系统操作手册详细内容如下：第一章概述1.1系统简介人力资源管理信息系统（HumanResourceManagementInformationSystem，简称HRMIS）是一款集成了现代信息技术和人力资源管理理念的专业软件。本系统旨在为各类企事业单位提供高效、便捷的人力资源管理解决方案，通过信息化手段实现人力资源管理的规范化、标准化和智能化。系统涵盖了员工招聘、培训、考核、薪酬福利、离职管理等全方位的人力资源管理功能，以满足企业日益增长的人力资源管理需求。1.2功能概述1.2.1员工信息管理系统支持员工基本信息的录入、查询、修改和删除，包括员工姓名、性别、出生日期、籍贯、学历、专业、联系方式等。同时系统还能够根据员工的工作状态（如在职、离职、休假等）自动更新员工信息，保证信息准确性。1.2.2招聘管理系统提供招聘需求的发布、招聘进度跟踪、面试安排、录用通知等功能。企业可根据招聘需求，发布职位信息，筛选简历，安排面试，直至录用。同时系统还能够自动招聘报告，为企业提供招聘数据支持。1.2.3培训管理系统支持培训计划的制定、培训课程安排、培训效果评估等功能。企业可根据员工培训需求，制定培训计划，安排培训课程，评估培训效果，提升员工综合素质。1.2.4考核管理系统提供员工考核的制定、执行、统计和分析功能。企业可根据自身需求，设定考核指标，进行考核评分，考核报告，为员工晋升、薪酬调整等提供依据。1.2.5薪酬福利管理系统支持薪酬福利的制定、发放、调整等功能。企业可根据员工岗位、职级、工龄等因素，制定薪酬福利方案，自动计算薪酬，保证薪酬发放的准确性。1.2.6离职管理系统提供离职员工的处理、离职手续办理、离职原因分析等功能。企业可对离职员工进行分类管理，分析离职原因，优化人力资源配置。1.2.7统计分析系统具备丰富的统计和分析功能，可对企业人力资源各项数据进行汇总、分析，为企业决策提供数据支持。1.2.8系统管理系统提供用户权限设置、数据备份、系统日志等功能，保证系统安全稳定运行。同时系统支持自定义功能模块，满足企业个性化需求。第二章系统登录与退出2.1登录系统2.1.1打开浏览器保证计算机已连接至互联网，并打开浏览器。推荐使用主流浏览器，如Chrome、Firefox或Edge等。2.1.2访问系统登录页面在浏览器地址栏输入人力资源管理信息系统网址，按回车键访问系统登录页面。2.1.3输入用户名和密码在登录页面，输入您的用户名和密码。用户名为系统分配的账号，密码为初始密码或您已修改过的密码。2.1.4登录按钮输入正确的用户名和密码后，登录按钮，系统将进入人力资源管理信息系统主界面。2.2修改密码为保证账户安全，建议您定期修改密码。以下是修改密码的操作步骤：2.2.1进入个人设置在主界面，右上角的用户头像，选择“个人设置”选项。2.2.2选择修改密码选项在个人设置页面，找到“修改密码”选项，进入。2.2.3输入原密码和新密码在修改密码页面，输入原密码，然后设置新密码。新密码需满足系统规定的安全性要求。2.2.4确认修改输入新密码后，“确认修改”按钮，系统将提示密码修改成功。2.3退出系统完成操作后，为保证信息安全，请及时退出系统。以下是退出系统的操作步骤：2.3.1选择退出系统在主界面，右上角的用户头像，选择“退出系统”选项。2.3.2确认退出系统将弹出确认退出对话框，“确认”按钮，即可安全退出人力资源管理信息系统。第三章员工信息管理3.1员工信息录入3.1.1功能概述员工信息录入功能主要用于将新员工的个人信息添加至系统中，以便进行统一管理和查询。录入的信息包括但不限于员工姓名、性别、出生日期、籍贯、联系方式、邮箱、入职时间等。3.1.2操作步骤（1）登录系统，左侧菜单栏中的“员工信息管理”选项，进入员工信息管理页面；（2）“新增”按钮，弹出员工信息录入对话框；（3）在对话框中，按照提示填写员工个人信息，保证信息准确无误；（4）填写完毕后，“保存”按钮，完成员工信息录入。3.1.3注意事项（1）录入信息时，保证员工姓名、联系方式等关键信息准确无误；（2）对于敏感信息，如身份证号码、银行账号等，应进行加密处理；（3）录入完成后，及时对信息进行审核，保证信息真实、有效。3.2员工信息查询与修改3.2.1功能概述员工信息查询与修改功能主要用于对已录入的员工信息进行查询、修改和更新，以保证信息的准确性。3.2.2查询操作（1）登录系统，左侧菜单栏中的“员工信息管理”选项，进入员工信息管理页面；（2）在查询框中，输入员工姓名、工号等关键信息进行搜索；（3）系统将展示符合条件的员工信息列表，对应员工姓名，进入员工详细信息页面。3.2.3修改操作（1）在员工详细信息页面，“修改”按钮；（2）按照提示修改员工个人信息，保证信息准确无误；（3）修改完成后，“保存”按钮，完成员工信息修改。3.2.4注意事项（1）查询和修改员工信息时，应遵循保密原则，保证信息安全；（2）修改信息时，应详细记录修改原因和时间，便于追溯；（3）对于涉及薪资、绩效等敏感信息，应进行权限控制。3.3员工信息删除3.3.1功能概述员工信息删除功能主要用于对离职或已调动的员工信息进行删除，以保持系统信息的准确性。3.3.2操作步骤（1）登录系统，左侧菜单栏中的“员工信息管理”选项，进入员工信息管理页面；（2）在员工信息列表中，勾选需要删除的员工姓名；（3）“删除”按钮，系统将弹出确认对话框；（4）确认无误后，“确定”按钮，完成员工信息删除。3.3.3注意事项（1）删除员工信息前，请保证已备份相关信息；（2）删除操作不可逆，请谨慎操作；（3）对于离职或调动的员工，建议先进行信息修改，再进行删除。第四章薪资管理4.1薪资结构设置4.1.1概述薪资结构设置是指根据企业的薪资政策、员工岗位及职级等信息，对员工薪资进行合理配置的过程。薪资结构设置旨在保证企业薪酬体系的公平性、竞争性和激励性。4.1.2操作步骤（1）登录人力资源管理信息系统，进入薪资管理模块。（2）“薪资结构设置”菜单，系统将显示薪资结构设置界面。（3）按照以下步骤进行操作：a.选择薪资项目：在系统中选择需要设置的薪资项目，如基本工资、岗位工资、绩效工资等。b.设置薪资标准：根据企业薪资政策及员工职级，为各薪资项目设置相应的标准。c.薪资计算公式：根据企业薪资政策，为各薪资项目设置计算公式，如基本工资=职级工资×职级系数。d.薪资发放周期：设置薪资发放周期，如每月、每季度等。e.薪资调整：根据员工职级变动、绩效表现等因素，调整薪资结构。（4）“保存”按钮，完成薪资结构设置。4.2薪资计算4.2.1概述薪资计算是根据员工薪资结构、考勤记录、绩效评价等数据，计算出员工当月应发薪资的过程。4.2.2操作步骤（1）登录人力资源管理信息系统，进入薪资管理模块。（2）“薪资计算”菜单，系统将显示薪资计算界面。（3）按照以下步骤进行操作：a.选择计算月份：在系统中选择需要计算的薪资月份。b.输入员工数据：根据员工考勤记录、绩效评价等数据，输入各薪资项目对应的数值。c.计算薪资：系统将根据薪资结构设置中的计算公式，自动计算出员工当月应发薪资。d.审核薪资：对计算结果进行审核，保证薪资计算的准确性。（4）“提交”按钮，完成薪资计算。4.3薪资发放4.3.1概述薪资发放是指将计算出的员工薪资按照设定的发放周期和方式，发放给员工的过程。4.3.2操作步骤（1）登录人力资源管理信息系统，进入薪资管理模块。（2）“薪资发放”菜单，系统将显示薪资发放界面。（3）按照以下步骤进行操作：a.选择发放月份：在系统中选择需要发放薪资的月份。b.选择发放方式：根据企业实际情况，选择现金、银行转账等发放方式。c.输入发放数据：根据薪资计算结果，输入各员工的发放金额。d.发放确认：对发放数据进行确认，保证金额准确无误。e.发放单：系统将自动薪资发放单，以便进行发放。（4）“发放”按钮，完成薪资发放。第五章员工考勤管理5.1考勤数据录入5.1.1登录系统用户需使用正确的账号和密码登录人力资源管理信息系统，进入系统主界面。5.1.2选择模块在系统主界面，“员工考勤管理”模块，进入考勤管理页面。5.1.3录入考勤数据在考勤管理页面，“考勤数据录入”按钮，进入考勤数据录入界面。录入以下信息：（1）员工姓名：系统自动显示员工姓名，不可修改。（2）员工编号：系统自动显示员工编号，不可修改。（3）考勤日期：选择考勤日期，格式为YYYYMMDD。（4）上班时间：输入员工上班时间，格式为HH:MM。（5）下班时间：输入员工下班时间，格式为HH:MM。（6）考勤类型：根据实际情况选择正常、迟到、早退、请假等考勤类型。（7）备注：如有特殊情况，可在此栏输入备注信息。5.1.4提交数据录入完毕后，“提交”按钮，系统将自动保存考勤数据。5.2考勤数据查询5.2.1查询条件设置在考勤管理页面，“考勤数据查询”按钮，进入考勤数据查询界面。设置以下查询条件：（1）员工姓名：输入员工姓名，可模糊查询。（2）员工编号：输入员工编号，精确查询。（3）考勤日期：选择考勤日期范围，格式为YYYYMMDD。（4）考勤类型：选择考勤类型，如正常、迟到、早退、请假等。5.2.2查询结果展示设置查询条件后，“查询”按钮，系统将展示符合查询条件的考勤数据。以下为查询结果展示内容：（1）员工姓名（2）员工编号（3）考勤日期（4）上班时间（5）下班时间（6）考勤类型（7）备注5.3考勤异常处理5.3.1异常情况识别在考勤数据查询界面，管理员需关注以下异常情况：（1）考勤时间异常：如上班时间晚于规定时间，或下班时间早于规定时间。（2）考勤类型异常：如请假、迟到、早退等。（3）备注信息异常：如备注信息不明确或存在疑问。5.3.2异常处理流程对于异常考勤情况，管理员需按照以下流程进行处理：（1）核实情况：与员工核实考勤异常的原因，保证信息的准确性。（2）修改考勤数据：根据核实情况，修改异常考勤数据。（3）提交审核：修改完毕后，提交审核，等待上级领导审批。（4）审批通过：上级领导审批通过后，考勤数据将自动更新至系统中。（5）反馈处理结果：将处理结果反馈给相关员工，保证员工了解考勤异常处理情况。第六章员工培训管理6.1培训计划制定6.1.1培训计划概述员工培训计划是企业根据发展战略和员工需求，有针对性地制定的一系列培训活动。在人力资源管理信息系统中，培训计划的制定需遵循以下步骤：（1）确定培训目标：明确培训计划旨在提升员工的哪方面能力或技能。（2）分析培训需求：通过调查问卷、访谈等方式，了解员工在岗位上的培训需求。（3）制定培训方案：根据培训目标和需求，设计培训课程、培训方式、培训时间等。6.1.2操作流程（1）登录人力资源管理信息系统，进入“员工培训管理”模块。（2）“培训计划制定”菜单，进入相应页面。（3）填写培训计划基本信息，包括培训名称、培训目标、培训对象、培训时间等。（4）添加培训课程，选择课程类型、培训讲师、培训场地等。（5）提交培训计划，等待审批。6.2培训活动管理6.2.1培训活动概述培训活动管理是对培训计划的执行过程进行监控和调整，保证培训效果。在人力资源管理信息系统中，培训活动管理包括以下内容：（1）培训通知发布：将培训计划通知给相关员工，保证他们了解培训时间和地点。（2）培训报名：员工在系统中报名参加培训，便于统计培训人数。（3）培训签到：培训活动现场，员工进行签到，确认出勤情况。（4）培训考核：对员工培训效果进行考核，评估培训效果。6.2.2操作流程（1）登录人力资源管理信息系统，进入“员工培训管理”模块。（2）“培训活动管理”菜单，进入相应页面。（3）查看培训活动列表，了解各培训活动的进度。（4）发布培训通知，通知相关员工参加培训。（5）管理培训报名，查看报名情况。（6）签到管理，记录员工出勤情况。（7）培训考核，评估员工培训效果。6.3培训效果评估6.3.1培训效果评估概述培训效果评估是对培训活动的成果进行评价，以检验培训计划是否达到预期目标。在人力资源管理信息系统中，培训效果评估包括以下方面：（1）培训满意度调查：收集员工对培训活动的满意度，了解培训效果。（2）培训成果转化：评估员工在岗位上应用培训所学知识的情况。（3）培训效果评价：综合评估培训活动对员工能力提升的贡献。6.3.2操作流程（1）登录人力资源管理信息系统，进入“员工培训管理”模块。（2）“培训效果评估”菜单，进入相应页面。（3）查看培训满意度调查结果，了解员工对培训活动的满意度。（4）分析培训成果转化情况，评估员工在岗位上的表现。（5）进行培训效果评价，综合评估培训活动的成果。第七章招聘管理7.1招聘需求发布7.1.1招聘需求录入（1）登录人力资源管理信息系统，进入“招聘管理”模块。（2）“招聘需求发布”功能，系统将显示招聘需求录入界面。（3）按照提示填写招聘需求相关信息，包括岗位名称、岗位职责、任职资格、薪资待遇、工作地点等。（4）确认信息无误后，“提交”按钮，完成招聘需求的录入。7.1.2招聘需求审核（1）人力资源部门负责人登录系统，进入“招聘管理”模块。（2）“招聘需求审核”功能，系统将显示待审核的招聘需求列表。（3）对每条招聘需求进行仔细阅读，确认是否符合公司招聘政策及岗位要求。（4）对符合要求的招聘需求，“审核通过”按钮；对不符合要求的招聘需求，“退回修改”按钮，并给出修改意见。7.1.3招聘需求发布（1）审核通过的招聘需求将自动进入“招聘需求发布”功能。（2）人力资源部门工作人员可在此查看已发布的招聘需求，并对其进行修改、删除等操作。（3）“发布”按钮，系统将自动将招聘需求发布至公司内部招聘平台及外部招聘网站。7.2简历筛选与面试安排7.2.1简历筛选（1）登录人力资源管理信息系统，进入“招聘管理”模块。（2）“简历筛选”功能，系统将显示待筛选的简历列表。（3）依据招聘需求及任职资格，对每份简历进行筛选，挑选出符合要求的简历。（4）对筛选通过的简历，“通过”按钮；对不符合要求的简历，“不通过”按钮。7.2.2面试安排（1）对筛选通过的简历，进入“面试安排”功能。（2）按照简历信息，为每位候选人安排面试时间、地点及面试官。（3）确认面试安排无误后，“提交”按钮，系统将自动发送面试通知给候选人。（4）面试结束后，面试官需在系统中填写面试评价，以便后续招聘决策。7.3录用通知与入职手续7.3.1录用通知（1）人力资源部门工作人员登录系统，进入“招聘管理”模块。（2）“录用通知”功能，系统将显示待通知录用的候选人列表。（3）依据面试评价及招聘需求，确定录用候选人。（4）“发送录用通知”按钮，系统将自动录用通知并发送给候选人。7.3.2入职手续（1）录用候选人收到录用通知后，按照通知要求携带相关证件到公司办理入职手续。（2）人力资源部门工作人员在系统中记录入职员工的个人信息、合同信息等。（3）办理完毕后，系统将自动入职员工档案，并进入后续人事管理模块。第八章绩效管理8.1绩效考核标准设置8.1.1概述绩效考核标准设置是绩效管理的基础环节，旨在明确员工的工作目标和绩效衡量标准，保证绩效考核的公正性和有效性。在人力资源管理信息系统中，管理员可以按照以下步骤进行绩效考核标准设置。8.1.2操作步骤（1）登录人力资源管理信息系统，进入“绩效管理”模块。（2）“绩效考核标准设置”菜单，系统将展示所有可设置的绩效考核指标。（3）根据公司战略目标和部门职责，选择合适的绩效考核指标，并设置权重。（4）针对每个绩效考核指标，设置具体的评价标准，包括评分细则和评分等级。（5）“保存”按钮，完成绩效考核标准设置。8.2绩效考核实施8.2.1概述绩效考核实施是绩效管理的核心环节，通过评估员工的工作表现，激发员工积极性，提高工作效率。在人力资源管理信息系统中，管理员可以按照以下步骤进行绩效考核实施。8.2.2操作步骤（1）登录人力资源管理信息系统，进入“绩效管理”模块。（2）“绩效考核实施”菜单，系统将展示所有待评估的员工列表。（3）针对每个员工，根据绩效考核标准对其进行评分。（4）在评分过程中，可参考员工的工作报告、项目成果等数据进行评估。（5）评分完成后，“提交”按钮，系统将自动绩效考核结果。8.3绩效考核结果分析8.3.1概述绩效考核结果分析是对员工绩效表现的深入挖掘，旨在发觉员工的优点和不足，为员工发展和公司战略调整提供依据。在人力资源管理信息系统中，管理员可以按照以下步骤进行绩效考核结果分析。8.3.2操作步骤（1）登录人力资源管理信息系统，进入“绩效管理”模块。（2）“绩效考核结果分析”菜单，系统将展示所有员工的绩效考核结果。（3）分析员工的绩效考核得分，了解其在各绩效指标上的表现。（4）根据绩效考核结果，对员工进行分类，如优秀、良好、合格、不合格等。（5）针对不同类别的员工，制定相应的激励措施或改进计划。（6）将绩效考核结果与员工个人发展计划相结合，为员工提供培训、晋升等机会。（7）定期跟踪绩效考核结果，对员工绩效进行动态管理。第九章员工关系管理9.1员工离职管理9.1.1离职申请流程（1）员工提交离职申请：员工需在系统中填写《离职申请表》，详细记录离职原因、离职日期等信息，并提交至直接上级审批。（2）上级审批：直接上级在系统中查看离职申请，对申请进行审批。若同意离职，则将申请提交至人力资源部门；若不同意，可退回申请，要求员工重新考虑。（3）人力资源部门审批：人力资源部门在系统中查看离职申请，对申请进行审批。若同意离职，则进行离职手续办理；若不同意，可退回申请，要求员工与上级沟通。9.1.2离职手续办理（1）人力资源部门办理离职手续：包括开具离职证明、办理工资结算、归还公司财产等。（2）部门领导签字确认：部门领导在系统中确认离职手续已办理完毕。（3）系统记录离职信息：人力资源部门在系统中记录员工离职信息，包括离职日期、离职原因等。9.2员工调动管理9.2.1调动申请流程（1）员工提交调动申请：员工需在系统中填写《调动申请表》，详细记录调动原因、期望调动部门等信息，并提交至直接上级审批。（2）上级审批：直接上级在系统中查看调动申请，对申请进行审批。若同意调动，则将申请提交至人力资源部门；若不同意，可退回申请，要求员工重新考虑。（3）人力资源部门审批：人力资源部门在系统中查看调动申请，对申请进行审批。若同意调动，则进行调动手续办理；若不同意，可退回申请，要求员工与上级沟通。9.2.2调动手续办理（1）人力资源部门办理调动手续：包括调整工资、岗位、部门等。（2）部门领导签字确认：部门领导在系统中确认调动手续已办理完毕。（3）系统记录调动信息：人力资源部门在系统中记录员工调动信息，包括调动日期、调动原因等。9.3劳动合同管理9.3.1劳动合同签订（1）人力资源部门与员工签订劳动合同：在系统中录入员工基本信息、合同期限、薪资待遇等，劳动合同。（2）员工确认合同：员工在系统中查看合同内容，确认无误后签字。（3）人力资源部门保存合同：人力资源部门将签订好的劳动合同存档，同时在系统中记录合同签订信息。9.3.2劳动合同续签（1）人力资源部门提醒续签：系统自动提醒即将到期的劳动合同，人力资源部门及时与员工沟通续签事宜。（2）员工提交续签申请：员工在系统中提交续签申请，包括合同期限、薪资待遇等。（3）人力资源部门审批：人力资源部门在系统中审批续签申请，同意后重新签订劳动合同。9.3.3劳动合同变更（1）员工提交变更申请：员工在系统中提