金蝶K3采购流程

金蝶K3采购流程演讲人：日期：采购流程概述供应商管理与选择采购计划制定与执行订单处理与跟踪监控质量检验与入库管理流程付款结算与对账工作规范化推进持续改进方向和目标设定目录CONTENTS01采购流程概述CHAPTER01ERP系统组成部分金蝶K3是ERP系统的重要组成部分，涵盖了企业采购、销售、库存、财务等多个管理模块。金蝶K3系统简介02数据集成平台K3系统实现了数据的集中管理和共享，确保各部门间信息的实时传递与同步更新。03操作流程化、自动化通过系统设定，将采购流程中的各个环节进行标准化、自动化处理，提高工作效率。流程定义采购流程是指在金蝶K3系统中，从采购需求提出、供应商选择、采购合同签订到采购入库、财务结算的全过程管理。目标确保采购流程规范、高效、透明，降低采购成本，提高采购质量，同时保证企业正常的生产运营。采购流程定义与目标采购部门财务部门仓储部门需求部门负责采购计划的制定、供应商的选择与管理、采购合同签订、采购订单下达及采购过程监控。负责采购资金的支付、财务结算及账务处理，确保采购流程的合规性和财务数据的准确性。负责采购物资的入库验收、库存管理及出库发货等工作，确保物资的安全与完整。提出采购需求，参与采购计划的制定和采购过程的监督，确保采购物资符合实际需求。流程涉及部门及职责02供应商管理与选择CHAPTER供应商资质审查与评估审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证等。审查流程收集证书复印件、核对原件、网上查询、实地考察等。评估标准质量、交货期、价格、服务、生产能力、财务状况等。评估方法评分制度、实地考察、问卷调查等。A类为关键供应商，B类为重要供应商，C类为普通供应商。分类方法供货质量、交货及时性、价格水平、售后服务等。评级依据01020304根据供应商的产品类型、合作方式等进行分类。分类标准每年一次或根据实际情况调整。评级周期供应商分类与评级标准合格供应商名录建立及更新名录内容包括供应商名称、地址、联系方式、供应产品、合作情况等信息。建立方式根据评估结果确定合格供应商，建立名录。更新方式定期评估、更新，及时删除不合格供应商，增加新供应商。名录管理确保名录的准确性和有效性，为采购提供依据。03采购计划制定与执行CHAPTER需求收集各部门根据业务需求提出采购需求，包括商品名称、规格、数量、期望到货时间等。需求分析对采购需求进行详细分析，考虑商品的市场情况、供应商的产能、采购周期等因素。预算编制根据需求分析结果，结合公司的财务预算，制定采购预算和采购计划。030201需求分析与预算编制01审批环节采购计划提交至上级审批，审批流程根据公司规模和制度而定。采购计划审批流程02审批要点审批人员重点关注采购计划的合理性、预算执行情况、供应商选择等方面。03审批结果审批通过后，采购计划正式生效，各部门按照计划执行。在执行过程中，如遇到市场需求变化、供应商产能不足等情况，需对采购计划进行调整。调整条件根据实际情况，采取增加采购量、更换供应商、调整采购规格等策略。调整策略调整后的采购计划需重新进行审批，审批通过后，按照新的计划执行。实施方法计划调整策略及实施方法01020304订单处理与跟踪监控CHAPTER订单录入在金蝶K3系统中，采购订单可以由采购部门或者供应链管理部门进行录入，包括供应商信息、采购物品、数量、价格等关键信息。订单录入、审核及下达操作指南订单审核订单录入后需要进行严格的审核，包括采购合同、供应商资质、价格等多个方面的核查，以确保采购的合法性和合规性。审核通过后，订单将进入下一个环节。订单下达审核通过的采购订单可以进行下达操作，将采购需求转化为具体的采购任务，并向供应商发送采购订单，以便供应商进行备货和发货。订单状态监控金蝶K3系统提供实时的订单状态监控功能，采购部门可以随时查看订单的采购进度、发货情况、到货情况等信息，以便及时发现问题并进行处理。01.订单状态实时更新机制物流信息跟踪系统可以与物流公司的系统进行对接，实时获取物流信息，包括货物的运输状态、位置、预计到达时间等，方便采购部门进行物流跟踪和安排收货。02.异常预警当采购订单出现异常情况时，如延迟发货、货物丢失等，系统会自动进行预警，并通知相关人员进行处理，以确保采购流程的顺利进行。03.异常情况处理预案设计供应商异常情况处理当供应商出现交货延迟、产品质量问题等情况时，采购部门可以根据预案采取相应的措施，如与供应商进行协商、调整采购计划、寻找替代供应商等。采购物品异常情况处理当采购的物品出现质量问题、数量不符或规格不匹配等情况时，采购部门可以依据预案进行退货、换货、索赔等操作，以保障企业的利益和采购质量。系统故障或数据丢失处理针对系统故障或数据丢失的情况，企业应建立相应的备份机制和恢复方案，以保障采购数据的完整性和安全性。同时，应及时与供应商进行沟通，避免因此产生的误解和纠纷。05质量检验与入库管理流程CHAPTER质量检验标准制定制定明确的采购检验标准、抽样方法和检验程序，确保采购产品符合公司质量要求。执行情况回顾定期对采购检验标准执行情况进行回顾，评估检验标准的适用性和有效性，对存在的问题进行及时修订。质量检验标准制定和执行情况回顾对检验出的不合格品进行明确标识，避免与合格品混淆。不合格品标识制定不合格品处理流程，包括退货、换货、报废等处理措施，确保不合格品得到妥善处理。不合格品处理针对不合格品产生的原因，采取预防措施，降低再次发生的风险。预防措施不合格品处理程序规范化建设对采购到货数量进行核对，确保实际入库数量与采购订单数量一致。入库数量核对及时将入库信息录入系统，确保库存信息的准确性，同时进行财务处理，如采购成本核算等。账务处理入库数量核对以及账务处理06付款结算与对账工作规范化推进CHAPTER付款方式选择根据供应商情况、采购合同及财务资金状况，选择适合的付款方式，包括预付账款、货到付款、分期付款等。付款申请审批业务部门提交付款申请，财务部门对付款申请进行审批，确保付款金额、支付方式和支付时间符合公司内部控制要求。付款方式选择和申请审批流程业务部门收到供应商提供的发票后，需进行发票验证，包括发票真伪、开票日期、金额、税率等信息的核对。发票验证业务部门将验证后的发票提交财务部门进行报销，财务部门需对发票进行合规性审核，并按照公司报销制度进行报销。报销管理业务部门需将发票进行归档管理，以便后续查询和审计。发票归档发票验证、报销以及归档管理要求对账周期设置根据与供应商约定的结算周期，设置对账周期，如月度、季度、年度等。对账流程财务部门根据采购订单、入库单、发票等单据与供应商进行对账，确认采购金额、已付款金额和未付款金额等。差异处理对账过程中发现的差异，需及时与供应商进行沟通和核实，并按照规定进行处理。对账周期设置和差异处理机制07持续改进方向和目标设定CHAPTER采购流程繁琐供应商管理不足信息不透明成本控制不力对采购流程进行精简和优化，减少不必要的环节和审批，提高效率。加强对供应商的开发、评估和管理，建立长期稳定的战略合作关系，提高采购质量和效益。加强信息共享和沟通，建立透明、公开的采购信息平台，保障内外部各方利益。建立成本分析和控制机制，加强对采购成本的监控和管理，降低采购成本。现有问题剖析及改进措施提数字化转型积极拥抱数字化、信息化采购，利用大数据、人工智能等技术提高采购效率。未来发展趋势预测和战略规划01绿色环保采购关注环保和可持续发展，推动绿色采购，为企业长远发展奠定基础。02供应链管理优化加强与供应商的协同和合作，优化供应链管理，提高供应链的响应速度和灵活性。03国际化采购随着企业国际化程度的提高，积极开展国际采