SOP-FIN-005 备用金管理规定

此Logo暂不放置编号SOP-FIN-005日期20171026标题备用金管理规定5/5第一章总则第一条 为确保资金安全、提高资金使用效率，并满足公寓项目的营运需要，有必要加强和规范对公寓项目备用金的管理，经公寓事业部财务部研究，制定此管理规定。第二条 备用金是公司资产。公寓项目应对备用金实行专款专用，备用金的类型可从大类划分为运营备用金、筹备备用金两大类。根据公寓实际情况，本规定将备用金按以下分类进行管理：1.营运备用金；2.财务备用金；3.公务临时借款；筹备备用金的管理原则与公务临时借款的管理一致。第三条 各类备用金均由项目负责人或项目拓展负责人（简称“项目负责人”，下同）负责申请，并由项目负责人对备用金完整性和合理使用负责。第四条 申请备用金前应履行必要的前置审批流程，事项呈批中应明确表示申请人知悉、理解并同意本规定所有条款，愿意按照本规定执行。第五条 任何人不得私自挪用、借用备用金，不得将备用金用于既定使用范围以外的交易或事项；如确实有特殊需要动用备用金的，应获得公司财务总监的书面同意。第二章营运备用金第六条 营运备用金实行固定额度管理，固定额度为人民币5,000元整。第七条 营运备用金的用途仅限于营运周转目的，包括为客人办理结账操作、收付客人押金、找零、为客人垫付将计入房费统一结算的零星支出，应对突然事件产生的必要支出等，但不得用于正常营运产生的各类费用。第八条 营运备用金具体使用细则规范及注意事项，由事业部本级营运部门负责指导；项目负责人应监督营运备用金按规管理使用，保证完整性和使用的合理性。第九条 任何直接接触、持有、管理营运备用金的职员，应当严格将营运备用金与私人财产区分。在职员值班期间，个人财产不能随身携带；否则视同公司财产，直接上缴至公司银行账户。第十条 营运部门职员应于每班次交班时使用收银袋完成营业现金的投递，应投递营业现金的金额必须与业务报表上载应缴款金额一致。第十一条 投款人应认真填写收银袋上必要的内容。收银袋封口后应连同营业款和该班次的业务系统报表等资料一同投放保险箱，并于《投款记录》（附件1）上登记。第十二条 如出现应缴款项为负数，交班职员应填写《补充备用金申请表》（简称“补充申请表”，下同）（附件2），代替投款手续。营运部门不得因以前应缴款为负数自行补充备用金而减少应投款项，否则按盘亏短款论处。第十三条 财务人员应根据业务系统输出报表等资料，审核补充申请表；确定审核无误后，应及时按申请表金额向营运部门补充备用金，双方履行必要的签收手续。第十四条 接班人员应清点交班人员完成投款后的备用金，如实填写《交接班备用金清点报告》（简称“清点报告”，下同）（附件3），充分说明备注存在差异的情况，由交接班双方应共同签名确定，清点报告应随同营业现金一同投缴到项目财务部。第十五条 如交接班备用金盘点时出现盘盈，盘盈现金应随同营业现金一同投缴；如出现盘亏，应由交班人员即时补充完整。第十六条 财务人员应于营业日结束的第二个工作日在见证人的陪同下完成对营业现金的清点接收工作，对营业现金清点差异和清点报告上载写的差异，应于当天查明原因，并要求相关人员履行调整、更正、赔偿等责任。第十七条 营运备用金应放置在指定的位置保管，不得由职员随身携带。指定的位置包括：1. 前台收银抽屉；2. 保险箱。第十八条 营运备用金需要找零或兑整的，应在营运部门职员与财务人员间完成。非实际业务发生，不得与外部资金发生交换。第十九条 财务人员有权于任何时候随时盘点营运备用金，盘点后如实填写《备用金盘点表》（附件4），反映盘盈或盘亏情况，交项目负责人复核后存档，盘点结果报送本级营运部门及财务部门。盘点的频率每月应至少一次。第二十条 当盘点时财务人员发现营运备用金盘盈时，财务人员即时没收，备用金保管人员应对盘盈情况作书面说明。第二十一条 当盘点时财务人员发现营运备用金盘亏时，财务人员应立即报请项目负责人，并由当时被盘点的备用金保管人于班次结束前对营运备用金补充完整，并对盘亏情况作书面说明。第二十二条 如相关人员发生备用金盘亏但未于班次结束前承担补全责任，从责任人员当月工资中全额扣除；如责任人员当月工资不足以扣除的，由项目负责人承担责任。第三章财务备用金第二十三条 财务备用金实行固定额度管理，固定额度为人民币6,000元整，指定专人保管。第二十四条 财务备用金的用途仅限于小额对私零星支出，包括零星物资采购、交通费、差旅费等。项目负责人应监督财务备用金按规管理使用，保证完整性和使用的合理性。第二十五条 财务备用金应存放于保险箱内。保管人应当严格将财务备用金与其私人财产区分，任何情况下私人财产不得放入保险箱内存放，否则视同公司财产，直接上缴至公司银行账户。第二十六条 备用金保管人应设有现金日记账及借款台账，记录财务备用金的发出、回收及使用。第二十七条 相关人员外出办事等原因需借用财务备用金的，应先填写《借款单》（附件5），在获得项目负责人的签字同意后保管人方能放款。第二十八条 所借款项跨年的，借款人应于借款当年年度结束前归还借款及办理报销手续，在次年重新办理借款手续。第二十九条 借款人应于业务结束之日起一周内完成报销手续，报销金额小于借款金额的，借款人应及时归还。逾期未归还的，按照《借款单》金额在借款人当月工资中全额扣除。第三十条 财务备用金应与前台投缴的营业现金款项分别管理，不得以财务备用金不足或未补充等任何理由坐支收到的营业现金款。第三十一条 项目负责人及其指定人员有权随时要求盘点财务备用金，盘点后如实填写《备用金盘点表》，反映盘盈或盘亏情况，交项目负责人复核后存档，盘点结果报送本级财务部门。盘点的频率每月应至少一次。第三十二条 当盘点时财务备用金发现盘亏的，应由保管人即时承担补全责任，否则从保管人当月工资中全额扣除，保管人员当月工资不足扣除的，由项目负责人承担责任。第三十三条 当盘点时财务备用金发现盘盈的，应由保管人于第二个工作日内将盘盈款项送存银行。第三十四条 当发生保管人调职、离职等情况，保管人需要更替的，应盘点财务备用金，如实填写《备用金盘点表》，盘点结果报送本级财务部门。盘点时应由原保管人、新保管人、项目负责人或指定人员三方的见证下进行。如出现盘盈盘亏，按照本规定第三十条、第三十一条执行。第三十五条 新保管人于《备用金盘点表》签字确认后，即对财务备用金所有保管责任；原保管人的保管责任即时免除。第四章公务临时借款第三十六条 公务临时借款，指的是因营运部门业务需要而临时申请的借款，如为公众假期营运备用金补充的准备、临时大规模退房的资金准备、新开筹项目筹备期间备用金等。第三十七条 申请公务临时借款前应依第四条履行前置审批流程，借款申请时应当明确需申请公务临时借款的金额、申请原因及约定归还日期。申请获事业部总经理批准后方能发放。第三十八条 项目负责人应妥善使用公务临时借款，专款专用，并应于约定归还日前归还公务临时借款。第三十九条 如尚有未结报销等情况导致公务临时借款未能及时归还的，项目负责人应就延后归还日期单独另行呈批，延期归还呈批获事业部总经理批准的，可延期归还。第四十条 当开筹用公务临时借款已全部实际发生费用支出，且已按规定申请报销的，在所有报销